Probleemstelling

De Gelderse Omgevingsdiensten willen alle medewerkers informeren over de nieuwe privacywetgeving (AVG) en de gevolgen van die wet voor ieders eigen werkzaamheden.

Aanpak en verloop opdracht

Wij zorgden voor de planning, organisatie en inhoud van veertig bewustwordingssessies.

Impactanalyse

Als start hebben we met een van de omgevingsdiensten een impactanalyse gemaakt voor twee kerntaken: vergunningverlening en handhaving. We brachten onder andere in kaart welke persoonsgegevens daarvoor worden verwerkt en de wijze waarop die worden gedeeld en gepubliceerd. De resultaten van deze impactanalyse hebben we gebruikt tijdens de bewustwordingssessies.

Per functie: veranderingen, onduidelijkheden en te maken keuzes

We hebben per functie uitgewerkt wat de AVG op hoofdlijnen inhoudt voor het werk. Dus voor onder andere vergunningverleners, toezichthouders, BOA’s, staf, administratief medewerkers en specialisten (bodem, externe veiligheid). Voor iedere functie gaven we aan wat de veranderingen zijn ten opzichte van de oude privacywetgeving, op welke onderdelen de AVG (nog) niet duidelijk is en op welke punten de eigen organisatie nog keuzes moest maken (bijvoorbeeld bewaartermijnen van persoonsgegevens).

Leren van elkaar en verdieping

De bewustwordingssessies zelf duurden ongeveer twee uur. In de meeste sessies waren medewerkers van meerdere vakgebieden aanwezig. Voordeel daarvan was dat ervaringen en oplossingen van één vakgebied konden worden uitgewisseld met andere collega’s. In een aantal gevallen waren er sessies voor slechts één functiegroep. Voordeel daarvan was dat er meer ruimte was voor verdieping.

Resultaat/Waar ga je mee naar huis

Alle medewerkers hebben tussen 7 mei en 7 juni een bewustwordingssessie gevolgd. Door de gekozen aanpak is het voor iedereen duidelijk wat de AVG inhoudt en welke gevolgen de AVG voor de eigen werkzaamheden heeft. Bovendien werd duidelijk welke taken de eigen organisatie nog had in te vullen.