Nieuw datadistributiesysteem voor gemeente Overbetuwe: ‘Dúrf over te stappen’
Klantverhaal
Gemeente Overbetuwe stapte over op een nieuw datadistributiesysteem. Een ingrijpende operatie, met veel koppelingen en beren op de weg. Toch pakte de migratie uiteindelijk verrassend goed uit. Beheerder distributiesystemen Harm Reymers blikt terug op het traject waarbij ook Quarant betrokken was. Zijn belangrijkste les: ‘Maak het niet groter dan het is, durf te switchen.’
Tijd om opnieuw te kiezen
‘De aanleiding voor het traject was praktisch: een aflopend contract met de voorgaande leverancier. Harm: ‘Deze leverancier had jarenlang goed werk voor ons gedaan. Maar het was ook een mooi moment om eens te toetsen: welke spelers zijn er nog meer op de markt en wat is er allemaal mogelijk?’
De gemeente nodigde meerdere partijen uit voor een aanbieding. Uiteindelijk bleven er twee over, waaronder de voorgaande leverancier. Hoewel de gemeente in zekere mate blijft samenwerken met deze partij, viel de keuze wat betreft datadistributiesysteem op de nieuwkomer. ‘De prijs was lager, maar dat was niet de hoofdreden,’ zegt Harm. ‘De service was ook sneller en de techniek stabieler en moderner, meer passend bij de fase waarin wij als organisatie nu zitten.’
Moderner en toekomstgerichter
Volgens Harm zat het verschil vooral in de architectuur en de visie op data-uitwisseling. ‘Wij werkten voorheen met een systeem dat in basis al twintig jaar oud was’, legt hij uit. ‘Destijds was dat systeem vooruitstrevend, maar er zijn door de tijd heen steeds nieuwe applicaties omheen ontwikkeld, met alle kwetsbaarheden van dien. Op een gegeven moment merk je dat zo’n systeem achter begint te lopen.’
De nieuwe leverancier bood een meer toekomstgerichte aanpak, onder andere met ondersteuning voor API’s en de Common Ground-gedachte. Voor de gemeente paste dat goed bij de koers voor de komende jaren. ‘We zijn nu nog niet zover, maar op termijn willen we wel meegaan met de landelijke ontwikkelingen. Dan is het fijn als zo’n voorziening al standaard in je systeem zit en we kunnen faciliteren zodra het nodig is.’
Openhartoperatie
Hoewel de keuze voor de leverancier snel gemaakt was, bleek de aanloop naar de migratie een stuk ingewikkelder. ‘De grootste uitdaging zat in de verwachtingen en de impact op het applicatielandschap’, vertelt Harm. ‘We gingen in feite een openhartoperatie aan. Er waren zóveel toepassingen op de oude omgeving ingeplugd. Als je die weghaalt, valt er van alles om. Dat was in elk geval de zorg van sommige beheercollega’s, ook van mij.’
Maar één-op-één vervanging van alle functionaliteiten was niet realistisch. ‘De nieuwe leverancier kon dat natuurlijk niet allemaal bieden en ook het oude gegevensmagazijn zouden we los moeten laten, er werd een nieuwe geïmplementeerd. De focus lag op een nieuwe servicebus, de ‘snelweg’ voor berichten en koppelingen. Dus de vraag was: hoe vullen we de gaten, zodat de dienstverlening er niet onder leidt? Die vraag hield me enorm bezig.’
Minder ruis, meer kwaliteit en stabiliteit
Aanvankelijk had Harm er dan ook moeite mee om bepaalde zaken buiten de scope van de migratie te laten, maar achteraf is hij blij met de switch. De nieuwe situatie bleek veel voordelen te hebben. ‘Zo ben ik erg blij met het feit dat de accountmanagers van de nieuwe leverancier meer slagkracht hebben. Ze kunnen me snel helpen als dat nodig is.
Maar de grootste winst zat in de datakwaliteit. Harm vervolgt: ‘We zijn van een hoop rommel en ruis af. Jarenlang hadden allerlei beheerders in de oude systemen gewerkt en dat vervuilt natuurlijk. Nu hebben we weer schone, actuele datasets. Aan de datakwaliteit hoeven we niks meer te doen.’ Ook technisch draait het soepeler. ‘Het platform is nu heel stabiel. Koppelvlakken vallen niet snel meer om, wat het berichtenverkeer ten goede komt. Dat komt waarschijnlijk doordat de architectuur veel minder complex is. En alle data zit in de cloud, waardoor ook de leverancier problemen signaleert en oplost, dat helpt ook. Al met al scheelt het ons bijna tien uur werk per week. Dat is echt een forse tijdswinst.’
Waardevolle hulp bij het projectmanagement
Voor het traject werkte de gemeente samen met Quarant, in de rol van projectleider en hulp bij de aanbesteding. ‘Een goede keuze’, zegt Harm zonder twijfel. ‘Zo’n migratieproces heeft drie fasen: de aanbesteding, het projectleiderswerk en daarna, in fase 3, gaan pas de beheerders meekijken. Bij de aanbesteding was de hulp van Quarant al direct heel prettig. Vooral bij de afhechting met de vroegere leverancier, wat complexer was dan verwacht omdat we zo sterk met deze partij verweven waren.’
Maar de grootste meerwaarde zat volgens Harm in het samenbrengen van alle betrokken partijen. ‘We hadden te maken met veel stakeholders: interne mensen, de vroegere én nieuwe leverancier, plus andere externe partijen. Ik vergeleek het al eerder met een openhartoperatie: iedereen en alles was met elkaar verbonden.’ Daarbij komt dat de planning nauw luistert. ‘Het proces was technisch ingewikkeld, maar tijdtechnisch ook. Al die mensen moeten op hetzelfde moment beschikbaar zijn. Dat is echt een klus. Dit heeft Quarant heel goed begeleid.’
Publieke organisaties staan voor grote uitdagingen in hun informatiehuishouding. Voor I&A-teams betekent dit dat nieuwe kennis snel moet worden opgepakt. Tijdens de 10 Kennisateliers leer je de essentie van procesgericht werken, informatiemanagement, digitale samenwerking en AI, praktisch, actueel en direct toepasbaar.
Durf te doen
Als Harm terugkijkt, herinnert hij zich vooral de stress vooraf. ‘Ik was ontzettend gespannen. Ik zag overal beren op de weg. En keek op tegen de hoeveelheid werk die erbij zou komen kijken. Maar het is me honderd procent meegevallen. Toen de hele kluwen aan applicaties werd ontmanteld, dacht ik: hè, is dit alles?’
Daarom heeft hij een duidelijke boodschap voor andere gemeenten die twijfelen over een overstap. ‘Heb het lef om van leverancier te veranderen. Laat je niet van de wijs brengen door bezwaren van je huidige leverancier die zegt: dit project is zo groot, dat moet je niet willen.’ Volgens Harm zit de sleutel in een realistische, stapsgewijze aanpak. ‘Maak zo’n project niet onnodig groot. Niet voor jezelf en niet voor je collega’s. Begin gewoon stap voor stap. Maak een goede afweging van wat een verandering oplevert en kost. En lijkt een overstap de juiste keuze? Durf dan te switchen!’
Meer informatie?
Stel je vraag aan Laurens. Hij denkt graag met je mee!
