I-governance voor gemeenten #5: een passende overlegstructuur

I-governance en de randvoorwaarden voor een succesvolle digitale transformatie

De volgende vijf randvoorwaarden zijn essentieel voor een succesvolle digitale transformatie:

1. De juiste mensen aan boord
2. Een vraaggestuurde organisatie
3. Gestroomlijnde regieprocessen
4. Essentiële I-administraties op orde
5. Een passende overlegstructuur
   

In deze blog gaan we in op de vijfde randvoorwaarde: een passende overlegstructuur.

Een passende overlegstructuur

Om grip te krijgen op je digitale transformatie is onderlinge communicatie cruciaal. Ongetwijfeld wordt er nu ook al behoorlijk wat overlegd en vergaderd in je organisatie, maar vullen al die overleggen elkaar aan? Heb je een duidelijk beeld welke overleggen input geven aan elkaar, bijvoorbeeld om te zorgen dat de opgehaalde behoeften en wensen van de vakafdelingen ook daadwerkelijk bijdragen aan de besluitvorming? Met een samenhangende overlegstructuur maak je het gemakkelijker om de juiste keuzes te maken en bij te sturen op die momenten dat dit nodig is.

Afstemming van vraag en aanbod

In een I&A-overlegstructuur beschrijf je alle overleggen gerelateerd aan de I&A-afdeling. Samen dienen die overleggen ervoor te zorgen dat betrokken medewerkers, leidinggevenden en bestuurders elkaar geregeld ontmoeten. Dat verbetert de sturing op alle niveaus en helpt je vraag en aanbod van I&A-diensten beter op elkaar af te stemmen. Een bijkomend voordeel is dat dit ook het inzicht in I&A-vraagstukken vergroot bij de managers en bestuurders van je organisatie.

Voorspelbaarheid en duidelijkheid

Met een samenhangende overlegstructuur kun je ook duidelijk in beeld brengen welke vergaderingen leiden tot adviezen en in welke je besluiten neemt. Je kunt bovendien kritisch kijken of bepaalde overleggen geschrapt kunnen worden. Dit kan ook betekenen dat je in kleinere groepen gaat vergaderen. Een teleurstelling misschien voor bepaalde medewerkers, maar het voorkomt tijdverspilling door overleggen om te overleggen.

Zorg voor vervolg

Elk overleg heeft agendapunten nodig en die komen vaak uit een andere vergadering. Zorg ervoor dat de uitkomst (bijvoorbeeld: een besluit of opdracht) van het ene overleg in het volgende leidt tot vervolgacties. Er moet dus ook een logica zitten in het moment waarop de overleggen plaatsvinden. Als je weet dat de directie elke maand vergadert en je een week vooraf de stukken moet aanleveren, is het slim om je proces voor portfoliomanagement daarop af te stemmen.

Zorg voor overzicht

Geef per overleg aan:

• welke onderwerpen er worden behandeld;
• wat het doel per onderwerp is (beslissen, discussiëren of informeren/adviseren);
• wie erbij is;
• voor wie de uitkomst van de vergadering wel belangrijk is, maar aanwezigheid niet;
• wat de frequentie is.

Probeer ervoor te zorgen dat de overlegstructuur aansluit bij de bestaande PDCA- of beleidscyclus.

Een voorbeeld van een I&A-overlegstructuur

In het onderstaande voorbeeld van een I&A-overlegstructuur zijn alle essentiële overleggen uitgewerkt.

Afhankelijk van het onderwerp sluiten specialisten aan bij de diverse overleggen.

Houd het professioneel

Je overlegt om ervoor te zorgen dat alle medewerkers in de I&A-keten tijdig worden voorzien van de informatie die ze nodig hebben voor het succesvol uitvoeren van hun werk. Dat lukt alleen als je die overleggen professioneel aanpakt. Zorg daarom bijvoorbeeld bij ieder overleg voor een duidelijke agenda, inclusief per punt duidelijkheid waarom het op de agenda staat. Dat is lang niet altijd discussiëren, maar kan ook informeren zijn of beslissen na een discussie de vorige keer. Daarmee bespaar je veel vergadertijd, want je voorkomt discussies over onderwerpen waar je geen invloed op hebt of die je al eerder gevoerd hebt.

Lees hier meer over de overige vier randvoorwaarden voor een succesvolle digitale transformatie:

1. De juiste mensen aan boord
2. Een vraaggestuurde organisatie
3. Gestroomlijnde regieprocessen
4. Essentiële I-administraties op orde
5. Een passende overlegstructuur