Functioneel beheerder: van systeemtechneut naar spin in het dataweb

Momenteel zien we dat het werk van de functioneel beheerder flink aan het verschuiven is. Welke trends daarvoor verantwoordelijk zijn, hoe het werk van functioneel beheerders precies verandert en welke stappen je als gemeente kunt nemen om het functioneel beheer met de veranderingen te laten meegroeien, lees je in dit artikel.

Van on-premise applicaties naar hosting- en cloudapplicaties

Een eerste onmisbare trend waarmee je als functioneel beheerder te maken krijgt, is de verschuiving van on-premise applicaties naar hosting- en cloudapplicaties. Voor je werk als functioneel beheerder heeft dit een aantal gevolgen. Je hebt bijvoorbeeld minder controle over updates en andere beheerprocessen. Je aandacht zal mede daardoor verder verschuiven van techniek naar de bedrijfsprocessen.

Geen controle meer over updates

Bij cloudapplicaties heb je geen controle meer over updates. Maar zo’n update kan uiteraard nog wel allerlei gevolgen hebben voor je andere systemen. Bovendien kan een update ervoor zorgen dat een applicatie niet meer voldoet aan de wensen van je organisatie en je gebruikers, bijvoorbeeld omdat bepaalde functies verdwijnen. Je zult als functioneel beheerder dus wel de roadmap van een leverancier goed in de gaten moeten houden. En op tijd een plan maken als je problemen met een update verwacht voor de gebruikers of je andere applicaties.

Meer aandacht voor de processen

Maatwerk verdwijnt grotendeels met hosting- en cloudapplicaties. Hierdoor zul je vaker dan nu de bedrijfsprocessen moeten aanpassen aan de software. Wel kun je als functioneel beheerder vaak binnen een applicatie met bepaalde configuraties de werkervaring voor gebruikers beter of slechter maken. Maar al met al verschuift ook hiermee je aandacht dus van de techniek meer richting de bedrijfsprocessen.

Van functioneel beheer naar data(distributie)beheer

Systemen wisselen steeds meer data met elkaar uit. Dit betekent ook dat een wijziging van de in-, out- of throughput van een applicatie een flinke impact kan hebben op andere applicaties. Om vervelende storingen of grote rampen te voorkomen, heb je als functioneel beheerder dus een bredere kennis van de datastromen nodig dan voorheen, toen je je applicaties in de regel als zelfstandige systemen kon beschouwen. Je kunt zeggen dat de rol van functioneel beheerder langzaam verandert in de rol van data(distributie)beheerder.

Functioneel beheer 1 datadistributie

Meer platformoplossingen

Platformoplossingen zoals Microsoft Azure, SAP en Oracle Cloud geven de mogelijkheid om binnen één platform meerdere systemen met elkaar te integreren. Dit betekent voor organisaties veelal een grotere wendbaarheid doordat apps of functionaliteiten binnen dat platform relatief snel voor een grote groep gebruikers zijn toe te voegen. Steeds meer gemeenten stappen dan ook over naar dit soort platformoplossingen. Voor de functioneel beheerder betekent dit op de eerste plaats dat je goede Service Level Agreements (SLA’s) moet maken. Maar door de vele mogelijkheden die platforms bieden, vraagt het ook om regie over welke apps en functionaliteiten je wel of niet gebruikt.

Functioneel beheer 2 platforms

Steeds grotere applicatieketens

Steeds meer applicaties zijn (binnen en buiten platforms) aan elkaar gekoppeld. Superhandig dat dit kan, maar hierdoor wordt wel de infrastructuur van de organisatie onoverzichtelijker en complexer. Dit kan tot gevolg hebben dat je niet zomaar applicaties kunt vervangen, omdat dit negatieve gevolgen heeft voor andere applicaties. Of nog erger, dat je simpelweg niet meer weet wat de gevolgen zijn als je een applicatie uitzet, dus deze maar in gebruik houdt. Dit leidt dan tot een afname van de organisatorische wendbaarheid in plaats van een toename. Als functioneel beheerder heb je een sleutelrol in het herkennen van de koppelvlakken tussen applicaties (en data), het houden van het overzicht hierin en het bewaken dat de koppelingen blijven werken bij wijzigingen.

Toegangsbeheer

Ook het toegangsbeheer wordt steeds ingewikkelder met al die aan elkaar gekoppelde applicaties. Want de functionaliteiten en de data die mensen binnen je organisatie nodig hebben, vallen steeds minder netjes binnen een applicatie. Tegelijkertijd wil je wel volgens de regels met de beveiliging en privacy van je data omgaan, dus je kunt de toegangsrechten niet zomaar overal lekker ruim maken. Dit in goede banen leiden, kan een flinke puzzel zijn.

Functioneel beheer 3 toegangsrechten

Common Ground

Het doel van Common Ground is de datahuishouding van gemeenten te verbeteren door data los te trekken van applicaties en werkprocessen. De data wordt bij de bron eenmalig opgeslagen en beheerd. Van daaruit wordt de data meervoudig gebruikt. Ook dit vraagt weer om duidelijke regie, bijvoorbeeld in het beheer van de functionele datasets. Maar uiteindelijk leidt Common Ground tot minder koppelvlakken en kun je je als functioneel beheerder meer richten op het optimaliseren van bedrijfsprocessen.

Functioneel beheer 4 Common Ground

De ondersteuning van citizen developers

Doordat er steeds meer low-code en no-code platformen verschijnen, ontstaat er een trend dat medewerkers in de uitvoering zelf kleine applicaties in elkaar zetten. Hiervoor hebben ze dan wel toegang nodig tot bepaalde datasets. Ook dat vraagt van functioneel beheerders regie, zodat de integriteit, veiligheid en privacy van de gegevens gewaarborgd blijft. En om ervoor te zorgen dat bij wijzigingen in de datasets de applicaties gebouwd door de citizen developers niet vergeten worden.

Laat functioneel beheerders meegroeien met hun veranderende rol

Voor gemeenten is het belangrijk de veranderende rol van functioneel beheer goed in het oog te houden. De tijd dat het functioneel beheer van een applicatie door een handige gebruiker op de afdeling erbij gedaan kon worden is voorbij. Door de grotere afhankelijkheid van applicaties van elkaar is het zaak functioneel beheer stevig in je organisatie te verankeren. En om de competenties van functioneel beheerders te laten meegroeien met de groeiende regierol. Meer informatie daarover lees je in de blog: Werk aan een professioneler modern functioneel beheer. Concrete stappen die je als gemeente kunt nemen, staan in de blog: Drie stappen om functioneel beheer verder te ontwikkelen.

Meer informatie?

Joeri beantwoordt graag jouw vraag. Ook denkt hij met jou mee hoe je stappen kunt zetten voor een goede ontwikkeling binnen functioneel beheer.

Consultant
Joeri Primowees
Mijn drive is organisaties stap voor stap beter te maken. Ik gebruik mijn kennis en ervaring om de businesswensen naar IT te vertalen. En andersom, om met de mogelijkheden van IT de business te inspireren.