Probleemstelling

De gemeente Noordwijk wil haar dienstverlening verbeteren, meer datagedreven werken en noodzakelijke veranderingen op het gebied van telefonie en ICT-infrastructuur uitvoeren. Om de daarbij horende projecten veilig, in samenhang en in een slimme volgorde uit te voeren, vroeg Noordwijk ons om samen met hen hun I-visie te actualiseren. Het uiteindelijke doel is een informatievoorziening die beter aansluit bij de maatschappelijke verwachtingen, technologische vernieuwingen en gemeentelijke ambities.

Opdracht

Stel een I&A-visie op, waarmee we de I&A-organisatie en ICT kunnen inrichten ter ondersteuning van de doelstellingen van de gemeenten.

Aanpak: 3 workshops

Om te komen tot een gedegen en breed gedragen I-visie hebben we drie workshops georganiseerd. Over verschillende thema’s en met deelnemers uit verschillende disciplines. Drie vragen stonden daarin centraal:

• Wat voor type gemeente zijn we nu?
  Hoe leveren we waarde? Via welke processen, sturing, leiderschap en kanalen? Hoe kenmerkt onze dienstverlening zich? In welke netwerken werken we samen? Wat verwachten we van

• Wat voor type gemeente willen we zijn?
  Welke kansen ontstaan er door de digitale transformatie voor de dienstverlening? Wat betekent dit voor onze werkcultuur? Wat vraagt dit van onze informatievoorziening? W

• Met welke regels en trends hebben we te maken?
  Welke wet- en regelgeving komt eraan? Welke technische ontwikkelingen verwachten we? Wat betekent dit voor de verwachtingen van inwoners over de dienstverlening? Welke vaardigheden hebben medewerkers nodig? Welke eisen stelt dit alles aan besturing en beheer?

Een breed gedragen visie

Deelnemers aan de workshops waren vertegenwoordigers uit de gehele organisatie. Dus zeker niet alleen I-adviseurs en ICT’ers uit de teams Informatievoorziening en Automatisering, maar juist ook medewerkers uit de primaire processen. Denk aan de directeur bedrijfsvoering, strategische partners van de organisatie, clustermanagers en senioren vanuit dienstverlening, bedrijfsvoering, het ruimtelijke domein, het fysieke domein en het sociaal domein.

De uitvoering: het strategisch personeelsplan

Naast het opstellen van de I-visie hebben we ook geholpen bij het opstellen van een uitvoeringsplan voor de komende jaren. Daarin staan onder andere de organisatorische randvoorwaarden die nodig zijn om de gestelde doelen te realiseren. En welke rollen daarbij nodig zijn. Voorbeelden zijn:

• I-functies op tactisch en strategisch niveau
• uitbreiding van fte’s voor informatiebeveiliging en privacy
• lichte groei in adviesfuncties
• groei in innovatie-, portfolio- en programmamanagement
• versteviging van functioneel beheer
• een verandering van de DIV-functie: van registratie naar consulentschap
• aansluiting van de servicedesk op het nieuwe werkplekconcept

De impact op de organisatie hebben we inzichtelijk gemaakt met een formatie-inschatting uitgezet in tijd. Met deze uitwerkingen kan de gemeente haar strategisch personeelsbeleid van input voorzien.

I-governance op orde

Verder hebben we samen met Noordwijk een voorstel uitgewerkt om de I-governance op orde te brengen. Daarbij hebben we bijvoorbeeld gekeken welke sturingsmechanismen (her)ingericht moeten worden en of de huidige overlegstructuren voldoen. Dit alles is belangrijk om te weten of je op koers ligt, om eventueel te kunnen bijsturen of om de koers te verleggen als nieuwe ontwikkelingen daarom vragen.

Resultaat: i-visie vast onderdeel van de strategische agenda

De I-visie is nu een vast onderdeel van de strategische agenda van de gemeente Noordwijk. Men kan direct (bij)sturen in lopende projecten. Ook heeft Noordwijk op basis van de I-visie duidelijke keuzes gemaakt in het projectportfolio. Alle zelforganiserende teams denken in hun team jaarplannen alvast na over de impact van hun ambities op de informatievoorziening. En de organisatie heeft beter inzicht in de mogelijke projecten, de verwachte inzet en benodigde budgetten.