Betere grip op digitale transformatie? Breng de i-governance op orde!

Veel onzekerheid, dynamiek en complexiteit

De digitale transformatie bij gemeenten is volop gaande. Sociale netwerken, mobiele apparaten, data-analyses en de cloud zijn vier motoren die ervoor zorgen dat gemeenten veranderen in een van de partners binnen een netwerk van burgers, bedrijven, ondernemers en ketenorganisaties. Deze ontwikkeling brengt veel onzekerheid, dynamiek en complexiteit met zich mee. Want de technologische mogelijkheden groeien snel, de maatschappelijke opgaven veranderen voortdurend en hoewel we wel de richting van al die ontwikkelingen kennen, weet niemand precies hoe de toekomst eruit ziet.

Een koers die inspireert

Om wat meer grip op deze ontwikkelingen te krijgen, is het belangrijk de koers van je organisatie te bepalen. En deze vervolgens duidelijk en inspirerend op te schrijven. Dat doe je met het informatiebeleidsplan. Hierin staat welke strategie nodig is om ervoor te zorgen dat alle ICT-veranderingen in samenhang worden opgepakt, rekening houdend met je ambities op het gebied van dienstverlening en bedrijfsvoering, de noodzakelijke veranderingen vanwege wetgeving en de eisen aan veiligheid en privacy.

I-governance: sturing, beheersing, toezicht en verantwoording

Een informatiebeleidsplan is uiteraard nog geen uitvoering. Uiteindelijk geldt dat je je ambities moet vertalen naar noodzakelijke en nuttige initiatieven en ICT-projecten. En dat je waarschijnlijk ook keuzes moet maken tussen die projecten. Want er zijn altijd grenzen aan je tijd, budget en capaciteit. Bovendien moet de winkel gewoon doordraaien. I-governance helpt je meer grip te krijgen op de digitale transformatie door de sturing, de beheersing, het toezicht en de verantwoording van/op je ICT-projecten goed te regelen. Het doel is zorgen voor een goede onderlinge samenhang van opgaven en projecten, zodat je de juiste dingen doet en deze ook goed doet.

I-governance en een succesvolle digitale transformatie

Om de digitale transformatie succesvol verder op te pakken, moet i-governance erop gericht zijn een aantal randvoorwaarden in je organisatie op orde te brengen. De vijf belangrijkste zijn:

1. De juiste mensen aan boord
2. Een vraaggestuurde organisatie
3. Gestroomlijnde regieprocessen
4. Essentiële i-administraties op orde
5. Een passende overlegstructuur

1. De juiste mensen aan boord

Door de digitale transformatie groeit het aantal i-rollen in je organisatie. Er komt bijvoorbeeld meer vraag naar mensen die verstand hebben van data, cloud en security. Ook de behoefte aan informatie-adviseurs en portfolio-managers groeit. Met een strategische personeelsplanning zorg je ervoor dat je niet alleen voldoende, maar ook de juiste mensen in je organisatie hebt. Maak een overzicht van de rollen, kennis en vaardigheden die je nodig hebt, welk type mensen daarbij horen, welke mensen je nu hebt, welke mensen je niet of te weinig hebt en welk natuurlijk verloop je verwacht. Onder de streep zie je dan voor welke rollen je acties moet uitzetten.

2. Een vraaggestuurde organisatie

Succesvolle ICT-projecten sluiten aan bij de wensen van de gebruikers op de vakafdelingen. Andersom kunnen nieuwe technieken de mensen op de vakafdelingen inspireren tot nieuwe wensen en ideeën voor de dienstverlening. Het is dus belangrijk dat mensen en techniek elkaar vinden en inspireren. Informatie-adviseurs zijn cruciaal daarvoor. Zij hebben nauwe banden met medewerkers in alle lagen van de organisatie. Op uitvoerend niveau ondersteunen ze eindgebruikers bij de adoptie van nieuwe software. Op tactisch niveau zijn ze betrokken bij het beheer van het projectportfolio en informatievoorzieningsprojecten. En op strategisch niveau adviseren ze over de toekomst, de ambities van de organisatie en het informatiebeleid dat daar bij past.

