RID Utrecht: ‘Meer regie pakken is niet iets wat je oplegt, dat moet landen’
Klantverhaal
De Regionale ICT-Dienst (RID) Utrecht bestaat inmiddels zo’n veertien jaar. Wat begon als een pragmatische samenwerking tussen gemeenten om ICT professioneler te organiseren, staat nu opnieuw voor een grote verandering. De stap naar de cloud vraagt namelijk om een andere manier van werken. Minder zelf doen, meer sturen. Oftewel: regie voeren. Met een serie workshops zette Marc van Uunen, teammanager Diensten bij de RID, samen met Quarant de eerste stappen richting een echte regieorganisatie.
ICT-dienstverlening in de regio Utrecht
‘Veertien jaar geleden regelden de deelnemers waar we nu voor werken hun ICT-zaken nog individueel’, vertelt Marc. ‘Ze stonden allemaal voor dezelfde uitdaging: hoe richten we ICT professioneel in? Toen is besloten om de krachten te bundelen in een gemeenschappelijke regeling en werd de RID opgericht.’ De organisatie is gevestigd in Doorn en levert ICT-diensten aan zes Utrechtse gemeenten en een Regionale Sociale Dienst in Zeist. In totaal werken er zo’n 55 mensen.
We hebben grofweg twee teams,’ legt Marc uit. ‘Een uitvoeringsteam dat zich bezighoudt met gebruikersondersteuning, netwerkbeheer en systeembeheer. Het andere team, team Diensten, richt zich onder andere op informatiebeveiliging, privacy, functioneel beheer, architectuur, projectleiding en servicemanagement.’
De regie pakken wordt noodzakelijk
De aanleiding voor de volgende stap is duidelijk. ‘We werken nu nog met een vrij traditionele ICT-infrastructuur, met datacenters bij gemeentehuizen. Maar dat is niet meer van deze tijd,’ zegt Marc. ‘Applicaties gaan naar SaaS, leveranciers nemen meer over, en wij bewegen richting de cloud. Dat betekent automatisch dat onze rol verandert.’
Waar de RID vroeger veel zelf uitvoerde, verschuift de focus nu naar afstemming en sturing. ‘Dit vraagt om meer regie. Minder zelf sleutelen en meer zorgen dat leveranciers doen wat ze beloven en dat de dienstverlening aansluit bij wat de gemeenten nodig hebben. We zitten op dit moment in de verkennende fase: wat betekent regie eigenlijk voor ons? Welke competenties horen daarbij? Wat doen we al, en wat nog niet? En hoe bereiden we onze mensen hierop voor?’
Niet voorschrijven, maar samen ervaren
In plaats van een blauwdruk aan de medewerkers op te leggen, koos de RID bewust voor een andere aanpak. ‘Je kunt natuurlijk zeggen: dit is de regieorganisatie, zo gaan we het doen. Maar dan krijg je mensen niet makkelijk mee,’ zegt Marc. ‘Sterker nog, waarschijnlijk roep je weerstand op.’
Vooral bij echte techneuten ligt dat risico op de loer. ‘Zij moeten iets loslaten. Hun werk verschuift van zelf oplossen naar vragen formuleren richting leveranciers. Dat kan spannend zijn. En het gevoel geven dat we werk afnemen. Terwijl er ook mooi werk voor in de plaats komt.’ Daarom werd gekozen voor een serie workshops. ‘Niet om te vertellen hoe het moet, maar om samen te ervaren wat regie voor ons betekent en hoe we hiermee om willen gaan.’ Volgens Marc is context daarbij cruciaal. ‘Collega’s moeten snappen waarom we dit doen. Niet omdat we werk afpakken, maar omdat hun rol zich ontwikkelt. Regie is geen stap terug, het is een andere vorm van professionaliteit.’
Energieke workshops die bleven leven
In totaal werden drie workshops georganiseerd, met steeds twee weken tussenpauze. ‘Dat tempo leek me aanvankelijk wat snel, maar werkte in de praktijk heel goed,’ zegt Marc. ‘Het was kortcyclisch, bijna scrum-achtig. We gingen drie tot drieënhalf uur intensief aan de slag – mooi ook om te zien dat collega’s fouten durfden te maken – én kregen huiswerk mee voor de volgende keer. Zo sloten we wel steeds de dag af, maar niet het onderwerp. Dat bleef ook tussen de workshops door leven.’
