Probleemstelling

Een aantal gemeenten werkt samen met een ICT-partner in een gemeenschappelijke regeling. Daarin hebben ze een aantal taken op het gebied van bedrijfsvoering ondergebracht. Hiermee willen ze kwetsbaarheden verminderen, de kwaliteit van de bedrijfsvoering verbeteren, de continuïteit van de bedrijfsvoering beter borgen en de kosten verminderen. Dit vraagt om een verdergaande digitalisering (click, call, face), een vergroting van de zelfwerkzaamheid, harmonisatie van bedrijfsvoering, meer zelfsturing en de standaardisatie van werkprocessen en applicaties.

Opdracht

Stel een I&A-visie op, waarmee we de I&A-organisatie en ICT van de samenwerking kunnen inrichten ter ondersteuning van de doelstellingen van de gemeenten. Belangrijke onderdelen daarvan zijn het ondersteunen van samenwerken en de harmonisatie van processen en applicaties.

Impactanalyse

Als start hebben we met een van de omgevingsdiensten een impactanalyse gemaakt voor twee kerntaken: vergunningverlening en handhaving. We brachten onder andere in kaart welke persoonsgegevens daarvoor worden verwerkt en de wijze waarop die worden gedeeld en gepubliceerd. De resultaten van deze impactanalyse hebben we gebruikt tijdens de bewustwordingssessies.

Aanpak

We zijn gestart met sessies waarin we de deelnemers meer inzicht gaven in de veranderingen die de komende tijd op gemeenten afkomen. Vervolgens hebben we samen met de opdrachtgever negen thema’s benoemd die van belang zijn voor de organisatie en de I&A-ontwikkeling. Deze thema’s hebben we in een aantal workshops samen met management, medewerkers, colleges en ICT- en I&A-teams verdiept. Op die manier hebben we zowel de landelijke als lokale ambities samengebracht en vertaald naar een I&A-visie.

Resultaat

Een I&A-visie, waarmee de samenwerking een moderne ICT-omgeving kan opzetten en die de gemeenten helpt hun ambities waar te maken. Dat eindproduct hebben we in een sessie met de werkvorm World Café getoetst bij alle betrokkenen. Vervolgens hebben we op basis van feedback uit die sessie de I&A-visie aangescherpt en aangeboden aan de opdrachtgever.

Lees hier de case over de het ontwikkelen van een I-visie bij de gemeente Noordwijk.