Omgevingswet: train voldoende voor de marathon die 1 januari 2024 start

Onderwerpen in dit artikel:

• De Omgevingswet maakt het (eerst) complexer
• Na zo’n 7 jaar warmlopen gaat de marathon beginnen
• Zorg dat medewerkers klaar zijn voor de start
• Oefenen om je voor te bereiden op de start
• Quick-scan: haal je de minimumeisen?
• Serious games: doe alsof het al volgend jaar is
• Werkplaatsen: gestructureerd samen oefenen onder begeleiding
• Tests: breng je informatiestromen in kaart
• Extra energie met de start in zicht

De Omgevingswet maakt het (eerst) complexer

Van 26 wetten naar 1 wet. Eén omgevingsloket waar burgers en bedrijven alle zaken rond hun initiatieven kunnen regelen. Eén omgevingsplan voor gebieden waarvoor nu meestal nog vele verschillende bestemmingsplannen gelden. De Omgevingswet gaat voor zowel overheden als inwoners een hoop zaken eenvoudiger maken. Maar helaas niet gelijk op 1 januari 2024. Integendeel. Tijdens de overgangsfase de eerste jaren worden een hoop zaken voor medewerkers juist veel complexer dan nu.

Een overgangsfase

De Omgevingswet geeft overheden de tijd zich aan de nieuwe wet aan te passen. Dat moet ook wel, want anders zou de implementatie nog complexer worden. Het resultaat is echter dat je als medewerker de eerste jaren bijvoorbeeld vaak niet echt met één omgevingsplan, maar eigenlijk nog met tal van oude bestemmingsplannen te maken hebt. Of dat informatie die je nodig hebt om een integrale afweging te kunnen maken voor een beslissing nog over meerdere systemen verspreid staat.

Na zo’n 7 jaar warmlopen gaat de marathon beginnen

Maar complexer of niet, op 1 januari moet je als gemeente klaar zijn om te starten. Anders gezegd, na ruim zeven jaar warmlopen (de Omgevingswet werd op 22 maart 2016 door de Eerste Kamer aangenomen) gaat de marathon van het werken volgens de ideeën achter de Omgevingswet echt van start. Dit betekent dat je in ieder geval moet voldoen aan de minimumeisen, zoals bijvoorbeeld vergunningaanvragen kunnen afhandelen via het Omgevingsloket. Het betekent ook dat je werk moet gaan maken van die zaken waarvoor de wet je langer de tijd geeft, zoals de omzetting van het tijdelijk omgevingsplan naar het volledig omgevingsplan.

Van individuele training naar een teamprestatie

Belangrijk is dat je vanaf 1 januari met alle interne afdelingen en externe partners samen als een team moet gaan presteren. Want vanaf dan moet bijvoorbeeld het hele proces rond het aanvragen en beoordelen van vergunningen soepel en volgens de eisen van de Omgevingswet verlopen. Dat is dus vanaf het moment dat een inwoner wil praten over een initiatief tot het moment dat het bevoegd gezag vertelt onder welke afspraken hij of zij dat initiatief mag uitvoeren. Dit vraagt om een goede samenwerking en een feilloos werkende informatie-uitwisseling tussen afdelingen binnen en buiten je organisatie.

Terug naar boven

Zorg dat medewerkers klaar zijn voor de start

De afgelopen zeven jaar is er veel aandacht uitgegaan naar de techniek: hoe maak je je informatievoorzieningen klaar voor het Omgevingsloket en hoe sluit je die voorzieningen aan op het landelijk deel van het DSO? Maar om vanaf 1 januari vergunningaanvragen te kunnen ontvangen, je dienstverlening op peil te houden, omgevingsdocumenten te kunnen maken en zo door, moeten ook je medewerkers en processen er klaar voor zijn. Grofweg kun je de veranderingen waarmee medewerkers te maken krijgen, verdelen in drie onderwerpen: de wet, een andere manier van werken en het digitaal stelsel.

1. Kent iedereen de wet?

Uiteraard is het belangrijk dat medewerkers straks de inhoud van de Omgevingswet kennen. Daarbij gaat het niet zozeer om de wettekst zelf (die kun je altijd opzoeken), maar vooral wat de ideeën erachter zijn: een integrale benadering van de fysieke leefomgeving: één loket voor inwoners; niet meer “nee, tenzij”, maar “ja, mits”; snellere procedures; meer maatwerk en zo door. Hierbij hoort ook de overgang van tig bestemmingsplannen en verordeningen naar één omgevingsplan. En medewerkers moeten de structuur van de wet kennen. Zo staat in de Omgevingswet wat een milieubelastende activiteit is. En in het Besluit activiteiten leefomgeving (Bal) de regels van het Rijk voor die activiteiten. Met name het principe van de richtingaanwijzers in het Bal is belangrijk om te kennen.

