Gemeente Altena geeft de digitale toekomst vorm met een breed gedragen i-visie
Klantverhaal
De gemeente Altena behoort op verschillende onderdelen tot de voorlopers als het gaat om digitale ontwikkeling binnen de overheid. Met een vernieuwde, breed in de organisatie gedragen visie op informatievoorziening (i-visie) werkt de organisatie doelgericht aan de digitale toekomst waarin ‘service om u tegen te zeggen’ centraal staat. Directeur Bedrijfsvoering en Dienstverlening Rob van Veen en Teammanager Informatie Jan Visser vertellen hoe Altena het visietraject heeft aangepakt en wat dit heeft opgeleverd.
Nieuwe i-visie uit noodzaak én ambitie
‘Onze vorige i-visie liep op zijn einde,’ steekt Rob van wal. ‘Dat was op zich al reden genoeg om te gaan herijken. Maar minstens zo belangrijk was de enorme snelheid waarmee ontwikkelingen op ons afkomen. Als organisatie moet je daar continu in meebewegen en nadenken over wat deze ontwikkelingen betekenen.’
De aanleiding was dus tweeledig: enerzijds de formele vernieuwing, anderzijds de behoefte om strategisch vooruit te kijken. ‘Zonder zo’n overkoepelend document kun je wel allerlei initiatieven oppakken,’ vervolgt Rob, ‘maar dan weet je niet of je in de samenhang de juiste keuzes maakt. De i-visie helpt ons om richting te houden.’
Een moderne werkplek als fundament
De digitale transitie van Altena begon al eerder met het moderniseren van de werkplek. Jan vertelt: ‘We zijn gestopt met de traditionele, centrale serveromgeving en hebben alles in de cloud gebracht. Dat was deels noodzaak – de oude situatie was storingsgevoelig en duur – maar ook een bewuste keuze om mee te gaan met de moderne vaart der volkeren.’
Medewerkers kunnen nu overal en altijd werken, met stabiele en veilige verbindingen. Volgens Rob sluit die technische stap naadloos aan bij het werkgeverschap dat Altena wil bieden. ‘We willen een organisatie zijn die tijd- en plaatsonafhankelijk werken echt faciliteert. Dat vraagt om gebruiksgemak, veiligheid en vertrouwen.’
Experimenteren met kunstmatige intelligentie
Ook verkent de gemeente de kansen van kunstmatige intelligentie, getuige een brede pilot. ‘Er doen zo’n zestig collega’s mee,” vertelt Jan. ‘We doen dat samen met Microsoft. We kijken onder meer naar toepassingen als notuleren, samenvatten en het opstellen van beleidsnotities.’
Rob benadrukt dat de pilot niet alleen over techniek gaat. ‘We willen AI verantwoord inzetten. Dat betekent: betrouwbare bronnen gebruiken, voorkomen dat desinformatie in onze processen terechtkomt, en onderzoeken hoe AI bijdraagt aan onze dienstverlening zonder dat men de dreiging voelt dat functies komen te vervallen. Daarom doen er collega’s uit alle lagen van de organisatie mee.’ Zo krijgt de gemeente een breed beeld van de kansen én de grenzen.
Soevereiniteit en toekomstbestendigheid
Ook is Altena zich aan het oriënteren op digitale soevereiniteit. ‘Dat gaat niet alleen over geopolitiek’, aldus Rob, ‘maar vooral over de vraag: zijn we met onze keuzes nog toekomstbestendig?’
Jan vult aan: ‘Waarin wij denk ik afwijken van andere gemeenten van onze omvang, is het feit dat we niets meer lokaal hebben staan, we hebben geen eigen servers, alles is verSAASt. Zo’n 150 applicaties zijn decentraal verspreid over Europa. Vrij vooruitstrevend voor een gemeente van rond de 60.000 inwoners met 21 kernen.’
Samen werken aan visie en uitvoering
Terug naar de nieuwe visie. Een belangrijk succesfactor van het traject was de manier waarop deze tot stand kwam. Drie stappen waren essentieel. ‘Ten eerste hebben we bewust Quarant als neutrale procesbegeleider erbij betrokken’, vertelt Rob. ‘Quarant kent de materie en kan kritisch spiegelen en doorvragen.’