3. Gestroomlijnde regieprocessen

De hoeveelheid vragen, wensen en initiatieven die onder meer met hulp van de informatie-adviseurs uit de organisatie komen, vragen om regie van de informatiehuishouding. Deze dient zich gecontroleerd door te ontwikkelen. Dit doe je door de volgende regieprocessen in te richten:

1. Beleidsontwikkeling
2. Portfoliomanagement
3. Changemanagement
4. Levering standaarddiensten

Beleidsontwikkeling
Beleidsontwikkeling vindt plaats op strategisch niveau. Het gaat om het richten van de organisatie. Je maakt onder andere heldere werkafspraken over het beheer van het ICT-budget, het werken onder architectuur, het bewaken van de informatieveiligheid, de inkoop van software en diensten en natuurlijk het opstellen van het informatiebeleidsplan als dit ontbreekt of het actualiseren ervan als je informatiebeleid achterhaald is.

Portfoliomanagement
Portfoliomanagement gaat over het maken van werkafspraken zodat de dienstverlening richting de burgers blijft aansluiten bij de wensen en eisen. En zodat ze een bijdrage leveren aan de doelen uit het i-beleid. Een actuele projectenagenda is daarbij belangrijk. Dan kun je prioriteiten stellen en de schaarse middelen juist verdelen. Geld, tijd en uren (experts) kun je immers maar één keer weggeven. Bovendien wil je de veranderingen behapbaar uitrollen. Een organisatie kan maar een beperkte hoeveelheid kilo verandering te gelijk aan. Belangrijk binnen dit proces is dat spelers zoals Functioneel beheer, CISO, FG, IT-architectuur, Financiën tijdig aanhaken. Het inrichten van een planatelier kan voor de grotere projecten enorm helpen.

Changemanagement
Changemanagement gaat over het gecontroleerd doorvoeren van wijzigingen binnen alle informatievoorzieningen. Het goed procesmatig verbinden van de functioneel beheerders met de ICT-beheerders vormt een kernonderdeel daarvan. Alle wijzigingen dienen steeds overzichtelijk te worden geregistreerd, zodat iedereen binnen de keten tijdig weet wat er gaat gebeuren en wat er van hem of haar wordt verwacht. Gestructureerd werken is hierbij de grote uitdaging. Zorg er met elkaar voor dat je alle wijzigingen registreert in één applicatie.

Levering standaarddiensten
Het laatste proces gaat over het leveren van standaarddiensten. Denk aan het uitleveren van hard- en software en bijkomende rechten hiervoor. Je wilt de processen daarvoor goed borgen, zodat de standaarddiensten blijven voldoen aan de eisen van de organisatie. Niet in de laatste plaats vanwege toenemende veiligheidsrisico’s. Voor de borging van standaarddiensten is een goede regie op het instromen, doorstomen en uitstromen van collega’s ook van wezenlijk belang.

4. Essentiële i-administraties op orde

Het lijkt misschien een open deur dat administraties op orde moeten zijn. Maar in de drukke praktijk van alledag lukt het soms niet het belang van goede registraties bij alle medewerkers op het netvlies te houden. Betrouwbare, actuele administraties zijn echter de basis van je i-governance. Essentiële i-administraties die echt op orde moeten zijn, zijn:

• een integrale initiatieven- en projectenlijst;
• een overzicht van alle hardware- en softwarecomponenten in de organisatie, de relaties ertussen en bijbehorende documenten en contracten. (Configuration Management DataBase);
• een overzicht van alle changes binnen de informatievoorzieningen;
• een exploitatie- en projectenbegroting en de actuele uitnutting ervan;
• een overzicht van vigerende beleidstukken die gaan over de informatisering en automatisering.

5. Een passende overlegstructuur

Voor de instandhouding en verbetering van de informatiehuishouding van jouw organisatie zijn veel functionarissen actief. Zowel intern als bij leveranciers. Het is een complex speelveld waarbij iedereen tijdig zijn taak dient uit te voeren. Om elkaar te inspireren, te informeren en om te zorgen dat er tijdig besluiten worden genomen, is het van belang dat de organisatie beschikt over een passende overlegstructuur. Werk per overleg uit wie daaraan deelneemt, wat de frequentie is, wat de agenda vormt, etc.

I-governance: de basis voor nieuwe stappen naar morgen

Iedere gemeente is wel op de een of andere manier bezig met de dag van morgen. Bij de ene gemeente gaat dit soepeler dan bij de andere. Heeft jouw organisatie veel ideeën over de digitale transformatie, maar komen er weinig daadwerkelijke initiatieven van de grond? Of hebben gestarte projecten niet de gewenste resultaten? Dan is het zaak eerst de i-governance en de randvoorwaarden voor een succesvolle digitale transformatie in orde te brengen.