2. Kan iedereen werken volgens de ideeën van de wet?

Snellere procedures, een integrale benadering, meer participatie door burgers en bedrijven; het klinkt allemaal mooi, maar zijn medewerkers ook in staat die ideeën in de praktijk te brengen? Voor de meeste medewerkers zal dit behoorlijk wennen zijn. De stap van beleidsadviseur naar adviseur fysieke leefomgeving is bijvoorbeeld veel meer dan alleen een verandering in de functienaam. Het is echt een heel andere rol. Je zult veel meer moeten gaan overleggen met initiatiefnemers en andere organisaties. Dat vraagt behoorlijk wat oefening. En goede afspraken over de samenwerking met ketenpartners.

3. Weet iedereen welke informatie waar staat?

Veel informatie over het fysiek domein staat straks in het Omgevingsloket. Maar zeker in de overgangsfase is het lonkend perspectief van één loket met alle regels op de kaart voorlopig nog geen realiteit. Dit betekent dat medewerkers straks niet alleen moeten weten hoe het Omgevingsloket voor ze werkt, maar ook welke informatie ze daarin kunnen vinden en voor welke gegevens ze voorlopig nog in andere bronnen moeten kijken.

Terug naar boven

Oefeningen om je voor te bereiden op de start

‘Snap je wat de Omgevingswet beoogt, weet je wat dit betekent voor jouw dagelijkse werkzaamheden en ben je daar op 1 januari klaar voor?’ Die vragen zou je aan jezelf als organisatie in zijn geheel moeten stellen en aan iedere medewerker individueel. Hieronder bespreken we enkele tools waarmee je antwoorden op die vragen vindt, op basis van je eigen dagelijkse praktijk. Daarbij besteden we veel aandacht aan het samen oefenen met je ketenpartners. Want vanaf 1 januari moet je als één overheid aan de slag. Daar kun je je niet individueel op voorbereiden. Dat vraagt om gezamenlijke training.

Quick-scan: haal je de minimumeisen?

We raden je aan duidelijk in kaart te brengen wat jouw organisatie al gereed heeft en wat je nog moet doen voor 1 januari. Dit kan bijvoorbeeld met een Quick Scan op basis van de 28 minimale acties die de VNG noemt. Zo voeren wij zo’n Quick Scan uit voor onze opdrachtgevers:

• We kijken naar je beleid, de aanschaf en aansluiting van systemen, het inrichten van nieuwe werkprocessen en het opleiden van medewerkers.
• De resultaten visualiseren we in de vorm van een ‘foto’. In één oogopslag zie je op welke gebieden je al voldoet en op welke niet.
• Daarnaast maken we duidelijk wie verantwoordelijk is voor de acties die je nog moet uitvoeren.
• En we maken een planning van die acties.

Klaar voor de start (VNG)

VNG biedt online de tool Klaar voor de Start aan. Ook daarmee kun je als gemeente in kaart brengen wat je nog moet doen. Er zijn 9 thema’s waarbinnen je vragen krijgt over gehaalde (of niet gehaalde) mijlpalen. Die thema’s zijn dienstverlening, processen, ketensamenwerking, technologie, mens, financiën, omgevingsplan, omgevingsvisie & programma en bestuurlijk. Heb je een mijlpaal nog niet gehaald? Dan kun je er een actie, actiehouder en opleverdatum aan koppelen. Zo ontstaat er een mooi overzicht van de zaken die je nog moet regelen.

Terug naar boven

Serious games: doe alsof het al volgend jaar is

Daarnaast raden we je aan in een aantal oefeningen gewoon eens te doen of het al volgend jaar is. Je krijgt een vraag van een initiatiefnemer en wat gebeurt er dan? Hoe pak je dat nu op? En hoe zou je dat volgend jaar moeten doen in de geest van de Omgevingswet. Betrek zeker ook initiatiefnemers bij deze oefeningen. Nodig bijvoorbeeld accountmanagers uit van bedrijven die veel initiatieven starten en loop samen door de initiatieffase en afhandelfase heen.

Escaperooms

Doen alsof het al volgend jaar is, kan prima in de vorm van een escaperoom. Daarin laat je bijvoorbeeld een inwoner contact opnemen met de wens een initiatief te starten. Deze aanvrager moet vervolgens samen met een of meerdere medewerkers uitzoeken op welke manier zijn initiatief past bij het beleid van je gemeente. Lukt dit binnen de afgesproken tijd? Dan kunnen ze met de sleutel (in de vorm van een positieve beschikking) de escaperoom verlaten.

Werkplaatsen: gestructureerd samen oefenen onder begeleiding

Een gestructureerde manier om als gemeente met samenwerkingspartners te oefenen zijn de werkplaatsen die het programma Aan de slag met de Omgevingswet en de VNG aanbieden. In een paar sessies met inhoudelijke en/of technische begeleiding ga je (samen met je ketenpartners) aan de slag met het omgevingsplan, samenwerking in de VTH-keten of andere implementatievragen.