De workshops hadden elk een ander accent. “De eerste ging vooral over bewustwording: wat is onze definitie van regie en hoe bakenen we het onderwerp af? De tweede was gericht op verdieping, met een focus op een aantal kernprocessen. En de derde ging meer over houding en dienstverlening – hoe sta je in je rol?’ De opzet was bewust flexibel. ‘Het programma was niet in beton gegoten, wat ik erg prettig vond. Tussen workshop twee en drie hebben we dingen aangepast op basis van wat we zagen gebeuren. Fijn dat die er ruimte was.’
Een gezamenlijke taal
Het belangrijkste resultaat? ‘Het onderwerp regie leeft, het is echt geland in de organisatie,’ zegt Marc zonder twijfel. ‘Als we het er nu over hebben, weten we allemaal waar het over gaat en waarom we deze afslag nemen. Het is geen ver-van-mijn-bed-show meer.’ Dat merkt hij in de dagelijkse praktijk. ‘De gesprekken zijn anders. Als er nu een issue is bij een leverancier, wordt de vraag scherper gesteld. En er wordt ook gecheckt: wanneer is het opgelost? Waar staan we nu? Dat is wat we graag willen: meer regie nemen.’
Wat minstens zo waardevol bleek, was de onderlinge dynamiek. ‘Mijn team is best divers – van architecten tot service level managers. Soms lijkt het versnipperd, maar in de kern verbindt dienstverlening ons allemaal. Door die workshops ontstond er zelfs meer verbinding. Mensen zochten elkaar makkelijker op en durfden zich uit te spreken.’
Goede investering in meenemen, uitleggen en samen ontdekken
Zou Marc deze aanpak aanbevelen aan andere organisaties? ‘Absoluut,’ zegt hij. ‘Vooral vanwege de bewustwording en de verbinding die je creëert. Dit is een hele mooie manier om de transitie te maken van zelf doen naar regie voeren.’ Zeker in een publieke organisatie. ‘Bij commerciële clubs kun je soms zeggen: vanaf 1 januari doen we het zo. Bij een organisatie als de RID kost dat meer energie. Dan moet je investeren in meenemen en samen ontdekken.’
Terugkijkend is Marc duidelijk tevreden. ‘De doelen die we hadden, hebben we bereikt. En misschien nog wel meer dan dat. Het was geen zweverig traject, maar juist heel praktisch en passend bij onze mensen. Dit was echt een goed startschot voor onze gezamenlijke, nieuwe werkwijze.’
Publieke organisaties staan voor grote uitdagingen in hun informatiehuishouding. Voor I&A-teams betekent dit dat nieuwe kennis snel moet worden opgepakt. Tijdens de 9 Kennisateliers leer je de essentie van procesgericht werken, informatiemanagement, digitale samenwerking en AI, praktisch, actueel en direct toepasbaar.
Gemeente Altena geeft digitale toekomst vorm met breed gedragen i-visie
De gemeente Altena behoort op verschillende onderdelen tot de voorlopers als het gaat om digitale ontwikkeling binnen de overheid. Met een vernieuwde, breed in de organisatie gedragen visie op informatievoorziening (i-visie) werkt de organisatie doelgericht aan de digitale toekomst waarin ‘service om u tegen te zeggen’ centraal staat. Directeur Bedrijfsvoering en Dienstverlening Rob van Veen en Teammanager Informatie Jan Visser vertellen hoe Altena het visietraject heeft aangepakt en wat dit heeft opgeleverd.
KennisAteliers in de praktijk met gemeente Berg en Dal
KennisAteliers in de praktijk met gemeente Berg en Dal Klantverhaal Linda Zegwaard werkt inmiddels een kleine twee jaar als informatieadviseur bij de gemeente Berg en Dal;…
Cloudplatforms: Alles naar één platform?
Met welke ontwikkelingen moet je rekening houden in je informatiebeleidsplan? In deze blog: Application Platform as a Service (aPaaS).
Meer informatie?
Stel je vraag aan Jos. Hij denkt graag met je mee!
