I-governance voor gemeenten #4: essentiële I-administraties op orde

Wil je als gemeente de digitale transformatie van je organisatie in goede banen leiden? En daarmee daadwerkelijk waarde toevoegen aan je dienstverlening en bedrijfsvoering? Met grip op je informatievoorziening, kosten en processen? Dan is het belangrijk dat je je I-governance op orde brengt. In een serie van vijf blogs vertellen we je wat de belangrijkste randvoorwaarden daarvoor zijn. En we geven je praktische handvatten om die op orde te brengen.

Datum
20 november 2023
Auteur
Herman Hogendoorn
Diensten
I&A organisatie op orde
Leestijd
7 min

I-governance en de randvoorwaarden voor een succesvolle digitale transformatie

De volgende vijf randvoorwaarden zijn essentieel voor een succesvolle digitale transformatie:

  1. De juiste mensen aan boord
  2. Een vraaggestuurde organisatie
  3. Gestroomlijnde regieprocessen
  4. Essentiële I-administraties op orde
  5. Een passende overlegstructuur

In deze blog gaan we in op de vierde randvoorwaarde: essentiële I-administraties op orde.

Download deze blogserie
I-governance: de 5 randvoorwaarden voor een succesvolle digitale transformatie

"*" geeft vereiste velden aan

Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.

Essentiële I-administraties op orde

Zonder een centraal actueel inzicht in al je IT-spullen, behoeften, prestaties, projecten, kosten en dergelijke kun je geen regievoeren over je I&A-werkzaamheden. Zo’n inzicht creëer je niet met allerlei door de organisatie verspreide Excelsheetjes. Daarom is het belangrijk dat je hiervoor een beperkt aantal administraties opricht, centraal beschikbaar maakt en actueel houdt. En dat je de relevante gegevens daaruit op een overzichtelijke manier beschikbaar maakt voor beslissers. Benoem voor iedere administratie de eigenaar.

Dit zijn essentiële I-administraties

Belangrijke administraties om je I-governance goed uit te kunnen voeren zijn:

CMDB / assetmanagement

Een overzicht van soft- en hardware, koppelingen, gegevensstromen, contracten, certificaten, licenties, etc. Plus wie deze gebruikt, wie de eigenaren zijn, waar de spullen zijn en zo door. Hiermee wordt het mogelijk hardware snel terug te vinden, levensfases van applicaties te monitoren (wanneer moeten systemen vervangen worden), impact van wijzigingen in te schatten (welke koppelingen zijn er) en bij bekende lekken in software snel te zien wat de impact ervan is voor jouw organisatie. Een voorbeeld van een applicatie waar dergelijke zaken in worden bijgehouden is Topdesk. Vaak is de service manager eigenaar van de CMDB.

Beleidsstukken I&A

Een overzicht van vigerend en te ontwikkelen beleid. Plus de beleidsstukken zelf of links ernaar. Publiceer deze centraal en overzichtelijk met de context erbij. Bijvoorbeeld op het intranet met een inleidende pagina met het doel en een samenvatting van de verschillende stukken. Maak ook duidelijk wie ervoor zorgt dat een bepaald beleidsstuk actueel blijft en wordt toegepast. De strategisch I-adviseur is de eigenaar van dit overzicht van beleidsstukken.

Risicobeheer en beveiliging

Met een actueel overzicht van je hard- en software kun je als organisatie tijdig upgrades uitvoeren en systemen of software vervangen. En je ziet gemakkelijker wat de impact is van een melding van de informatiebeveiligingsdienst. Als vervanging of updaten niet mogelijk is (bijvoorbeeld vanwege de kosten of koppelingen met andere applicaties), ontstaat er een lijst van verouderde en kwetsbare systemen. Identificeer en kwalificeer de risico’s die je daarmee loopt. Vul dit aan met de bekende risico’s in je (beveiligings)processen. Al die kwetsbaarheden en inschattingen van de risico’s meld je periodiek aan het bestuur en directie. Zij zijn ten slotte eindverantwoordelijk.

Portfolio

Een overzicht van alle nieuwe initiatieven, lopende projecten, programma’s en wie daarvan de eigenaar en projectleider zijn. Dit kun je aanvullen met informatie over de impact (zoals verwachte capaciteit die nodig is, kosten, opbrengsten, etc.) en verantwoordingsinformatie (voortgang in kwaliteit, tijd en geld). Agendeer dit portfolio-overzicht periodiek in een management- of directieoverleg, zodat zij weten welke behoeften er zijn en hoe de projecten lopen. De eigenaar van het portfoliomanagement is de i-adviseur. Voorbeelden van applicaties voor portfoliomanagement zijn Thinking Portfolio, MS Project en MS Planner.

