Waterschap De Dommel: van documentbeheer naar documentmanagement
Klantverhaal
Een document opslaan, delen of archiveren. Het klinkt eenvoudig, maar voor publieke organisaties wordt het steeds complexer. Nieuwe wetgeving, digitale samenwerking en groeiende verwachtingen rond transparantie vragen om een andere kijk op informatiebeheer. Waterschap De Dommel ontwikkelde daarom samen met Quarant een documentbeleid op basis van principes. Dus niet alleen de regels aanscherpen, maar fundamenteel opnieuw nadenken over de omgang met documenten.
Een jaar na de aftrap van het traject staat er een stevige basis voor de informatiehuishouding van de Dommel. Niet af, wel toekomstgericht. En helpend bij het werk van alledag. Door duidelijke keuzes, praktische adviezen en veel contact met collega’s die meer samenwerken en bewuster met openbaarheid omgaan. Marieke van Puijenbroek (manager dienstverlening) en Louke Trum (beleidsmedewerker document- en informatiebeheer) van Waterschap De Dommel en Jos van den Berg van Quarant vertellen over de aanleiding, de aanpak en de lessen van het traject.
Een nieuw tijdperk vraagt om nieuw documentbeleid
De aanleiding voor het traject was tweeledig. Enerzijds speelde de bekende opgave waar veel overheden mee worstelen: de informatiehuishouding op orde brengen, aansluitend op onder meer Woo-wetgeving. Anderzijds merkte Waterschap De Dommel dat het bestaande beleid niet meer aansloot op de manier waarop medewerkers tegenwoordig werken. Denk aan de overstap van netwerkschijven naar moderne samenwerkingsomgevingen zoals Microsoft Teams. Daardoor ontstond een veel dynamischere manier van documenten delen, archiveren en samenwerken. Bij documentbeheervraagstukken moest veel meer worden meegenomen dan alleen het traditionele perspectief.
‘Wij leven in een ander tijdperk dan toen ons vorige beleid werd opgesteld’, vertelt Marieke. ‘Mensen delen informatie veel sneller en organischer met elkaar. Tegelijkertijd zijn de hoeveelheid informatie, het aantal kanalen en de beheeruitdagingen enorm toegenomen. Op vragen als: waar archiveer je het en met welk doel, hadden we niet altijd meer een eenduidig antwoord. Dat maakte de noodzaak voor een nieuwe aanpak steeds groter.’
Niet beginnen met regels, maar met principes
In plaats van direct nieuwe regels op te stellen, koos De Dommel voor een andere route: eerst vaststellen welke principes de organisatie belangrijk vindt. Geen dichtgetimmerde regels, maar heldere uitgangspunten die richting geven. Wanneer is iets een document? Wat moet je vastleggen om later verantwoording af te kunnen leggen? Deze principes vormen nu het kompas voor alles wat volgt.
Volgens Louke was dat een logische stap. ‘Binnen andere vakgebieden, zoals datamanagement, werkten we al met principes. We zagen dat veel onderwerpen overlap hadden. Denk aan dataminimalisatie, transparantie en openbaarheid. Daardoor ontstond de vraag: kunnen we documentbeleid niet vanuit dezelfde uitgangspunten benaderen? En wat kunnen we verbeteren?’
Principes als wegwijzer en verbinder
Die keuze bleek een belangrijke succesfactor. ‘Principes zitten op een hoger niveau dan regels’, vervolgt Marieke. ‘Ze geven richting aan beslissingen en helpen om logisch na te denken over wat je wilt bereiken. Die principes kun je vervolgens doorvertalen in beleid en werkwijzen.’
Van principe naar praktijk
Bij het vertalen van die principes naar praktisch beleid speelden Jos en Quarant-collega Lies een belangrijke rol. Jos: ‘We zijn vanuit de principes gaan kijken: wat betekent dit in de praktijk? Hoe werkt iets binnen Teams, SharePoint en het zaaksysteem? Want uiteindelijk bevindt het overgrote deel van de documenten zich daar.’ Ze kwamen met concrete, toepasbare adviezen. Zoals:
- Leg documenten vast bij het proces waar ze ontstaan, zodat ze logisch terug te vinden zijn.
- Maak onderscheid tussen werkversies en definitieve documenten, zodat altijd duidelijk is wat de geldende versie is.
