In 7 stappen een communicatieplan voor de Woo
De Wet open overheid (Woo) heeft als doel overheden transparanter te maken. Als gemeente moet je bijvoorbeeld (stapsgewijs) steeds meer informatie actief gaan delen. Hiervoor moet je niet alleen je processen aanpassen, maar ook zorgen dat alle medewerkers de ‘open tenzij’-gedachte omarmen. Dat is een ware cultuuromslag. Om die te laten slagen, is een goed communicatieplan essentieel. Hoe pak je dat aan?
In 7 stappen een perfect communicatieplan
Met de volgende 7 stappen kun je voor bijna alle projecten een geschikt communicatieplan opstellen:
- Breng de doelgroepen in kaart
- Stel communicatiedoelen op
- Formuleer je communicatieboodschap
- Bepaal je communicatiemiddelen
- Maak een creatief concept
- Zorg voor houvast door middel van een contentkalender
- Blijf evalueren
Hieronder lees je per stap wat deze concreet inhoudt voor de implementatie van de Woo.
De do’s en don’ts bij de implementatie van de Woo
1. Breng de doelgroepen in kaart
Bij de implementatie van de Woo heb je met verschillende doelgroepen te maken. Denk hierbij aan inwoners, ondernemingen, de raad, het college en het ambtelijk apparaat. Begin je communicatieplan met een uitwerking van deze doelgroepen. Wie zijn het en wat kenmerkt ze? Denk hierbij aan demografische gegevens, geografische gegevens et cetera. Hoe specifieker je de doelgroepen omschrijft, hoe gerichter je ze kunt benaderen.
2. Stel communicatiedoelen op
Wanneer je je doelgroepen in kaart hebt gebracht, kijk je wat je bij iedere groep wilt bereiken. Wil je ze informeren, iets veranderen in hun houding en/of iets veranderen in hun gedrag?
Kennis, houding en gedrag
Inwoners wil je waarschijnlijk vooral vertellen dat je meer informatie actief openbaar gaat maken en waar ze die informatie kunnen vinden. Medewerkers wil je dat ook vertellen uiteraard, maar je wilt tegelijkertijd dat ze een positieve houding aannemen tegenover de Woo. Bovendien wil je dat medewerkers zich ervan bewust zijn dat ook door hen opgestelde documenten openbaar gemaakt kunnen worden. Daarmee moeten ze dus rekening houden bij het schrijven.
Trapsgewijs en meetbaar
Communicatiedoelen werken trapsgewijs. Wil je dat mensen hun gedrag veranderen, dan moet je eerst zorgen dat ze positief over een onderwerp denken. En de basis voor zo’n positieve houding is de juiste kennis. Hoe ‘hoger’ je doelstelling voor een bepaalde groep is, hoe meer tijd en energie je in de communicatie naar die groep moet steken. Maak verder je communicatiedoelen meetbaar (SMART). Dan kun je later zien of je ze hebt gehaald of dat je je communicatie-inspanningen moet bijsturen.
3. Formuleer een communicatieboodschap
Een communicatieplan valt of staat met een sterke communicatieboodschap. Of boodschappen, want als je voor je verschillende doelgroepen verschillende communicatiedoelen hebt, horen daar soms ook verschillende boodschappen bij. Denk bij het formuleren van de boodschap niet alleen aan het ‘wat’ of ‘hoe’, maar vooral aan het ‘waarom’. Stel jezelf de vraag: Wat is ons uiteindelijke doel? Bij de Woo kan een communicatieboodschap bijvoorbeeld zijn: ‘Wij zijn een betrouwbare en transparante gemeente. Daarom zetten we ons zowel actief als passief in om informatie openbaar te maken.’
4. Bepaal je communicatiemiddelen
Ken je je doelgroep, je communicatiedoel en je boodschap? Dan is het tijd om te kijken via welk kanaal je die boodschap gaat brengen. Wanneer je medewerkers enkel wilt informeren, kan een bericht op intranet en een mail volstaan. Wanneer je een gedragsverandering wilt bereiken, zul je echt in gesprek moeten met medewerkers, bijvoorbeeld in de vorm van workshops en trainingen. Zorg dus dat je communicatiemiddelen aansluiten bij de communicatiedoelstellingen.
5. Maak een creatief concept
Het leukste onderdeel van een communicatieplan is het bedenken van het creatief concept. Dit is de kapstok waaraan je alle communicatie-uitingen hangt. Het creatief concept bevat de kernboodschap van jouw communicatieplan. Dit is bijvoorbeeld: Onze gemeente is transparant. Aan de hand hiervan ga je associëren. Bijvoorbeeld ‘een glazen huis’. Heeft jouw gemeente veel glazen vergaderruimten? Dan kun je hier iets mee. Of bijvoorbeeld ’een glas’. Dat is ook transparant, maar tevens breekbaar, wat ook voor je gemeente geldt wanneer je meer documenten openbaar gaat maken. Door alle communicatie-uitingen onder één creatief concept te hangen, creëer je samenhang. Hierdoor ben je herkenbaarder en onthouden mensen jouw boodschap beter.
6. Zorg voor houvast door middel van een contentkalender
Wanneer je weet naar wie je wat wilt communiceren en met welk doel, kun je de communicatie-uitingen gaan plannen in een contentkalender. Zorg dat je per communicatie-uiting een verantwoordelijke aanstelt die de planning in de gaten houdt. Heb je fotografen, vormgevers, tekstschrijvers of andere vakmensen nodig, brief ze dan op tijd. En houd rekening met feestdagen en vakanties. Voorkom dat je een belangrijk intern bericht plaatst tijdens een vakantieperiode waardoor minder medewerkers het bericht lezen. Let bij het invullen van de contentkalender dus op je timing.
7. Blijf evalueren
Wat vaak vergeten wordt bij een communicatieplan is de evaluatie. Kies vaste momenten om als projectteam de communicatie te evalueren. Dit is een doorlopend proces, wat je al doet tijdens het uitvoeren van het communicatieplan, niet pas aan het einde van de rit. Houd hierbij de communicatiedoelen in het oog. Lig je nog op koers? Nee, bedenk dan hoe je de communicatie gaat bijsturen. Zo draag je met de juiste communicatie bij aan het doel om de Woo succesvol te implementeren en te zorgen dat je gemeente in daden net zo transparant is als in woorden.
Interview wethouder Roosendaal: ‘De Woo is een kans het vertrouwen van de burger terug te winnen’
Stel goede en heldere communicatie altijd voorop
Een goed communicatieplan is niet alleen belangrijk voor de implementatie van de Woo, maar bij ieder project. Naast een geslaagde implementatie en borging van bijvoorbeeld nieuwe applicaties en werkprocessen, wil je ook dat er bij je doelgroepen een positieve gedachteverandering komt. Uiteindelijk draagt jouw project bij aan een betere dienstverlening aan de burger, dat mag iedereen weten!
Meer informatie?
Lies beantwoordt graag jouw vraag en denkt met je mee. Of laat een bericht achter in de chat.
