De do’s en don’ts bij de implementatie van de Woo

Je verplichtingen onder de Woo

De Woo heeft de Wob vervangen als het gaat om openbaarmaking op verzoek (passieve openbaarmaking). Daarnaast moet je als gemeente onder de Woo voor elf categorieën informatie zelf alle einddocumenten actief openbaar gaan maken. Op dit moment is dat nog een ‘zachte’ inspanningsverplichting. De ‘harde’ plicht om die einddocumenten te publiceren via het landelijk Platform Open Overheidsinformatie (PLOOI) of een ander platform wordt gefaseerd ingevoerd zodra daar meer duidelijkheid over is. Verder moet je als organisatie één of meerdere Woo-contactfunctionarissen aanstellen. Zij hebben als taak inwoners, bedrijven, maatschappelijke organisaties en journalisten te helpen bij hun vragen om informatie en bij het vinden van de juiste informatie.

Klik hier voor meer informatie over de Wetswijzigingskalender.

De Woo heeft een enorme impact

De impact van de Woo op medewerkers, informatiehuishouding, processen en organisatie is groot. Medewerkers zullen meer dan nu in hun dagelijks werk verantwoordelijk worden voor juist archiveren, anonimiseren en meta-dateren. En transparanter werken vraagt voor alle medewerkers in je organisatie een andere mindset dan nu nog vaak de gewoonte is. Daarnaast bespaart het je veel tijd als je applicaties het anonimiseren van privacygevoelige gegevens automatisch voor je kunnen uitvoeren. Daarvoor moet je dan waarschijnlijk wel je software aanpassen.

Stel eerst je eigen ambities vast

Al met al is de implementatie van de Woo dan ook een meerjarig traject. Twee belangrijke vragen daarbij zijn: Hoe kun je dat traject op een slimme manier opdelen? En welke stappen moet je dan als eerste zetten? Om de antwoorden op die vragen te vinden, is het belangrijk dat je eerst je ambitieniveau vaststelt als het gaat om transparanter werken. En dat je een goede inventarisatie maakt van de stand van zaken op dat gebied in je organisatie nu.

“De Woo is een kans om het vertrouwen van de burger terug te winnen”

Een betrouwbare en gastvrije gemeente. Dat staat genoemd als prioriteit nummer 1 in het collegeprogramma van de gemeente Roosendaal. De verdere implementatie van de Wet open overheid (Woo) is een van de vele acties die daarvoor moet zorgen. We vroegen wethouder Evelien van der Star naar de rol die de Woo speelt in de ambities van Roosendaal. En waarom ze daarbij graag sneller gaan dan de landelijke invoering.

Lees meer

Formeer een kerngroep

Stel vervolgens een kerngroep samen. Deze zorgt voor de verbinding tussen de verschillende actieteams die per informatiecategorie het actief openbaar maken gaan implementeren. De kerngroep kun je ook verantwoordelijk maken voor andere belangrijke zaken uit de wet die geïmplementeerd moeten worden. En voor bijvoorbeeld het aanjagen van transparantie binnen de hele organisatie.

Stel multidisciplinaire actieteams samen

Voor de daadwerkelijke implementatie van het actief openbaar maken, raden we aan per informatiecategorie een multidisciplinair actieteam samen te stellen. Hierin zitten bijvoorbeeld een jurist, een applicatiebeheerder en een proceskenner. Zij kijken per informatiecategorie welke informatie openbaar moet worden én welke juist niet vanwege bijvoorbeeld privacy-regels. Vervolgens bepalen ze wat er moet veranderen aan de huidige applicaties en processen om dat voor elkaar te krijgen.

5 do’s bij de implementatie van de Woo:

Op basis van onze ervaring met deze aanpak hebben we vijf do’s en drie don’ts opgesteld om van de implementatie van de Woo een succes te maken. Dit zijn de vijf do’s.

1. Zorg voor bewustwording
   Het is belangrijk dat medewerkers weten wat eraan komt. Wat zijn de nieuwe regels? Wat is het achterliggende doel ervan? En wat betekent dit voor iemands werk? Ga in gesprek met alle medewerkers in de organisatie (vergeet daarbij de gemeenteraad niet) over de wijze waarop de Woo hen raakt. Maak het praktisch met veel voorbeelden, trainingen en hulp. Sluit daarbij zoveel mogelijk aan bij bestaande opleidingen.
   
2. Zie de Woo als een cultuurverandering
   Transparanter werken lukt je niet van de ene dag op de andere. Blijf er dus aandacht voor vragen in je communicatie (nieuwsbrieven, intranet). En in bijvoorbeeld functioneringsgesprekken en teamoverleggen. Zorg voor een Plan/Do/Check/Act-cyclus als het gaat om veranderacties en leer de organisatie leren.
   
3. Doe het stap voor stap
   Wil niet te veel, te snel. Het is prima om grote ambities te hebben als het gaat om openheid van je organisatie. Maar blijf in de implementatie wel reëel. Pak eerst eenvoudige snel uit te voeren verbeteringen op. En vier je successen. Bijvoorbeeld iedere keer als je een bepaald aantal Woo-verzoeken volgens de regels hebt afgehandeld. Of als je voor een informatiecategorie het actief openbaar maken hebt geïmplementeerd.
   
4. Kies een inspirerende Woo-contactpersoon
   Wijs een Woo-contactpersoon aan met goede communicatieve vaardigheden en een inlevend vermogen. Het is uiteraard belangrijk dat deze persoon de wettelijke taken die horen bij deze rol goed kan uitvoeren. Het is een extra pluspunt als deze persoon het verandervuurtje bij zijn collega’s kan blijven opstoken.
   
5. Laat je ambities ook bestuurlijk blijken
   Zorg voor een of meerdere sponsors. Zoek daarvoor personen hoog in de organisatie (gemeentesecretaris, directie, college van B&W) die het belang van transparantie en de rol van de Woo daarin uitdragen. In woord en daad (middelen en tijd).

3 don’ts bij de implementatie van de Woo:

Dit zijn de drie don’ts voor de implementatie van de Woo:

1. Je hele informatiehuishouding tegelijk aanpakken
   De Woo raakt heel veel onderdelen van je informatiehuishouding. Je kunt de implementatie zelfs zien als een vliegwiel om deze op orde te krijgen. Maar trap niet in de valkuil om onder de vlag van de Woo meteen zaakgericht werken goed in te richten, digitale toegankelijkheid te regelen, archieven op orde te krijgen en zo door. Kom je dit soort verbeterwensen tegen? Maak er dan aparte projecten van, anders wordt het te groot om te bevatten.
   
2. Transparanter werken als een eenmalig project zien
   Transparanter werken is niet een project dat je kunt afvinken zodra je je informatiehuishouding aan de Woo hebt aangepast. Transparantie heeft continu je aandacht nodig. Ook om te blijven kijken of er nieuwe mogelijkheden zijn om die transparantie verder te vergroten.
   
3. Wachten tot er meer duidelijkheid is over PLOOI
   Het is misschien verleidelijk daar waar dat wettelijk mag nog even te wachten met de implementatie van de Woo. Bijvoorbeeld totdat er meer duidelijkheid is over PLOOI. Of totdat de concrete data bekend zijn vanaf wanneer je bepaalde categorieën van informatie actief openbaar moet maken. Maar dan loop je het risico dat je straks niet op tijd voldoet aan je wettelijke verplichtingen. De aanpassingen die nodig zijn aan je informatiehuishouding en processen zijn immers groot. En misschien nog wel belangrijker: met blijven wachten loopt de echte cultuurverandering naar meer transparantie ook onnodig vertraging op.