Een kritische spiegel
Volgens Marieke zat de grootste meerwaarde van Lies en Jos in het stellen van de juiste vragen. ‘Ze hielden ons continu een kritische spiegel voor. Je kunt als organisatie honderd verschillende afslagen nemen. Zij brachten dit terug naar pakweg vijf keuzes waar het echt om ging. Daardoor ontstonden de gesprekken die nodig waren om tot een aanpak te komen die past bij onze organisatie.’
Door voortdurend te toetsen aan de dagelijkse praktijk ontstond steeds meer inzicht in de vraag hoe het documentlandschap van de toekomst eruit zou moeten zien.
Kleine systeemaanpassing, groot effect
Een van de meest sprekende voorbeelden uit het traject gaat over iets wat op het eerste gezicht een kleine systeeminstelling lijkt. Binnen de organisatie konden documenten met een bepaald intern label niet naar externe partijen worden gemaild. Die blokkade was ooit ingesteld vanuit veiligheidsoverwegingen. ‘Wat je dan ziet’, vertelt Jos, ‘is dat mensen om de blokkade heen gaan werken. Daardoor loop je uiteindelijk misschien zelfs meer risico dan wanneer je medewerkers een waarschuwing geeft en ze vervolgens bewust laat kiezen.’
Risico’s niet technisch afvangen maar door bewust handelen in openbaarheid
Het alternatief dat werd onderzocht, was een melding die medewerkers attendeert op het vertrouwelijke karakter van een document, zonder direct alles te blokkeren. Volgens Marieke lijkt dit misschien een kleine aanpassing, maar is de impact veel groter. ‘Het gaat eigenlijk om een totaal andere manier van denken. We hebben jarenlang geprobeerd risico’s zoveel mogelijk technisch af te vangen. Heel behoudend. Nu verschuift het gesprek naar professionaliteit en bewust handelen in openbaarheid. Hoe maken en houden we overheidsinfo duurzaam toegankelijk? We willen dat medewerkers begrijpen waarom bepaalde keuzes belangrijk zijn.’
Jos vat het samen als het zoeken naar een nieuwe balans. ‘Tussen techniek, gebruikersgemak, risico’s en openbaarheid. Het uitgangspunt is steeds vaker: open tenzij. Transparantie is geen uitzondering meer, maar het vertrekpunt.’
Het vakgebied verschuift richting regie, advisering en dienstverlening
Erg belangrijk is volgens Marieke het besef dat documentmanagement fundamenteel veranderd is. ‘Ik zeg bewust documentmanagement in plaats van documentbeheer. Documentmanagement klinkt actiever. Het gaat niet meer om documenten bewaren, maar om documenten managen. Je hebt andere competenties nodig dan vijf of tien jaar geleden. Niet per se andere mensen, maar wel andere rollen en andere verbindingen tussen disciplines. Het vakgebied verschuift steeds meer richting regie, advisering en dienstverlening. Je moet aan de voorkant zitten, niet aan de achterkant. Het hoort ook niet meer thuis in een afzonderlijk domein. Verantwoord omgaan met informatie raakt de hele organisatie. Het worden steeds meer dienstverleningsvraagstukken. Het gaat uiteindelijk niet om voldoen aan een wet. Het gaat erom dat je burgers goed kunt bedienen met de informatie die je als organisatie creëert.’
Een nieuwe manier van werken invoeren is nooit eenvoudig. Toch merkte Waterschap De Dommel dat de timing gunstig was. ‘We werken steeds meer samen met informatievoorziening en datamanagement’, vertelt Louke. ‘Daardoor waren er al groepen binnen de organisatie die hiervoor openstonden. Dat creëert een sneeuwbaleffect.’
Volgens Jos speelt daarbij mee dat documentmanagement steeds verder opschuift richting de primaire processen. ‘Er is nu bijvoorbeeld een nieuwe, heel enthousiaste, informatieregisseur die echt de voorkant van organisatie in gaat. Juist daar begint goed documentmanagement.’ Daarmee verschuift de aandacht van archiveren achteraf naar bewust omgaan met informatie vanaf het eerste moment. Daarmee maak je helder dat juiste, toegankelijke informatie ieders verantwoordelijkheid is binnen een publieke organisatie.
Een reis zonder vooraf uitgestippelde route
Wat het traject bijzonder maakte, was dat niet alles vooraf vastlag. ‘We zijn deze exercitie gestart als een reis’, vertelt Louke. ‘Soms gingen we naar links, soms naar rechts. En daar werd heel flexibel mee omgegaan door Lies en Jos. Volgens Marieke was dat onvermijdelijk. ‘We wisten dat we iets moesten doen, maar we wisten nog niet precies wat. We hadden een richting, maar niet alle afslagen lagen al vast.’ Naast het documentbeleid kwamen onderweg ook andere onderwerpen voorbij, zoals beleid voor e-mail- en chatarchivering.’
