Help! De 5 grootste valkuilen tijdens verandertrajecten
Er is enorm veel informatie te vinden over succesvol veranderen. Toch blijft het in de praktijk altijd een lastig proces. We zien dat organisaties vaak in dezelfde valkuilen trappen. Welke zijn dat? En hoe kun je voorkomen dat je hetzelfde overkomt?
Gebrek aan verwachtingsmanagement, monitoring en bijsturing
Bij projecten gaat er vaak veel tijd in de voorbereiding en het projectmanagement zitten. Er is een opdrachtgever, er zijn duidelijke doelen, een planning, acties, budget en een projectteam. Iedereen binnen dit projectteam is enthousiast en weet wat er gaat gebeuren, waarom, wanneer en hoe. Maar weten medewerkers en andere stakeholders dit ook? Helaas schiet dat verwachtingsmanagement er vaak bij in. Daarnaast ontbreekt het vaak aan monitoring en bijsturing gedurende het project. Hieronder vertellen we je welke valkuilen kunnen ontstaan. En welke vragen je jezelf kunt stellen om meer grip op veranderingen kunt krijgen.
1. Geen duidelijke rol voor de opdrachtgever
Een opdrachtgever heeft een belangrijke rol in het project. Hij of zij moet het belang van het project uitdragen in de organisatie. Dit is niet de taak van de projectleider, maar van een afdelingshoofd, een directeur of de gemeentesecretaris. Uit onderzoek van Prosci, een organisatie die verandermethoden wetenschappelijk onderzoekt, blijkt dat medewerkers het liefst door een (hogere) leidinggevende op de hoogte worden gesteld over een organisatieverandering.
Prosci: de menskant van verandering
Kent de opdrachtgever zijn rol?
Als het goed is, heeft jouw project een opdrachtgever. Het is belangrijk dat hij of zij niet alleen in het begin zijn of haar gezicht laat zien, maar dit ook op een structurele basis blijft doen gedurende het project. Begrijpt jouw opdrachtgever het belang daarvan? En maakt hij of zij daar ook voldoende tijd voor vrij?
Kun je de opdrachtgever helpen?
Zorg in de voorbereiding van het project voor duidelijkheid over de rol en de daarbij behorende acties en tijdsbesteding van een opdrachtgever. Een voorbeeld is een vaste plek in het communicatieplan. Of plan alvast momenten in waarop de opdrachtgever bij informatiesessies en andere activiteiten aanwezig is. Leg uit dat hij of zij niet alleen bij de start belangrijk is, maar dat zijn of haar rol tijdens het verloop van het project intensiever kan worden als dat nodig is voor optimaal succes. Leg hem of haar ook uit waarom zijn of haar rol zo belangrijk is. Op deze manier weet de opdrachtgever vooraf wat van hem of haar wordt verwacht. Ook bij de communicatie kun je de opdrachtgever ondersteunen. Door hem of haar erop te attenderen dat er een communicatiemoment is of door de berichten voor hem of haar te schrijven.
2. ‘Het waarom’ verwatert
Voordat een project begint, is er meestal veel aandacht voor ‘het waarom’. Helaas zien we vaak dat die aandacht gedurende het project verwatert. Het waarom wordt in ieder geval minder fervent uitgedragen. Het is daardoor maar de vraag of medewerkers op het moment dat de veranderingen concreet voor ze worden, de noodzaak daarvan nog duidelijk voor ogen hebben. Herhaal daarom ‘het waarom’ regelmatig in jouw communicatie-uitingen en besteed er zeker bij trainingen en informatiesessies aandacht aan.
Vertel je ook ‘het waarom’ van aanpassingen aan het project?
Je kunt niet alles voorzien. Zeker bij grote projecten is het daardoor soms nodig aanpassingen te maken. Bijvoorbeeld door de planning te veranderen. Ook dan is het belangrijk dat je niet alleen vertelt dat er aanpassingen zijn, maar ook waarom die er zijn. Koppel dit altijd weer aan de doelen van het project. Medewerkers kunnen dan hun verwachtingen bijstellen en houden de doelen voor de lange termijn in het oog.
3. De communicatie is niet effectief
Het is belangrijk om te monitoren of de communicatiemiddelen die je inzet, ook bijdragen aan je beoogde doelen. Een voorbeeld is het organiseren van een informatiebijeenkomst waar je vertelt dat het project vertraagd is. Het doel van deze bijeenkomst is te zorgen voor begrip bij medewerkers. Dat lijkt te lukken, want tijdens de sessie knikt iedereen ‘’ja’’. Maar helaas, eenmaal terug op de werkplek praat men voornamelijk negatief over het project. Een ander voorbeeld is het delen van informatie op social intranet. Het plaatsen van een berichtje betekent nog niet dat de boodschap bij iedereen tussen de oren terechtkomt.