Terug naar boven

Werkplaatsen over het omgevingsplan:

• Opstellen omgevingsplan (VNG) 
  Je oefent met de juridische en technische kant van het omgevingsplan. Denk aan het opstellen van regels, het maken van annotaties en toepasbare regels en het publiceren van de regels in het DSO.
• Eerste wijzigingsbesluit (VNG)
  Je denkt na over strategische keuzes voor het eerste wijzigingsbesluit voor je omgevingsplan. En je gaat aan de slag met het schrijven van de tekst. Je oefent ook met het aanleveren van de wijziging aan de LVBB.
• Grip op Omgevingsplan (Aan de slag met de Omgevingswet)
  Je leert meer over het omgevingsplan. En hoe je met toepasbare regels de dienstverlening van je gemeente vergroot. Doel is een betere gesprekspartner te worden voor adviesbureaus op dit vlak. Deze werkplaats is dan ook voor gemeenten die hun omgevingsplan niet zelf kunnen of willen wijzigen en dit uitbesteden.

Werkplaatsen over samenwerken in de VTH-keten:

• Samenwerking in de VTH-keten (Aan de slag met de Omgevingswet)
  Je oefent in je regio met de samenwerking en het DSO rond vergunningverlening, toezicht en handhaving.
• Werkplaatsen VTH met je netwerk (VNG)
  De VNG heeft verschillende werkvormen waarin gemeenten en omgevingsdiensten in een of meerdere sessies onder begeleiding de VTH-keten onder de loep nemen. Doel is bijvoorbeeld om allerlei ketenpartners bij elkaar te brengen. En te kijken wat er gebeurt als iemand een initiatief wil starten. Via welke kanalen kan dat straks? Wanneer wordt welke organisatie in de keten erbij betrokken? Welke informatie heb je daarvoor van elkaar nodig? Op welk moment? Hoe? Welke kwaliteit moeten producten hebben? En wat moet er hiervoor nog aan ICT geregeld worden?
• Werkplaatsen VTH voor je eigen processen (VNG)
  Doorloop met een trainer stap-voor-stap één van de drie VTH-processen in je organisatie: initiatieven, behandelen of toezicht en handhaving.

Werkplaatsen voor andere implementatievragen:

• Interbestuurlijke werkplaats met eigen casus (Aan de slag met de Omgevingswet)
• Voor iedere andere implementatievraag die je samen met ketenpartners wilt uitwerken en oplossen. Bijvoorbeeld:
  • het testen van de samenwerkingsafspraken in de regio en het oefenen ermee;
  • het maken van toepasbare regels (vragenbomen) voor in het Omgevingsloket;
  • het oefenen met een omgevingsverordening.

Terug naar boven

Tests: breng je informatiestromen in kaart

In de overgangsfase van de Omgevingswet is veel informatie nog versnipperd. Er zijn landelijke voorzieningen en allerlei lokale databases. Je hebt vaak informatie uit meerdere bronnen nodig om integrale afwegingen te kunnen maken. Dat lukt alleen als je weet welke informatie waar staat. Ook dit kun je prima testen via een serious game: schiet een aanvraag in en kijk wat er gebeurt. Welke informatie heeft een medewerker nodig om een aanvraag volgens de Omgevingswet te beoordelen en lukt het hem of haar die informatie boven tafel te krijgen?

Het beheer van je informatiestromen

Leg niet alleen vast wat waar te vinden is, maar ook hoe je die informatie presenteert en beheert. Speciale aandacht verdient het beheer van het omgevingsplan. Hoe ga je bijvoorbeeld om met mutaties hierin? Al deze aandacht voor de complexe informatievoorziening onder de Omgevingswet is nadrukkelijk niet alleen een technische uitdaging. Het betekent ook voor de beheerders van je systemen een andere manier van denken en werken. Een verandering waarin je die medewerkers dus ook zult moeten begeleiden.

VTH Inregeltest

Met de VTH Inregeltest zie je snel en gestructureerd of je VTH-software, in combinatie met het DSO-LV, klaar is voor de Omgevingswet. Een testrobot schiet verschillende vergunningaanvragen in bij het Omgevingsloket. Jij ziet vervolgens of je de juiste informatie, op de juiste plek, op de juiste manier binnenkrijgt. Op basis daarvan kun je ook beoordelen of de werkprocessen kloppen, binnen je eigen organisatie en in de keten.

Werkplaats DSO-keten

Wil je de hele DSO-keten van je gemeente onder de loep nemen? Van het maken van een omgevingsplan tot het afhandelen van een vergunningaanvraag of melding? Voer dan een Werkplaats DSO-keten van VNG uit. Daarin doorloop je samen met je (software)leveranciers en ketenpartners de volledige digitale keten. Zo zie je wat er nog niet werkt en kun je nu nog afspraken maken hoe je dat voor 1 januari gaat oplossen.

Terug naar boven

Extra energie met de start in zicht

Samen met leveranciers kijken wat technisch al werkt en wat nog niet. Met ketenpartners afspraken maken over nieuwe processen en de manier waarop informatie wordt uitgewisseld. Medewerkers laten wennen aan die nieuwe processen en nieuwe informatiesystemen. Het zijn drie belangrijke redenen de voorbereiding op de inwerkingtreding van de Omgevingswet flink op te schroeven. Door samen te oefenen kun je concrete actielijsten opstellen voor die zaken die je nog moet regelen. Bovendien zien we in de praktijk dat die oefeningen veel energie losmaken bij medewerkers. En die energie hebben ze zeker nodig als ze straks, na zeven jaar warmlopen, eindelijk van start mogen.