In 7 stappen naar een stevig geo-fundament onder het datahuis van je gemeente
Geodata kunnen een belangrijke rol spelen in de wens van veel gemeenten om data zoveel mogelijk eenmalig te registreren en meervoudig te gebruiken. Dat zorgt voor minder beheerwerkzaamheden en verkleint de kans op fouten. Bovendien kun je met een stevig geo-fundament onder je datahuis sector-overstijgende opgaven als bijvoorbeeld de energietransitie efficiënter oppakken. In zeven praktische stappen helpen we jou op weg om zo’n geo-fundament te leggen.
"*" geeft vereiste velden aan
Onderwerpen in dit artikel:
- Eenmalig inwinnen en meervoudig gebruik?
- Een nieuwe registratie, een centrale database of meer samenhang?
- 7 praktische stappen naar een stevig geo-fundament
- Wens voor de toekomst: gegevens in de ontwerpfase al vastleggen
Eenmalig inwinnen en meervoudig gebruik?
Toen de Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) zeven jaar geleden verplicht werd, zijn we overgegaan van een lijngerichte ondergrond naar een vlakdekkende kaart. Dit gaf de mogelijkheid om objectgegevens uit bestaande registraties te koppelen aan het BGT. En daarmee die gegevens eenmalig in te winnen en meervoudig te gebruiken. Kijken we echter naar de praktijk, dan is op de meeste plekken het tegenovergestelde ‘meervoudig inwinnen, eenmalig gebruik’ nog altijd een betere omschrijving van de gang van zaken.
De praktijk is weerbarstig
Gemeenten kijken bij de registratie van objecten vooral wat er wettelijk verplicht is en wat ze op dat moment nodig hebben. En dan ook nog eens per sector. Een blik op de toekomst ontbreekt vaak. Binnen een gemeente zijn afdelingen vaak niet op de hoogte welke gegevens er binnen een ander vakgebied zijn vastgelegd of waar ze die kunnen vinden. En ze weten ook niet met welke informatie ze een andere afdeling blij kunnen maken als ze gegevens gaan inwinnen. Gemeenten waarin afdelingen wel gebruik willen maken van elkaars data, hebben veel (technische) moeite alle verspreide informatie uit al die verschillende systemen te halen.
Een nieuwe registratie, een centrale database of meer samenhang?
Er zijn wel initiatieven om meer samenhang in de registraties met een geo-component te brengen en geo-gegevens slimmer te gebruiken. De bekendste is waarschijnlijk de samenhangende objectenregistratie (SOR), met als doel een uniforme registratie met basisgegevens over objecten in de fysieke werkelijkheid. Daarnaast is er vanuit verschillende gemeenten een initiatief ontstaan met de naam Centrale Objecten Registratie (CORE), met als doel één database met objectgegevens. Verder is er in 2022 een initiatief gestart dat moet leiden tot een federatief datastelsel, waarin een belangrijke rol voor geo-informatie is weggelegd. En er is het programma Visie Zicht op Nederland. Hieronder een korte omschrijving van deze vier initiatieven.
De samenhangende objectenregistratie (SOR)
De SOR moet een uniforme registratie worden met daarin de basisgegevens over objecten in de fysieke werkelijkheid. Denk daarbij bijvoorbeeld aan wegen, water, spoorlijnen, gebouwen, bomen en terreindelen. Hierbij horen ook registratieve objecten als woonplaatsen en gemeentegrenzen. De voordelen? Efficiënter beheer, minder fouten en meer gebruiksmogelijkheden. De ontwikkeling van de SOR gaat echter traag. En in het land horen we regelmatig stemmen die aangeven dat de BAG, WOZ en BGT te veel van elkaar verschillen om er op korte termijn uniformiteit in aan te brengen.
Een Centrale Objecten Registratie (CORE)
Inmiddels heeft een aantal gemeenten ervoor gekozen een Centrale Objecten Registratie (CORE) te ontwikkelen. Kort samengevat is het doel hiervan één database voor het beheer van de openbare ruimte (BOR) waarin gegevens over objecten worden verzameld. Deze database moet dan het centraal uitwisselpunt voor objectinformatie worden. Verder zouden gegevens over objecten al vanuit de ontwerp- of aanlegfase in de CORE opgenomen moeten worden. Nu gaat ongeveer 70% van gegevens die bij het ontwerp vastgelegd zijn verloren doordat ze in de beheerfase niet geregistreerd kunnen worden. Dit komt doordat er ontworpen wordt in NLCS (Nederlandse Cad Standaard) en geregistreerd wordt in IMBOR (Informatiemodel Beheer Openbare Ruimte).
Het Federatief Datastelsel
Onder regie van het ministerie van BZK is er in 2022 gestart met de ontwikkeling van het Federatief Datastelsel. Het idee hierachter is dat je voor de aanpak van de grote maatschappelijke opgaven meer data nodig hebt dan alleen de gegevens uit de tien basisregistraties. Het doel is data uit zo’n 150 sectorale registraties, zoals die van DUO en het UWV, bij elkaar te brengen. Die data moet je dan vanuit een centrale plek kunnen raadplegen, maar blijft bij de bron verzameld en beheerd worden.
