KennisAteliers in de praktijk met gemeente Berg en Dal 

Publieke organisaties staan voor grote uitdagingen in hun informatiehuishouding. Voor I&A-teams betekent dit dat nieuwe kennis snel moet worden opgepakt. Tijdens de 9 Kennisateliers leer je de essentie van procesgericht werken, informatiemanagement, digitale samenwerking en AI, praktisch, actueel en direct toepasbaar.

meer informatie & inschrijven

Behoefte aan praktijkervaring 

‘Onze rol is heerlijk breed en divers’, steekt Linda van wal. ‘Jurriaan en ik hebben met alle afdelingen van de gemeente te maken, een bonte mix aan mensen en processen. De ene keer gaat het om een financieel systeem, dan weer een zaaksysteem. Er zijn dagen dat we zo twintig keer moeten schakelen.’ 

Gericht op persoonlijke ontwikkeling en praktische insteek

‘Een kennisintensieve rol’, vervolgt Jurriaan. ‘Zeker aangezien ik zij-instromer ben –via het hoger onderwijs en de regionale automatiseringspartner ICT Rijk van Nijmegen (iRvN) –, kreeg ik al snel behoefte aan meer verdieping op informatiemanagement. Het gat zat bij mij vooral bij het draaien van de implementatie van veranderingen. Puur theorie leren kon ik ook via andere kanalen, maar dit praktijkgerichte gat kon ik moeilijker dichten. Zowel mijn teamleiders als ikzelf vonden het KennisAtelier goed aansluiten bij mijn behoefte. Met name door de praktische insteek en opdrachten gericht op je persoonlijke ontwikkeling en je eigen werk.’

Kijkje in de keuken van andere gemeenten

Linda: ‘Het was handig om dit samen te doen. We zijn allebei vrij nieuw in de organisatie en ook in deze rol had ik nog niet veel ervaring. Van zaakgericht werken en dienstverlening wist ik al vrij veel – ook prettig om te ontdekken – maar van de ICT van gemeenten, een van de meest recente sessies, viel nog veel te leren. Ik kom meer uit de informatiemanagementhoek, in plaats van die van automatisering. De thema’s zijn herkenbaar en sluiten aan bij zaken waar wij regelmatig mee te maken hebben. Er is bovendien veel ruimte voor vragen en interactie. Bijvoorbeeld tijdens spellen. Soms weet je eerst niet waarom je iets speelt maar blijkt gaandeweg hoe herkenbaar bepaalde spelelementen in de praktijk zijn.’

Leren van elkaars oplossingen

Tijdens de sessies is er veel aandacht voor leren van elkaar. Jurriaan vervolgt: ‘Iedereen heeft een eigen oplossing voor problemen. Zo vond ik het interessant om een gemeente te spreken die de volledige automatisering heeft uitbesteed aan de markt. Wij ook gedeeltelijk, maar wij werken vooral regionaal samen op dit vlak. Samen kom je soms verder, maar alleen ben je soms sneller. En ja ook de aanwezige Quarantmedewerkers hebben meerwaarde. Zij kijken in zoveel keukens en hebben ervaring bij zoveel gemeenten, vanuit de uitvoering en vanuit de advieskant. Daar leer ik echt van. Zowel Linda als ik gaan altijd geïnspireerd en energiek naar huis.’

KennisAteliers: verbreed je kennis en versterk je rol in informatiemanagement

Gemeenten staan voor flinke uitdagingen in hun informatiehuishouding: nieuwe wetten, technologie én snelle personeelswisselingen. Voor jou en je collega’s in Informatievoorziening & Automatisering (I&A) betekent dit dat je je de nieuwe materie snel eigen moet maken. Onze Kennisateliers ondersteunen je daarbij.

Lees meer

Huidige sessie: Verandermanagement en adoptie

De afgelopen sessie ‘Verandermanagement en adoptie’ kwam binnen de gemeente als geroepen. Er spelen veel veranderingen tegelijk. ‘We moeten systemen aanpassen of vervangen vanwege veroudering of wetgeving. En simpelweg omdat we een interessante werkgever willen blijven,’ legt Linda uit. ‘Maar inmiddels lopen we tegen de beperkte verandercapaciteit aan. Er zit een grens aan hoeveel tijd en ruimte mensen in het hoofd hebben voor verandering en die grens zoeken we nu wel op.’ 

Sponsorrol verdient alle aandacht

Een heel concreet project dat nu loopt is de implementatie van een nieuw zaaksysteem. “Het oude systeem piept en kraakt. Men werkt er omheen of gebruikt het überhaupt niet meer. Nu is het de uitdaging om iedereen zover te krijgen om in het nieuwe systeem wél netjes te gaan werken. Veel collega’s zien een zaaksysteem toch als een administratieve last. En als ze er alleen indirect mee te maken hebben, missen ze al helemaal de motivatie zich erin te verdiepen. Maar toch moet ik iedereen meekrijgen, want dit nieuwe zaaksysteem treft de hele organisatie.’ Voor haar presentatie van het nieuwe systeem, tijdens een heidag voor teamleiders en het MT, had Linda al eerder hulp gevraagd aan Quarant voor het adoptiestuk. En ze merkte tijdens het KennisAtelier hoe belangrijk de sponsorrol is. ‘Ons MT staat niet onwelwillend tegenover dit soort projecten, maar het eigenaarschap mag soms hogerop liggen, in plaats van bij ons. Ik merk dat we duidelijker moeten zijn in wat we van het MT verwachten, en vice versa. Dat zou de adoptie zeker ten goede komen.’

