Home / Informatie managen / Applicatiebeheer / Werk aan een professioneler modern functioneel beheer!

Werk aan een professioneler modern functioneel beheer!

Veel gemeenten worstelen met het functioneel beheer van applicaties. Te vaak ligt de verantwoordelijkheid voor een applicatie bij één persoon, met te weinig tijd, kennis en zicht op afhankelijkheden in de keten om die rol goed te kunnen uitvoeren. Daar komt bij dat applicaties momenteel in een hoog tempo naar de cloud verhuizen. Dat vraagt om andere competenties. Wat betekent dit voor het functioneel beheer?

Er even bijdoen

Bij aanbestedingen en de uitrol van nieuwe applicaties wordt het functioneel beheer ervan vaak ‘vergeten’ of onderschat. Het kan zomaar voorkomen dat degene die toevallig het meest met de applicatie gaat werken tot ‘contactpersoon’ wordt gebombardeerd. Of dat degene die op een afdeling het ‘handigst’ is met computers de rol van functioneel beheerder krijgt. Maar zo’n medewerker heeft niet altijd de kennis en vaardigheden in huis om applicaties goed in te richten voor de gewenste manier van werken. Bovendien krijgt hij of zij er ook vaak niet voldoende tijd voor.

Alles wat u zelf kunt

Het is de taak van de functioneel beheerder ervoor te zorgen dat de inrichting van de applicatie de werkzaamheden van de gebruikers zo goed mogelijk ondersteunt. Alles wat zelf configureerbaar is binnen een applicatie valt onder de verantwoordelijkheid van de functioneel beheerder. De complexiteit van deze handelingen verschilt uiteraard sterk per applicatie. Als het te technisch wordt, schakelt de functioneel beheerder een applicatiebeheerder in. De applicatiebeheerder zorgt voor het beheren, doorontwikkelen en optimaliseren van de applicatie om aan de wensen van de gemeente en aan de technische en maatschappelijke trends te kunnen voldoen. Deze specialistische rol ligt vaak bij de systeembeheerder en/of bij de leverancier van de applicatie.

Uw belangrijkste processen, informatie en applicaties

Als organisatie moet u zeker voor uw belangrijkste vakapplicaties het functioneel beheer goed op orde hebben. Niet alleen voor die applicaties individueel, maar ook voor de samenhang ertussen. De eerste stap daarbij is een antwoord vinden op de volgende drie vragen: Welke processen zijn echt cruciaal voor de continuïteit van uw bedrijfsvoering en dienstverlening? Welke informatie heeft u nodig om die goed te kunnen uitvoeren? En met welke applicaties maakt u deze informatie beschikbaar?

Meer afhankelijkheden en de cloud

Bij het beantwoorden van die vragen zult u merken dat er een trend is om steeds meer vanuit één bron, de Single Point of Truth, gegevens te leveren aan andere applicaties. Functioneel beheerders moeten zich bewust zijn van die bronapplicaties, van de applicaties die voor de uitwisseling van de gegevens zorgen en van de afhankelijkheden ertussen. Verder verhuizen steeds meer applicaties naar de cloud. Dit betekent dat functioneel beheerders nieuwe taken erbij krijgen. Denk aan regie op SAAS-leveranciers (Software As A Service), contact over en analyse en duiding van incidenten aan de servicedesk, inzicht in de verbinding naar de cloud vanuit de gemeente en zo door.

Van individuele applicaties naar een keten

Met de groei van het aantal applicaties in de cloud, die bovendien onderling meer en meer met elkaar zijn verbonden, groeit ook de behoefte aan meer regie op het beheer van die keten. Het gaat dan om beheer op diverse niveaus: technisch (denk aan onderhoud van verbindingen, beveiliging, certificaatbeheer), functioneel (architectuur van samenhangende applicaties) en op gegevensniveau (welke gegevens worden met elkaar uitgewisseld in de keten en in welk formaat).

Professioneel modern functioneel beheer

Bovenstaande betekent dat gemeenten voor de taak staan het functioneel beheer beter in de organisatie te verankeren, daarbij de competenties van functioneel beheerders te laten meegroeien met de cloudgang en het ketenbeheer tussen de applicaties goed te beleggen. Gemeenten die dit niet doen, lopen het risico dat er eilandjes ontstaan: functionele beheerders die niet verder kijken dan hun eigen applicatie, waardoor afstemmingsincidenten tussen die applicaties tussen wal en schip vallen. Houd daarbij rekening met de diverse niveaus van beheer en dat misschien niet alle medewerkers even goed zijn in alle drie die niveaus.

Bereid u voor op de toekomst

De ketenbeheerders krijgen het overigens druk de komende jaren. We gaan immers steeds meer samenwerken in allerlei verbanden binnen en buiten de eigen organisatie. Dat vraagt om een goede regie op de informatievoorzieningen. Neem gerust contact met ons op als u eens wilt sparren over de wijze waarop u uw functioneel beheer en ketenbeheer klaar voor de toekomst maakt.

Wij delen kennis, tips en adviezen. Blijf op de hoogte.
Meld u aan voor de nieuwsbrief.

Of volg ons op LinkedIn.

Klaas Bolte
Klaas Bolte
Mijn kracht ligt op het gebied van informatiebeleid, projectportfolio, projectmanagement en het initiëren van nieuwe samenwerkingsvormen. Ik weet mensen mee te krijgen in een verandering en gezamenlijke belangen te behartigen. Ook heb ik gevoel voor het samenspel tussen bedrijfsvoering en politieke belangen. 06 303 989 31
Lees meer blogs

Aanbevolen berichten