Wat is een World Café?

De basisprincipes van World Café zijn ontwikkeld en opgeschreven door Juanita Brown en David Isaacs. Kort samengevat komt het erop neer dat je een selectie van medewerkers in wisselende, kleine groepen over specifieke vragen laat nadenken. Op die manier krijg je snel een goed beeld van meningen en gevoeligheden binnen je hele organisatie over een bepaald onderwerp. De methode is daarmee een ideaal middel om in korte tijd informatie uit alle lagen van de organisatie te verzamelen, zonder dat je allerlei tijdrovende enquêtes, interviews en dergelijke hoeft te organiseren.

Voorbeeld World Café: heroriëntatie digitaal en zaakgericht werken

Een gemeente wilde graag weten waarom zaakgericht en digitaal werken binnen hun organisatie niet goed van de grond kwam. En men wilde weten hoe ze beide nieuw leven konden inblazen. Ze vroegen ons om hulp. Om te kunnen helpen, hadden we een antwoord op twee vragen nodig:

1. Wat is de huidige strategie voor zaakgericht werken?
   Hiervoor hielden we gesprekken met de directie, applicatiebeheerders en stakeholders.
2. Hoe ervaren medewerkers zaakgericht en digitaal werken?
   Hiervoor organiseerden we een World Café. Dit omdat we van een grote groep medewerkers wilden horen waar ze tegenaan liepen in hun dagelijks werk. En we wilden weten welke kansen zij zagen voor verbetering van de digitale dienstverlening. Daarbij wilden we niet alleen medewerkers spreken die al veel digitaal werkten, maar zeker ook medewerkers die dit nauwelijks doen.

De juiste vragen

Voor het World Café nodigden we een selectie van medewerkers van verschillende afdelingen uit. Om de juiste informatie op te halen, is het belangrijk de juiste te vragen te stellen. Voor het World Café in dit voorbeeld formuleerden we drie vragen:

1. Welke verbeteringen in de digitale dienstverlening zie jij voor inwoners, bedrijven én medewerkers?
2. Wat is er nodig om de verbeteringen succesvol in te voeren?
3. Wat ga jij (anders) doen om ervoor te zorgen dat het echt een succes wordt?

Discussies in kleine groepen

De deelnemers discussieerden in kleine groepen over de vragen, in verschillende rondes van een kwartier. Op de tafels lagen tafelkleden waarop ze hun antwoorden, conclusies en gedachten schreven of tekenden. Na elke ronde verplaatsten de deelnemers zich naar een andere tafel met andere deelnemers. Aan elke tafel zat een tafeldame of -heer. Zij vatten kort samen wat er in de vorige ronde aan hun tafel was besproken en zorgden ervoor dat iedereen aan het woord kwam. In combinatie met de teksten op de tafelkleden zorgde dit ervoor dat discussies snel op gang kwamen en er veel informatie boven water kwam.

Verdieping

Tijdens de lunch vergeleken de tafeldames en -heren de teksten op de tafelkleden met elkaar. Uit alle input stelden ze een top zes van verbeterpunten samen. ’s Middags werd elk van die zes punten aan een tafel toegewezen. De deelnemers gingen vervolgens aan één tafel dieper in op verschillende aspecten van het onderwerp. Vragen die hierbij beantwoord moesten worden waren: Waar staan we eind 2019 met dit onderwerp? Wat hebben we dan concreet gerealiseerd? Wat hebben we daarvoor moeten doen? Welke hobbels zijn we tegengekomen? Hoe hebben we die hobbels genomen? Wat ben jij anders gaan doen?

Presentatie aan directie

Aan het eind van de middag presenteerde elke tafel hun uitdieping aan de directie en de andere deelnemers. Voor de directie is een World Café een goed middel om direct te horen en zien wat er speelt in de verschillende lagen van de organisatie en om gebruik te maken van de ervaring en kennis van medewerkers zelf bij het vinden van oplossingen. Door het World Café te organiseren en door daarbij aan te schuiven, laat de directie bovendien zien dat ze zich betrokken voelt bij de problemen die medewerkers in hun werk ervaren.

De voordelen van het World Café

Al met al is het World Café een zeer effectief middel om in één dag veel mensen te spreken en veel informatie op te halen. De discussierondes leveren een goed beeld op van wat veel mensen als problemen ervaren. Door de verdieping in het middagprogramma is het mogelijk meteen te onderzoeken waar deze problemen vandaan komen en wat eventuele oplossingen zijn. Door deze aanpak zal er in de meeste gevallen ook een groot draagvlak zijn voor de aangedragen oplossingen.