Visie Zicht op Nederland
In aansluiting op het Federatief Datastelsel houdt het programma Visie Zicht op Nederland zich bezig met een manier geo-informatie zo te organiseren, dat deze een samenhangend beeld van de leefomgeving biedt. Iedereen moet toegang kunnen krijgen tot dit beeld. De basis ervan wordt gevormd door bestaande registraties, waaraan dan aanvullende data kan worden verbonden. Zo moet er een sterk gezamenlijk geo-datafundament ontstaan waarmee maatschappelijke opgaven gemakkelijker opgepakt kunnen worden.
Lees meer over onze praktijkcasus bij de gemeente Rotterdam. Of download hieronder het door Quarant opgeleverde rapport Objectregistratie in Rotterdam. Van Greenfield naar concrete stappen.
"*" geeft vereiste velden aan
7 praktische stappen naar een stevig geo-fundament
Of je nu als gemeente vooral gelooft in de SOR, de CORE, het Federatief Datastelsel, Zicht op Nederland of in alle vier (het een hoeft het ander niet uit te sluiten), feit blijft dat door objecten centraal te stellen bij het inwinnen en beheren van je gegevens je veel dubbel werk kunt voorkomen. En dat juist geo-informatie een goede basis is om data samen te brengen zodat vakafdelingen slimmer kunnen werken en betere beslissingen kunnen nemen. Maar hoe leg je nu zo’n stevig geo-fundament onder je datahuis? De volgende stappen helpen je daarbij. De rode draad: laat als geo-afdeling zien wat je allemaal kunt.
1. Kom uit de kelder
Een belangrijke eerste stap naar een stevig geo-fundament onder je data is als geo-afdeling aan de rest van de organisatie laten zien wat je nu al weet en kunt. Want het komt nog te vaak voor dat bij een gemeente voor een project of proces gegevens worden verzameld, om later van een geo-medewerker te horen: ‘Had dat even aan ons gevraagd, wij hebben die informatie al.’ Of: ‘Wij hadden die gegevens ook graag gehad, want in combinatie met andere informatie hadden we hiervan een interessant kaartje kunnen maken.’ Niet weten wat de geo-afdeling weet en kan, is dan ook voor de hele organisatie onhandig.
Promoot je gemeentelijke GeoViewer
Zorg dat je GeoViewer up to date is en altijd de meest actuele gegevens toont. Dit is je ‘linking pin’ naar de organisatie. Hier publiceer je alle gegevens die je hebt, zodat het voor iedereen binnen je organisatie gemakkelijk beschikbaar is. Zorg dat iedereen de viewer kent. En dat iedereen ook weet wat je er wel en wat je er niet mee kan.
Ga langs de afdelingen
Ga verder gewoon eens langs de verschillende afdelingen en teams en laat daar in een presentatie je werk zien. Liefst met voorbeelden die zijn toegespitst op die afdeling of dat team waar je op bezoek bent. Het mooie van deze aanpak is dat je naar aanleiding van die voorbeelden bijna altijd nieuwe vragen van je collega’s zult krijgen. Op die manier maak je de waarde die je kunt toevoegen op een natuurlijke wijze duidelijk.
Gebruik de infoschermen in je gebouw
In de meeste gemeentegebouwen hangen een of meerdere borden waarin een carrousel van informatie wordt getoond. Vraag aan de afdeling die de borden beheert of je ook een aantal dia’s mag tonen. Bijvoorbeeld een infographic met het aantal zonnepanelen per wijk. Of een overzicht van de wijken met de meeste laadpalen. Ook hiervan is het doel niet zozeer de informatie zelf, als wel mensen bewust maken dat er een afdeling in de organisatie is waar ze al deze informatie hebben en die op een heldere manier kunnen presenteren.
Gebruik de website van je gemeente
De gemeentelijke website is nog zo’n plek waar je je kennis en kunde goed kunt tonen. Bijvoorbeeld door in de winter te laten zien hoe de strooiroutes lopen. Of waar de plekken zijn waar burgers in de herfst bladeren kunnen verzamelen. Dat kan relatief gemakkelijk op een interactief kaartje zodat het er gelijk beter uitziet dan een statische PDF. Met een goede inrichting van je GeoViewer is dit gemakkelijk te regelen. En weer is het hoofddoel de interesse van andere afdelingen wekken voor het werk van jouw geo-afdeling.
2. Maak het 3D
Wil je weten welke plekken in de stad het meest geschikt zijn voor zonnepanelen? Dan is een 3D-kaartje handiger dan een 2D-kaartje, omdat je op de eerste schaduw kunt laten zien. Daarmee zie je bijvoorbeeld ook welke straten in de zomer waarschijnlijk extra warm worden. Wat we bovendien merken in de praktijk is dat diepte en gebouwen in plaats van gekleurde vierkantjes, medewerkers van vakafdelingen veel meer inspireert. Zeker als je hiermee sector-overstijgende informatie inzichtelijk weet weer te geven. Met 3D-weergaven ga je dus ook merken dat het enthousiasme van je collega’s groeit en dat ze steeds interessantere vragen aan je gaan stellen.