Doordat er veel vertrouwen was, werkte de samenwerking goed. ‘Soms zeiden Jos en Lies: hier moeten we echt rechtsaf. Dan volgden wij. En soms zeiden wij: laten we toch terug naar de rotonde. Dat kon allemaal. Belangrijkst was de vraag: is dit nog steeds de juiste route? Die vraag werd steeds opnieuw gesteld. Daardoor bleef het traject aansluiten bij wat onze organisatie op dat moment nodig had.’
Jos houdt er wel van: organisaties die durven te erkennen dat ze nog niet alle antwoorden hebben en niet precies de concrete doelen van een opdracht voor ogen hebben. ‘Veel vraagstukken zijn tegenwoordig complex. Je hoeft niet vooraf precies te weten wat je einddoel wordt. Als je maar een richting hebt en bereid bent onderweg te leren.’
Van beleid naar beweging
Ook De Dommel leert de komende tijd verder, en wel met de ontwikkeling van een nieuw documentplatform. Hoe gaat dit de hele organisatie helpen om automatisch de juiste keuzes te maken, zonder extra gedoe? Uiteindelijk doel is dat iedereen zich bewust is van de informatie die hij of zij creëert, deelt en bewaart. Voor Marieke is dat misschien wel de belangrijkste opbrengst van het hele traject. ‘Waar documentbeheer vroeger iets was van een klein groepje specialisten, wordt het nu iets van de hele organisatie. Dat is uiteindelijk waar we naartoe willen.’
Of zoals Jos het samenvat: ‘We zijn niet alleen bezig geweest met nieuw beleid. We hebben een beweging in gang gezet.’ Louke benadrukt hierbij het belang van samenwerking. ‘Niet iedere organisatie kan externe ondersteuning inhuren. Maar je kunt wel beginnen met elkaar opzoeken. Zoek de samenwerking met informatievoorziening, datamanagement en andere disciplines. Alleen dan krijg je een gezamenlijke beweging.’ Een vervolgstap hierin is gezet tijdens een Heidag met Marieke, Louke en de direct bij documentmanagement betrokken professionals van het Waterschap. Onder begeleiding van Lies en Jos werd het streven om gezamenlijk de beweging te maken bevestigd. En juist die beweging maakt het verschil tussen documenten beheren en informatie echt managen.
KennisAteliers
Publieke organisaties staan voor flinke uitdagingen in hun informatiehuishouding: nieuwe wetten, technologie en snelle personeelswisselingen. Voor jou en je collega’s in Informatievoorziening & Automatisering (I&A) betekent dit dat je je de nieuwe materie snel eigen moet maken. Onze KennisAteliers ondersteunen je daarbij.
De Wetswijzigingskalender van Quarant krijgt een digitale toekomst
De Wetswijzigingskalender van Quarant staat aan de vooravond van een volgende stap. Wat begon als een zorgvuldig samengestelde PDF groeit door naar een digitale omgeving. Zo maken we het eenvoudiger om wetswijzigingen te doorzoeken en sneller inzicht te krijgen in wat deze betekenen voor de informatiehuishouding van publieke organisaties.
Wams maakt coördinerende rol gemeenten eenvoudiger!
De Wams gaat gemeenten helpen hun coördinerende rol beter op te pakken bij hulp aan mensen en gezinnen met een meervoudige problematiek.
Implementatie nieuwe wetgeving: verlies het doel niet uit het oog!
Implementatie nieuwe wetgeving: verlies het doel niet uit het oog! Het wantrouwen tegenover de overheid groeit, zo laat het Verweij-Jonker Instituut zien. Inwoners voelen zich minder…
DIENSTEN
Wat wij bieden
Quarant is gespecialiseerd in informatiemanagement voor gemeenten en ondersteunt organisaties bij vraagstukken rondom gemeentelijke informatievoorziening, I&A-strategie, informatiehuishouding, digitale transformatie en de ontwikkeling van een moderne digitale overheid. Hieronder vind je de thema’s waarop onze diensten aansluiten, met tips en inspiratie uit ons vakgebied.
Meer informatie?
Stel je vraag aan Jos. Hij denkt graag met je mee.