Zet je je sponsors voldoende in bij de communicatie?
Voor jouw communicatie zijn de sponsors van jouw project cruciaal. De opdrachtgever is een sponsor, maar denk ook aan directieleden, MT-leden, teamleiders, projectleiders, andere leidinggevenden of andere medewerkers die hun enthousiasme voor een verandering op hun collega’s weten over te dragen. Sponsors zijn niet alleen belangrijk om jouw boodschap over te brengen, ze zijn ook een belangrijke bron van informatie voor je. Wat horen zij bij vergaderingen en in de wandelgangen? Vraag er actief naar en neem alle geluiden serieus.
Sponsors: essentieel voor succesvolle veranderingen
Heb je voldoende aandacht voor iedere medewerker?
Daarnaast is het belangrijk dat van iedere medewerker bekeken wordt hoever hij of zij is in het proces van adoptie van de verandering. Immers, je kunt een medewerker wel een passende opleiding aanbieden, maar als hij of zij het doel van een verandering niet ziet, zal het effect niet optimaal zijn. Deze individuele benadering kost veel tijd. En daarvoor zijn sponsors dan ook weer belangrijk.
4. De planning past niet bij de praktijk
Tussentijdse monitoring en bijsturing van een project is van groot belang. Niet alleen voor eventuele technische zaken, maar zeker ook voor het opleiden van medewerkers. Stel, een project heeft zestien weken doorlooptijd met in de veertiende week de opleidingen van medewerkers. Vervolgens blijkt in week dertien dat het project uitloopt naar vijfentwintig weken. Dan is de veertiende week niet meer het ideale tijdstip voor de opleidingen, omdat de tijd tussen opleiden en de praktijk te ver uit elkaar komt te liggen.
Ben je flexibel genoeg in jouw planning en activiteiten?
In bovenstaand voorbeeld probeer je uiteraard eerst de training te verplaatsen. Maar dit is om praktische redenen niet altijd mogelijk. In dat geval is verwachtingsmanagement weer cruciaal. De training kan doorgaan, maar vertel in de training duidelijk wat de uitstelperiode is en waarom deze er is. Zorg er verder voor dat er in de laatste week voor de ingang van het nieuwe systeem opfris- of aanvullende trainingen zijn. Dit kost geld en tijd. Het kost echter ook geld en tijd als een nieuw systeem live gaat, terwijl medewerkers niet weten hoe zij dit in de praktijk moeten toepassen.
5. Weerstand wordt genegeerd
In de literatuur gaat de term veranderen bijna altijd samen met weerstand. De kans is groot dat je weerstand als iets negatiefs ervaart. Als een onnodige hobbel, gecreëerd door vervelende mensen, in een project dat je zo na aan het hart ligt. De kans hierop is nog groter als de argumenten voor de weerstand in jouw ogen ongegrond zijn.
Hoe verminder je weerstand?
Het is belangrijk te achterhalen waarom er weerstand is. Weerstand kan ontstaan door angst, onzekerheid, onwetendheid, etc. Verschillende oorzaken vragen uiteraard om verschillende reacties om de weerstand weg te nemen. Je zult dus zelf, of via sponsors, het gesprek moeten aangaan met medewerkers en je daarbij daadwerkelijk moeten inleven in de ander. Want wat voor je een hobbeltje is, kan voor een ander een enorme berg zijn. Als je dat niet respecteert, zul je jouw medewerkers moeilijk meekrijgen in een verandering.
Weerstand te lijf met informatie, quick wins en gebruikersadoptie
Profiteer je van weerstand?
Er is nog een reden om weerstand goed te onderzoeken. Want weerstand ontstaat vaak bij mensen die zich erg verbonden voelen met de organisatie. Onderschrijven die medewerkers ‘het waarom’ van de verandering, maar bieden ze toch veel weerstand bij de veranderingen die je wilt doorvoeren? Dan is het goed kritisch te kijken naar jouw project. Is het tempo niet te hoog? Sluit het project aan bij andere projecten of zitten ze elkaar in de weg? Hebben medewerkers wel de juiste kennis en vaardigheden om een verandering te adopteren? Door de oorzaak van weerstand te onderzoeken, kun je dit soort obstakels vaak op tijd opsporen en acties ondernemen om ze weg te nemen. Het helpt je jouw project succesvoller te maken.
Wil je meer weten over succesvol veranderen?
Stel je vraag aan Job. Of laat een bericht achter in de chat.