Elke medewerker gaat om andere redenen uit de weerstand

Voor Jurriaan zat de winst vooral in de knoppen waar je binnen je communicatie aan kunt draaien om mensen mee te krijgen. ‘In mijn tijd als docent heb ik regelmatig gezien hoe mensen reageren op verandering. Maar ik merk dat zo’n 80% van ons werk als informatieadviseur hiermee te maken heeft. Wij komen altijd met de boodschap dat er iets anders moet. Een compleet nieuw systeem, of anders werken met een bestaand systeem. En daarbij moeten we omgaan met allerlei wensen en meningen. Door iets over de schutting te kieperen, bereik je niet dat iemand de verandering lekker vóór zich kan laten werken. Je moet weten wat iemand nodig heeft om de verandering te omarmen. Ik heb nu gezien hoe ik de boodschap ook aan zou kunnen aanvliegen om de juiste snaar te raken, zodat iemand uit de weerstand gaat. Bijvoorbeeld door niet zozeer te focussen op rationele voordelen, maar door in te spelen om iemands waarden.”

‘Door iets over de schutting te kieperen, bereik je niet dat iemand de verandering lekker vóór zich kan laten werken. Ik heb nu gezien hoe ik de boodschap ook zou kunnen aanvliegen om de juiste snaar te raken, zodat iemand uit de weerstand gaat.’

Jurriaan Mens

Informatieadviseur bij gemeente Berg en Dal

Meest invloedrijke sessie: gemeentelijke ICT

Voor Jurriaan was Gemeentelijke ICT de meest invloedrijke sessie tot nu toe. ‘Het gaf woorden aan het technische stuk, waar ik toch wat minder kaas van heb gegeten. De schetsen van verkavelingen van de technische kant van een organisatie – welke componenten heb je nodig om de automatisering draaiende te houden en hoe hangen deze samen – hielp mij snappen aan welke knoppen je kunt draaien en hoe alle componenten zich tot elkaar verhouden.’ Linda herkent dit en vult aan: ‘Dit helpt ons ook bewustere keuzes te maken, omdat we het met een dergelijk overzicht goed uit kunnen leggen aan de rest van de organisatie. Als we aan de ene component gaan trekken, welke componenten worden dan ook beïnvloed? Ook kwamen er in deze sessie allerlei termen voorbij die ik wel kende, maar nu pas echt concreet werden, zoals device management en cloudstrategie.’

Dit ervoer ze ook bij het KennisAtelier over Informatieveiligheid, privacy en ethiek. ‘De complete structuur werd helder, wat houdt alles in en hoe hangt alles met elkaar samen. Heel prettig om zo gestructureerd van voor naar achteren alles over dit toch best abstracte thema te horen, dan landt het veel beter.’

Concrete hulp

De twee uur gratis advies die bij elk KennisAtelier hoort om binnen de organisatie in te zetten, worden vooralsnog meer ad hoc ingezet, voor adviesvragen die op dat moment ter tafel komen. Zoals de door Linda ingeschakelde hulp bij het nieuwe zaaksysteem. Jurriaan: ‘En ik spreek af en toe met een adviseur over onze cloudstrategie’, Ook naar aanleiding van het KennisAtelier Portfoliomanagement is er contact geweest met een adviseur. Linda: ‘We moeten steeds keuzes maken in wat we wel en niet doen, want de capaciteit is beperkt. Een adviseur van Quarant heeft samen met ons gekeken wat er concreet zou moeten veranderen. En dat we nog winst kunnen halen met duidelijker eigenaarschap.’ 

Hulp bij het onderbouwen van advies

Jurriaan vervolgt: ‘Neem AI. De verzoeken om op dat vlak zaken te ontwikkelen worden steeds dringender, er is veel ambitie, maar ja, we hebben gewoon nog geen tijd en andere zaken hebben meer prioriteit. Fijn om daar van hogerhand rugdekking in te hebben. Inmiddels zijn zowel wij als het MT het er wel over eens dat er een gestructureerd portfolioproces moet komen, we moeten dit naar een hoger strategisch niveau tillen. Dankzij het KennisAtelier kunnen we goed onder woorden brengen hoe we denken dat de prioritering beter georganiseerd kan worden, met meer balans tussen pragmatisch en meer strategisch. Dit moet nog ingebed worden hoor en het moet ook niet te bureaucratisch worden. We willen niet voor alles een stempel moeten halen. Maar duidelijkheid qua proces en eigenaarschap helpt enorm.’