3. Maak de geo-strategie onderdeel van de I-visie
Met een informatiebeleidsplan geven gemeenten richting aan de activiteiten en projecten voor hun informatiehuishouding de komende jaren. Gek genoeg is daarin vaak maar weinig aandacht voor geo-gegevens. Terwijl juist geodata zo’n geschikte basis is voor objectgericht registreren en daarmee van ‘eenmalig inwinnen, meervoudig gebruik’ van data. Geo-gegevens zouden daarom een centrale plaats in het informatiebeleidsplan moeten hebben. Maak als organisatie in ieder geval je ambitie duidelijk op het gebied van geodata en objectgericht registreren.
4. Haak aan bij datagedreven werken
Bijna iedere gemeente roept dat ze meer datagedreven wil werken. Bijvoorbeeld om beslissingen vaker op basis van feiten te nemen in plaats van op een onderbuikgevoel. We zien dan ook dat op veel plekken er al behoorlijk vaart wordt gemaakt op dit vlak. Met toffe experimenten, een enthousiast datateam en veelbelovende eerste resultaten. Maar wat we ook zien, is dat de geo-afdeling vaak niet of nauwelijks meedoet. Dit terwijl als je x-, y- en z-coördinaten aan je data koppelt dat veel extra inzichten oplevert. Bovendien zijn de geo-medewerkers vaak expert in het inzichtelijk weergeven van analyseresultaten. En ook dat is een belangrijke voorwaarde om datagedreven werken tot een succes te maken. Zorg dus dat je aanhaakt bij datagedreven werken in je organisatie.
De volgende stap in datagedreven werken voor gemeenten
5. Stem beheerprocessen op elkaar af
Het is zeker een goed idee om betrokkenen van de registraties met een geo-component regelmatig bij elkaar te zetten. Bijvoorbeeld om van elkaar te leren hoe de verschillende registratie- en mutatieprocessen eruit zien. Of wat de gevolgen zijn van een wijziging binnen de ene registratie voor andere registraties. Vervolgens kun je kijken hoe je die wijzigingen het beste aan elkaar kunt melden. En hoe geo-gegevens daarin een verbindende rol kunnen spelen.
6. Denk bij het inwinnen sector-overstijgend
Aansluitend op die afgestemde beheerprocessen kun je veel winst behalen door bij het inwinnen van gegevens sector-overstijgend te denken. Ga je bijvoorbeeld kijken waar er in je gemeente laadpalen staan, dan is het misschien een goed idee gelijk te noteren of er een openbare parkeerplaats bij is. Het is een simpel voorbeeld, maar in de praktijk zien we dat informatie over objecten vaak meerdere keren ingewonnen wordt, omdat iedere afdeling vooral kijkt naar die gegevens die voor hun eigen processen belangrijk zijn. Dit vraagt dus om meer overleg en afstemming. Ook al omdat het tegenovergestelde, zomaar alles vastleggen wat je maar kunt bedenken, ook zonde is van je tijd en geld.
7. Zorg dat je applicaties op elkaar zijn afgestemd
Uiteraard kun je pas informatie voor andere afdelingen registreren en informatie met elkaar delen als je applicaties daarvoor geschikt zijn. Dat vraagt om nogal wat technische afstemming. In de praktijk zal dit van alle stappen die we in dit artikel noemen de grootste investering in tijd en geld vragen. Toch noemen we dit als laatste, omdat hiervoor geldt: ‘waar een wil is, is een weg’. En juist als meer medewerkers in de organisatie beter begrijpen wat de voordelen van objectgericht registreren zijn, zal ‘de wil’ groeien. Daarbij hangt het van je ambities af of je kiest voor een aparte database zoals de CORE of een andere oplossing.
Wens voor de toekomst: gegevens in de ontwerpfase al vastleggen
Momenteel gaan er heel veel gegevens verloren zodra een object is geplaatst, gebouwd of aangelegd. Onder andere omdat de standaard waarmee de afdeling beheer openbare ruimte werkt (IMBOR) niet aansluit bij de standaarden waarin aannemers tekenen (NLCS, BIM). Hierdoor komen er veel gegevens die bij het ontwerp al bekend zijn niet in de registraties terecht. Heb je ze tijdens de levensduur van een object toch nodig? Dan moet je ze opnieuw inwinnen. Dat is zonde. Een andere manier van vastleggen, met daaraan gekoppeld een andere manier van denken en werken, kan dit probleem voor een groot deel verhelpen.
"*" geeft vereiste velden aan
Meer informatie?
Erik of Jos beantwoordt graag jouw vraag en denkt met je mee. Of laat een bericht achter in de chat.
