De Omgevingswet: hoe houden we de moed erin?
En toen werd de inwerkingtreding van de Omgevingswet opnieuw uitgesteld. Vooralsnog tot 1 juli 2023. Een besluit waardoor in het land veel energie uit allerlei implementatieprojecten dreigt te lopen. En dat is jammer. Want bij veel gemeenten (en andere overheden) is er nog genoeg te doen om straks op tijd klaar te zijn. En het mooie is: van veel van die werkzaamheden pluk je direct de vruchten, zelfs voordat de Omgevingswet in werking is getreden. Merk je dat de motivatie in jouw organisatie minder wordt? Met de volgende acties houd je de moed erin!
Samenwerking zorgt voor betere balans tussen beschermen en benutten
Onder de Omgevingswet wordt het voor medewerkers van een bevoegd gezag makkelijker te zien of initiatieven op een bepaalde plek in balans zijn met elkaar. En of ze passen bij de visie voor het beschermen en benutten van de fysieke leefomgeving op die plek. Of beter nog: op welke manier die twee elkaar kunnen versterken. Om integrale afwegingen te kunnen maken moet je als medewerker meer dan nu over de grenzen van je eigen vakgebied heen kijken. En zowel binnen je organisatie als erbuiten meer de samenwerking zoeken met andere vakspecialisten. Uit de praktijk blijkt overigens dat samen bedenken hoe iets wél kan veel energie geeft.
Omgevingswet: zo gebruik je de extra tijd nuttig
Integrale besluitvorming is altijd een goed idee
De omgevingstafel is een methodiek om complexe initiatieven goed te begeleiden en de juiste integrale afwegingen te maken. De basis is een vergaderstructuur waarbij de initiatiefnemer, vergunningverlener en ketenpartners samen in gesprek gaan. Het doel van zo’n gesprek is met elkaar kijken hoe een initiatiefnemer zijn of haar plannen het beste kan uitvoeren. Dat gaat dus verder dan afvinken of de initiatiefnemer overal aan heeft gedacht en de juiste dingen heeft geregeld. Als je de omgevingstafel goed inricht, heb je in minder tijd een veel beter integraal besluit. Straks onder de Omgevingswet, maar ook nu kun je met deze methodiek al prima aan de slag.
De omgevingstafel als een visitekaartje
De omgevingstafel is nieuw voor veel gemeenten. Bovendien vraagt het een andere manier van denken en andere competenties van medewerkers. Daarom is het verstandig hier op tijd mee te oefenen. Vraag begeleiding van mensen die er ervaring mee hebben. Huur bijvoorbeeld acteurs in om de rol van initiatiefnemer te spelen. Ze kunnen de manier waarop ze worden behandeld vaak goed spiegelen. Dat is geweldig. Je ziet dan hoe je met aandacht voor gesprekstechnieken en een heldere vergaderstructuur, de wederzijdse interactie enorm kunt verbeteren. Je krijgt concrete handvatten waarmee je het verschil kunt maken, zoals initiatiefnemers eerst even welkom heten, geruststellen en uitleggen wat er gaat gebeuren. Dit alles draagt ertoe bij dat initiatiefnemers de gemeente als een prettige samenwerkingspartij ervaren die waar mogelijk meedenkt en meehelpt.
Laat je ondersteunen
Het is sowieso verstandig om bij de implementatie van de Omgevingswet veel gebruik te maken van de ondersteuning en hulpmiddelen die er zijn. Bijvoorbeeld de VTH Inregeltest. Daarmee zie je snel en gestructureerd of je VTH-software, in combinatie met het DSO-LV, klaar is voor de Omgevingswet. Een testrobot schiet de verschillende vergunningaanvragen in bij het Omgevingsloket. Jij ziet vervolgens of je de juiste informatie, op de juiste plek, op de juiste manier binnenkrijgt. Op basis daarvan kun je ook beoordelen of de werkprocessen kloppen, binnen je eigen organisatie en in de keten. Zo’n test is overigens nadrukkelijk geen examen voor je applicatiebeheerders, maar juist een hulpmiddel om eventuele blinde vlekken op tijd inzichtelijk te maken en op te lossen.