Daarnaast werd breed ingezet op betrokkenheid vanuit de organisatie voor draagvlak en deskundigheid. ‘We hebben workshops gehouden, interviews afgenomen en klankbordgroepen ingericht met collega’s uit alle domeinen,’ gaat Jan verder. ‘Zo krijg je geen verzameling losse meningen, maar een integraal beeld. Mensen hoorden elkaars perspectieven en reageerden daarop, erg waardevol.’ En tot slot maakte de gemeente weliswaar tempo, maar niet ten koste van de kwaliteit.
‘De directie hield bewust afstand van de inhoud’, benadrukt Rob. ‘We wilden niet te veel sturen. De kracht zit juist in het eigenaarschap van de organisatie zelf. Onze rol was om goed aan te haken, te begrijpen wat er speelde, en te zorgen dat het past binnen de strategische koers van Altena.’
Digitale groei met menselijke maat
De i-visie van Altena draait niet alleen om wat digitalisering oplevert voor inwoners en medewerkers. ‘Alles wat we doen, toetsen we aan ons hogere doel: service om u tegen te zeggen,’ zegt Rob. De kernwaarden – wendbaar, slagvaardig, ‘aansluiten bij’ en bevlogen – lopen als een rode draad door alles heen. ‘Wendbaar betekent o.a. dat we openstaan voor verandering en flexibel reageren op wat op ons afkomt. Slagvaardig dat we durven handelen, fouten mogen maken en daarvan leren. Met ‘aansluiten bij’ doelen we opwat we bijdragen aan excellente dienstverlening en integraliteit. En bevlogen gaat over hart hebben voor je werk, weten waarom je het doet en voor wie.’
Dat komt ook terug in de houding van medewerkers. ‘We willen een lerende organisatie zijn. Als iemand een besluit neemt dat goed bedoeld is maar anders uitpakt, is dat prima – als je er maar van leert. Zo blijf je vooruitgaan.’
Van visie naar uitvoering
Een visie is pas waardevol als ze tot uitvoering leidt. Daarom startte Altena afgelopen jaar al met portfoliomanagement binnen de informatievoorziening. ‘Daarmee kunnen we beter prioriteren, legt Rob uit. ‘Wat doen we in welke volgorde en waarom. Zo zorgen we dat we de juiste keuzes maken in de uitvoering, in samenhang met onze strategie.’
De komende jaren wil de gemeente de i-visie cyclisch herijken. Jan: ‘Onze vorige visie ging vooral over de basis op orde krijgen na de fusie van waaruit Altena is ontstaan. Nu ligt de nadruk op doorontwikkeling en vernieuwing. De wereld verandert te snel om één document jarenlang vast te houden. Jaarlijks kijken we of thema’s als AI, soevereiniteit of common ground om nieuwe keuzes vragen.’
Betrokkenheid als sleutel
De gemeente kijkt positief terug op het resultaat van het traject. De meerwaarde zit niet alleen in het eindresultaat, maar in het proces, met betrokkenheid als sleutel. ‘Ik denk dat we apetrots mogen zijn,’ lacht Rob. ‘Op de i-visie zelf, die compleet en toekomstgericht is, en goed aansluit op andere strategische plannen en onze dienstverlening. Maar ik ben ook trots op de manier waarop de i-visie tot stand is gekomen. Zoveel collega’s die meedenken over informatiemanagement, dat is zo waardevol. De vraagstukken op het gebied van informatiemanagement leven daardoor breed in de hele organisatie. Zoveel draagvlak is prettig, want uiteindelijk gaat het om wat we met de visie doen.’
Beide heren geven hun lessen ook graag mee aan andere gemeenten. Waarbij Rob graag afsluit met: ‘Gun jezelf de tijd om het proces goed te doorlopen. En durf je als leidinggevende te laten verrassen door ideeën die uit de organisatie komen. Je krijgt er verbinding voor terug – tussen afdelingen, tussen mensen, tussen beleid en uitvoering. En je zorgt dat de visie echt van de hele organisatie is.’
Kortom: geen abstract ICT-verhaal van bovenaf, maar een plan van iedereen, dat de uitvoering in de toekomst alleen maar sterker maakt.
Meer informatie?
Stel je vraag aan Jos. Of laat een bericht achter in de chat.
