Software als een service (SaaS)

De voordelen van software in de cloud zijn je waarschijnlijk wel bekend. De programma’s worden vaak op abonnementsbasis aangeboden en zijn direct toegankelijk op iedere locatie waar je internet hebt. Een voordeel voor de IT-afdeling is dat ze de installaties, onderhoud en updates niet hoeven te regelen. Al deze onderhoudstaken worden aan de “serverkant” afgehandeld. Software niet als bezit, maar als een service dus.

Application Platform as a Service (aPaaS)

Om meer functionaliteit te creëren, zetten sommige SaaS-leveranciers hun applicatie om naar een platform. Partners en Independent Software Vendors (ISV’s) kunnen dan apps aan dit platform toevoegen. Zo ontstaat een ecosysteem met een zeer uitgebreid netwerk aan apps. Als organisatie heb je daarmee heel veel tools tot je beschikking. Deze tools kunnen bovendien gebruikmaken van de basisfunctionaliteiten van het platform en eventueel ook nog van elkaars functionaliteiten. Deze platforms staan bekend als Application Platform as a Service (aPaaS).

Van no-code tot kant-en-klaar

Er zijn wel verschillen: zo zijn er aPaaS-omgevingen waarbij je zelf functionaliteiten ‘in elkaar klikt’ tot handige tools en apps: de no-coding platforms. En je hebt grote platforms als Microsoft 365, G-Suite en Salesforce, waarin je op basis van een breed aanbod aan kant-en-klare apps een hele werkomgeving samenstelt.

Ook in je dagelijks leven kies je vaak voor een platform. Een pizza via het Thuisbezorgd-platform, een laptop op het Windows-, OSX- of ChromeOS-platform, je telefoon op het Android- of iOS-platform enzovoort.

Alles-in-één platforms

Verder is er een verschil tussen all-in-one platforms en best-of-breed platforms. Alles-in-één platforms zijn ontworpen om aan de meeste behoeften van een organisatie te voldoen. Je hoeft dus slechts één aankoop te doen om medewerkers het grootste deel van de functionaliteiten en tools die ze nodig hebben te bieden. Als IT-afdeling hoef je daarmee ook maar één platform functioneel te beheren. En medewerkers hoeven niet tussen allerlei verschillende interfaces te springen of verschillende workflows te leren. Dit bespaart tijd en versnelt de adoptie van nieuwe mogelijkheden.

Best-of-breed platforms

Best-of-breed platforms zijn juist ontworpen om specifieke functionaliteiten en tools voor een bepaalde niche te bieden. Vertaald naar gemeenten gaat het dan om een bepaald domein of bepaalde vakafdeling. Hiermee sluiten ze veel beter aan bij de werkprocessen van zo’n afdeling of bij de wet- en regelgeving waarmee je rekening moet houden. Ook is het voor beheerders van best-of-breed platforms vaak mogelijk dieper de techniek in te duiken en de workflow nog beter aan de eigen afdeling aan te passen.

Welk platform moet je kiezen?

Welk platform of welke platforms je als organisatie het beste kunt aanschaffen is een moeilijke puzzel. Eén alles-in-één platform is vaak goedkoper en gemakkelijker te onderhouden dan een combinatie van allerlei best-of-breed platforms. Daar staat tegenover dat als je maar een fractie nodig hebt van de mogelijkheden van een alles-in-één platform de kosten relatief weer groot zijn. Bovendien vragen juist veel werkprocessen bij gemeenten om goede passende tools.

De praktijk is vaak hybride

In de praktijk zien we dan ook vaak dat voor generieke functionaliteiten als communicatie en kantoorautomatisering platforms voor de hele organisatie worden gekozen. Voor vakspecifieke functionaliteiten wordt dan gekozen voor een software- of een platformoplossing (SaaS of PaaS) die daarmee kan samenwerken. Dit zorgt dan soms wel weer voor een overlap van functionaliteiten, bijvoorbeeld als het gaat om de portalfunctie voor burgers of het opslaan van documenten. Het is daarom belangrijk dat je een duidelijke regie voert over welke tools en apps je binnen een platform wel of niet gebruikt.

Samenwerken en kennisdelen

Gemeenten die al een volwassen cloudstrategie hebben ontwikkeld, doen momenteel waardevolle ervaring op met de mogelijkheden en onmogelijkheden van de verschillende platforms. De VNG zorgde eerder al voor voorwaarden bij Microsoft speciaal gericht op gemeenten. En er wordt hard gewerkt aan een Cloud Competence Center. Voor andere gemeenten biedt dit kansen ervan te leren en het wiel niet zelf te hoeven uitvinden. Dit vraagt wel dat je in ieder geval basiskennis over de ontwikkelingen en mogelijkheden van cloudplatforms in huis hebt of haalt.