I-governance voor gemeenten #2: een vraaggestuurde organisatie
Wil je als gemeente de digitale transformatie van je organisatie in goede banen leiden? En daarmee daadwerkelijk waarde toevoegen aan je dienstverlening en bedrijfsvoering? Met grip op je informatievoorziening, kosten en processen? Dan is het belangrijk dat je je I-governance op orde brengt. In een serie van vijf blogs vertellen we je wat de belangrijkste randvoorwaarden daarvoor zijn. En we geven je praktische handvatten om die op orde te brengen.
I-governance en de randvoorwaarden voor een succesvolle digitale transformatie
De volgende vijf randvoorwaarden zijn essentieel voor een succesvolle digitale transformatie:
- De juiste mensen aan boord
- Een vraaggestuurde organisatie
- Gestroomlijnde regieprocessen
- Essentiële I-administraties op orde
- Een passende overlegstructuur
In deze blog gaan we in op de tweede randvoorwaarde: een vraaggestuurde organisatie.
"*" geeft vereiste velden aan
Een vraaggestuurde organisatie
Lange tijd waren veranderingen in de informatievoorziening vooral aanbodgedreven. Er kwam een nieuwe applicatie of dienst op de markt, de afdeling I&A zag de voordelen ervan in en probeerde vervolgens de vakafdelingen ervan te overtuigen deze nieuwe applicatie of dienst te gaan gebruiken. Een enigszins gechargeerd beeld misschien, maar wil je met je (altijd beperkte) tijd, capaciteit en geld zoveel mogelijk waarde toevoegen aan je dienstverlening en bedrijfsvoering, dan moet je dat proces omdraaien en vraaggestuurd gaan werken.
Nog niet voorbereid op het onvoorspelbare? Start met strategisch veranderen!
De centrale positie van de I-adviseurs
Vraaggestuurd werken betekent dat je ervoor zorgt dat je I&A-inspanningen zo nauw mogelijk aansluiten bij de wensen van de vakafdelingen en inwoners. Daarvoor moet je goed op de hoogte zijn van hun wensen, klachten en verwachtingen, van de nieuwe technische mogelijkheden die de markt biedt, van de mogelijkheden van je huidig IT-landschap en van het informatiebeleidsplan van je organisatie. De I-adviseurs spelen, als vertaalmachine tussen de vakafdelingen en I&A, een centrale rol in dit proces.
Proactieve houding en domeingericht
Om echt vraaggestuurd te kunnen werken, is het belangrijk dat de I-adviseurs een proactieve houding hebben en uit zichzelf met managers en medewerkers in gesprek gaan. Ze moeten bovendien afdelingen niet alleen inspireren met kennis over ICT, maar ook met kennis over ontwikkelingen in het domein, best practices bij buurgemeenten en landelijke ontwikkelingen voor bijvoorbeeld standaarden en processen. Daarom is het verstandig dat I-adviseurs zich specialiseren in een domein (fysiek, dienstverlening, sociaal).
Weloverwogen besluitvorming en duidelijke projectkaders
De I-adviseurs verwerken de wensen van de afdelingen, op basis van een integrale analyse, tot weloverwogen adviezen aan managers, directie en bestuur. Passen de wensen van de vakafdelingen bijvoorbeeld bij het beleid, het budget en de capaciteit? Op welke manier? In welke volgorde? Wat is de samenhang met en de afhankelijkheid van andere projecten en initiatieven? Hoe zit het met privacy, veiligheid, informatiebeheer en architectuur? Als een project gestart is, houdt een I-adviseur in de gaten of zo’n project binnen de afgesproken kaders blijft.
Een professioneel functioneel beheer
Naast de rol van I-adviseur wordt ook de rol van functioneel beheerder belangrijker in een vraaggestuurde organisatie. Het is een rol die bij veel gemeenten nog wel een flinke professionaliseringsslag kan gebruiken. Een functioneel beheerder heeft veel kennis van het primaire proces, doet verbetervoorstellen voor dat proces en de informatievoorzieningen die daarbij horen en bereidt de organisatie voor op veranderingen die vanuit de leverancier komen. Daarnaast zorgt hij of zij dat bij de leverancier de belangen en wensen van de gemeente duidelijk zijn. Functioneel beheerders en I-adviseurs zijn veel met elkaar in gesprek over de impact van behoeften en wijzigingen.
Moderniseer je functioneel beheer! Zo voorkom je een haperende informatievoorziening
Het verandervermogen vergroten
Als je vraaggestuurd gaat werken, zul je als organisatie constant aan het veranderen blijven. Want er zijn altijd nieuwe wensen en anders wel wettelijke of maatschappelijke ontwikkelingen waar je iets mee moet. Dit betekent dat je niet alleen per project aandacht aan gebruikersadoptie moet besteden, maar dat je vooral ook het verandervermogen van je organisatie als geheel moet vergroten. Investeer daarom voldoende in kennis over verandermanagement. Overigens is het vanuit I-governance gedacht ook belangrijk dat je in de gaten houdt dat je verandert naar vermogen. Regel dus je portfoliomanagement goed.
Lees hier meer over de overige vier randvoorwaarden voor een succesvolle digitale transformatie:
- De juiste mensen aan boord
- Een vraaggestuurde organisatie
- Gestroomlijnde regieprocessen
- Essentiële I-administraties op orde
- Een passende overlegstructuur
"*" geeft vereiste velden aan
Meer informatie?
Stel je vraag aan Menno of Herman. Zij helpen je graag. Of laat een bericht achter in de chat.