Changelijst

Een overzicht van alle uitgevoerde, lopende en uit te voeren (niet standaard) wijzigingen (changes). Vaak zit dit overzicht in een service management systeem zoals Topdesk. Met een goed overzicht van alle wijzigingen kun je ze gecontroleerd uitvoeren en zorgen dat ze behapbaar blijven voor de organisatie. Vaak is een teamleider of senior functioneel beheerder eigenaar van de lijst. Samen met de applicatie-eigenaren gebruik je deze lijst om te prioriteren, te plannen en de impact van veranderingen te bepalen. Bespreek dit overzicht regelmatig met de beheerders en applicatie-eigenaren, zodat voor iedereen de verwachtingen duidelijk zijn.

Financiën

Een I&A-begroting (exploitatie en projecten) en een overzicht van de uitgaven dit jaar. Dit is vaak al ondergebracht in een financieel pakket, maar de ervaring leert dat een schaduwadministratie nuttig is om echt in control te zijn als I&A. Zodat je als afdeling continu weet waar je staat. Ons advies is daarbij te zorgen dat alle I&A-budgetten onder de afdeling I&A vallen. Anders mis je het complete overzicht en ontstaan er bovendien vaak discussies over wie wat betaalt. Geef een medewerker de taak om binnengekomen facturen te vergelijken met de begroting. Daar is de eindverantwoordelijke manager vaak te druk voor. Een gemiddelde gemeente kost dit al snel een dag in de week.

Contractadministratie

Een overzicht van afgesloten contracten, de resterende looptijden en een aanbestedingskalender. Het correct beheren van contracten, SLA’s en softwarelicenties is van cruciaal belang om leveranciers aan gemaakte afspraken te kunnen houden, te zorgen dat je je zelf aan gemaakte afspraken houdt, onverwachte kosten te vermijden en te voldoen aan wettelijke voorschriften.

Een goede contractadministratie helpt je met:

  • Juridische compliance: door contracten nauwkeurig te beheren, kun je als gemeente er beter voor zorgen dat je voldoet aan alle wettelijke en juridische vereisten. Dit vermindert het risico op geschillen, boetes en andere juridische problemen.
  • Kostenbeheersing: een goed overzicht van je contracten maakt het gemakkelijker om de financiële aspecten van je ICT-diensten te beheren. Hierdoor kun je als gemeente controleren of je de overeengekomen prijzen betaalt en vermijd je onnodige kosten.
  • Risicobeheer: contractadministratie helpt bij het identificeren van problemen en het nemen van maatregelen die verband houden met risico’s bij je leveranciers en dienstverleners.
  • Continuïteit van dienstverlening: goed beheerde contracten dragen bij aan de continuïteit van je ICT-diensten. Als de contracten duidelijke bepalingen bevatten met betrekking tot dienstverlening, ondersteuning en herstel, kun je ervoor zorgen dat er minimale onderbrekingen zijn in geval van problemen.
  • Onderhandelingspositie: een grondige kennis van je contracten en hun voorwaarden geven je een sterke positie bij het onderhandelen met leveranciers. Dit kan leiden tot gunstigere voorwaarden, prijzen en servicelevels.
  • Vendormanagement: door contractadministratie kun je effectief leveranciersbeheer uitvoeren. Denk aan het volgen en evalueren van de prestaties van een leverancier als basis voor je beslissing over verlenging of beëindiging van een contract.
  • Audit en rapportage: een goede contractadministratie vergemakkelijkt audits en rapportages. Dit is van cruciaal belang bij je verantwoording aan andere overheidsinstanties, belastingbetalers en belanghebbenden.
  • Efficiëntie: een gestroomlijnde contractadministratie bespaart tijd en moeite bij het opzoeken van contractuele informatie, het controleren van voorwaarden en het nemen van beslissingen over contractgerelateerde zaken.
  • Kennisbehoud: door contracten goed te documenteren en te beheren, behoud je waardevolle kennis, ook als er personeelswisselingen plaatsvinden.

Een goed beheer van je financiële middelen en risico’s

Al met al draagt effectieve contractadministratie van al je ICT-diensten, software en hardware bij aan een goed beheer van je financiële middelen en risico’s. En aan een betere dienstverlening. Dit is uiteindelijk cruciaal voor de efficiënte werking van je gemeente en het leveren van hoogwaardige diensten aan de gemeenschap.

Lees hier meer over de overige vier randvoorwaarden voor een succesvolle digitale transformatie:

  1. De juiste mensen aan boord
  2. Een vraaggestuurde organisatie
  3. Gestroomlijnde regieprocessen
  4. Essentiële I-administraties op orde
  5. Een passende overlegstructuur
Download deze blogserie
I-governance: de 5 randvoorwaarden voor een succesvolle digitale transformatie

"*" geeft vereiste velden aan

Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.

Meer informatie?

Stel je vraag aan Herman of Menno. Zij helpen je graag. Of laat een bericht achter in de chat.

Partner
Herman Hogendoorn
Medewerkers binnen de lokale overheid laten excelleren is de belangrijkste drijfveer in mijn werk. Voor deze publieksprofessionals ontwerp en implementeer ik verbetertrajecten. En inspireer, coach en train ik afdelingen, groepen en individuele medewerkers.
Pagina delen: