Prosci: de menskant van verandering

Geen adoptie? Beperkt rendement!

Een implementatie van een nieuw zaaksysteem. De digitalisering van processen. De introductie van Office 365. Het doorvoeren van een organisatiewijziging. Het succes van dit soort trajecten staat of valt met de vraag of medewerkers de verandering adopteren en er daadwerkelijk mee aan de slag gaan. Is dit niet zo en maken medewerkers maar beperkt gebruik van de nieuwe oplossing? Dan haal je minder rendement uit jouw veranderinspanningen. Of je moet extra investeren om de adoptiegraad alsnog te verhogen.

Op weg naar een wendbare organisatie? Vergroot je verandervermogen!

Een project is niet geslaagd als gebruikers de verandering die daarbij hoort niet omarmen. Vandaar dat gebruikersadoptie bij ieder project een belangrijke plaats hoort in te nemen. Gemeenten hebben momenteel echter met zoveel (technische, wettelijke en maatschappelijke) veranderingen te maken dat aandacht per project voor gebruikersadoptie niet meer voldoende is. Het is tijd het verandervermogen van je organisatie in zijn geheel te vergroten.

Lees meer

Prosci methode

Het is dus belangrijk dat je de menskant van de verandering niet vergeet. De methoden van Prosci kunnen ook lokale overheden daarbij helpen. Prosci is een organisatie die sinds 1994 verandermanagement onderzoekt. Hun centrale vraag: hoe zorg je dat medewerkers een verandering omarmen, internaliseren en volhouden? Ze richten zich daarbij op het vergroten van de interne kwaliteiten van organisaties op het gebied van verandermanagement.

Twintig jaar onderzoek

De afgelopen twintig jaar heeft Prosci tien grote studies uitgevoerd. Daar deden wereldwijd vanuit allerlei sectoren zo’n 6000 deelnemers aan mee. 80% van de Fortune 100-bedrijven neemt deel aan of gebruikt een Prosci methode bij verandermanagement. Deelnemers wordt iedere twee jaar gevraagd naar het succes van hun veranderingen en de gehanteerde aanpak daarbij. Dat kunnen veranderingen zijn op het gebied van processen, systemen, organisatie, takenpakketten, etc.

Een gestructureerde veranderaanpak

Een belangrijke constatering van al het onderzoek door Prosci is dat er een duidelijke relatie bestaat tussen een gestructureerde veranderaanpak en het gebruik van een oplossing door medewerkers. Hoe beter men de menskant van een verandering aanpakt, hoe groter het percentage medewerkers dat daadwerkelijk met de oplossing aan de slag gaat.

ADKAR: Doet iemand mee of niet?

Op basis van de onderzoeksresultaten ontwikkelt Prosci generieke producten die organisaties helpen bij hun verandermanagement. Een van die producten is ADKAR. ADKAR is een afkorting van de verschillende fasen die een individu doorloopt bij een verandering:

Awareness

Bewustzijn dat de verandering noodzakelijk is. Begrijpt iemand waarom een verandering nodig is? Dit vraagt communicatie van het management over de redenen dat er een verandering komt en het risico van niet-veranderen. Hierbij horen ook persoonlijke gesprekken tussen de direct leidinggevenden en medewerkers, waarin ze duidelijk en eerlijk vertellen wat de verandering voor iemand betekent.

Desire

Verlangen om de verandering te steunen en eraan deel te nemen. Wil iemand uit zichzelf graag aan de verandering deelnemen? Als medewerkers nog weerstand tonen, is het belangrijk om samen met die medewerkers te onderzoeken wat de oorzaak van die weerstand is. En om te kijken wat er nodig is om belemmeringen die medewerkers voelen, weg te nemen.

Knowledge

Kennis over hoe te veranderen. Weet iemand wat er gaat veranderen en wat dit betekent voor zijn of haar dagelijks werk? Trainingen, workshops, inspiratiesessies en dergelijke helpen medewerkers een beeld te vormen van wat de veranderingen voor hun werkzaamheden gaan betekenen en wat daarbij van hen gevraagd wordt.

Ability

De verandering inpassen in het eigen werk. Heeft iemand de vaardigheden om de nieuwe werkwijzen in te passen of een nieuw systeem te gebruiken? Maar ook: zijn de omstandigheden op de werkvloer zodanig dat medewerkers de werkzaamheden daadwerkelijk op een nieuwe manier kunnen (leren) uitvoeren? On-the-job training, werkplekhulp, coaching door direct leidinggevenden en troubleshooting zijn belangrijke hulpmiddelen in deze fase.

Reinforcement

Volhouden van de verandering en successen vieren. Krijgt iemand voldoende positieve feedback om de verandering tot een nieuwe gewoonte te maken? Dit vraagt onder andere om communicatie vanuit directie en direct leidinggevenden waarin duidelijk is dat de verandering blijft. Individuele coachingsessies kunnen helpen om gaten tussen de gewenste en de huidige situatie te dichten.

Help! De 5 grootste valkuilen tijdens verandertrajecten

Er is enorm veel informatie te vinden over succesvol veranderen. Toch blijft het in de praktijk altijd een lastig proces. We zien dat organisaties vaak in dezelfde valkuilen trappen. Welke zijn dat? En hoe kun je voorkomen dat jou hetzelfde overkomt?

Lees meer

Individuele benadering

Het uitgangspunt achter ADKAR is een individuele benadering van medewerkers, veelal uitgevoerd door de direct leidinggevenden. Zo wordt iedere medewerker gevraagd naar een score tussen 1 en 5 op de verschillende ADKAR-punten. Een score beneden de 4 betekent een ‘onvoldoende’ en dan is er werk aan de winkel. Want als een fase ‘onvoldoende’ scoort, kun je ervan uitgaan dat de volgende fasen stroever zullen verlopen. Daarom is het belangrijk iedere fase eerst goed te doorlopen. En dit per individu. Iedere medewerker staat er anders voor. En het kost iedere medewerker, afhankelijk van zijn of haar achtergrond, een andere inspanning om een fase te doorlopen.

Gecertificeerd voor Prosci methode

Voor verandertrajecten waarbij we als Quarant betrokken zijn, geldt dat we ze pas als succesvol zien als voldoende medewerkers de veranderingen omarmen en uitvoeren. Hiervoor gebruiken we onder meer de Prosci methoden, inclusief ADKAR.Onze verandermanagers zijn gecertificeerd voor Prosci en helpen je graag verder.