Regelanalist: nieuwe rol in het uitvoeringshart van de Omgevingswet
Doe mee aan ketendagen, oefensessies en werkplaatsen
Ook ketendagen, oefensessies en werkplaatsen leveren je veel informatie en concrete actiepunten op. Bijvoorbeeld de oefensessies van de werkplaats Dierenpension, een praktijkcasus waarbij de hele keten aan bod komt. In vier of vijf sessies zien de deelnemers hoe het omgevingsloket werkt voor enkelvoudige en meervoudige aanvragen en hoe je op een prettige manier kunt samenwerken. Er is ook aandacht voor wat exotischere zaken als de coördinatieregeling en magneetactiviteiten.
Ervaar concreet hoe het wordt
Zo’n werkplaatssessie maakt de komst van de Omgevingswet heel concreet voor medewerkers. Eerst zien ze hoe het Omgevingsloket werkt voor de initiatiefnemer, in dit geval bij de aanvraag van activiteiten voor de bouw van een dierenpension. Daarvoor wil een initiatiefnemer bijvoorbeeld een boom kappen, een gebouw uitbreiden, een inrit aan een provinciale weg maken en afvalwater lozen op een watertje waar het waterschap over gaat. Door deze fictieve casus systematisch te doorlopen ervaren de deelnemers hoe het DSO werkt en zien ze hoe wezenlijk anders dat is vergeleken met de wereld van nu.
Experimenteer met de knoppen waaraan je kunt draaien
Ook de kant van de vergunningverlener komt aan bod tijdens de werkplaatssessies. In de werkplaatsessies leer je hoe je toepasbare regels kunt aanpassen en wat medewerkers en initiatiefnemers vervolgens op het Omgevingsloket te zien krijgen. Omdat de meeste gemeenten inmiddels ook toegang hebben tot hun software voor toepasbare regels, kun je op basis van die inzichten zelf gaan experimenteren met je eigen situatie. Begin klein. Veel gemeenten bouwen eerst de huidige aanvraagformulieren voor de topactiviteiten in het OLO grotendeels na. Nadat ze daarmee ervaring hebben opgedaan, gaan ze deze stapsgewijs verbeteren.
Doe het samen
Ook voor de toepasbare regels is het belangrijk dat je samenwerkt met je ketenpartners om te zorgen dat ze op elkaar zijn afgestemd. Wat betreft regels en wetgeving, maar bijvoorbeeld ook wat betreft de termen op het vragenformulier. Want het kan voor een initiatiefnemer erg verwarrend zijn als hij vragen krijgt over zowel een ‘inrit’, ‘uitrit’ als ‘uitweg’ terwijl daar iedere keer hetzelfde mee wordt bedoeld. En dit is dan nog een term waarbij je je een concrete voorstelling kunt maken.
Net op tijd opleiden voor de Omgevingswet is veel te laat
Praktische handvatten en concrete actielijsten
Concreet zien hoe het Omgevingsloket werkt. Zelf ervaren waarop je invloed kunt uitoefenen. Samen met vakgenoten en ketenpartners daarover spreken. Het zijn, naast alle inhoudelijke kennis die je krijgt, drie belangrijke redenen bezig te gaan en te blijven met alle beschikbare vergadermethodieken, hulpmiddelen en ketensessies. Door samen te oefenen en de materie te doorleven, krijg je praktische handvatten en actielijsten om mee aan de slag te gaan. Dat gaat dan om dingen die je moet regelen, maar ook vragen die je moet stellen aan je leveranciers, juristen en zo door. We zien in de praktijk dat medewerkers van die actielijsten veel energie krijgen omdat zij hiermee concreet aan de slag kunnen.
De Omgevingswet is te groot voor één brein
Bij dit alles blijft het belangrijk te beseffen dat de Omgevingswet zo allesomvattend is dat eigenlijk niemand alle antwoorden heeft. Door samen te werken kom je niet alleen verder, maar ga je als het gaat om de Omgevingswet ook nog eens sneller. Van belang daarbij is wel dat je zorgt voor een sfeer waarin het prima is dat iemand soms iets niet weet. Accepteer dat van degenen waarmee je samenwerkt, maar ook van jezelf. Je hebt elkaars kennis en ervaring echt nodig. Alleen dan kun je effectief werken aan een integrale besluitvorming voor het beschermen en benutten van de fysieke leefomgeving.
Marleen Duinkerken is consultant bij Quarant en DSO-expert bij het Ministerie van BZK. In beide rollen helpt ze gemeenten bij de implementatie van de Omgevingswet. Bijvoorbeeld door ketendagen en werkplaatssessies te begeleiden.
Heb je vragen over de implementatie van de Omgevingswet?
Stel ze aan Marleen. Of laat een bericht achter in de chat.
