Drie stappen om functioneel beheer verder te ontwikkelen

Steeds meer applicaties verhuizen naar de cloud. Tegelijkertijd worden de afhankelijkheden tussen applicaties steeds groter. In de blog Werk aan een professioneler functioneel beheer schreven we al dat daarmee de rol van de functioneel beheerder ook verandert. Meer samenwerken, minder eilandjes. In dit artikel lees je via welke drie stappen je je functioneel beheer kunt moderniseren.

Datum
11 mei 2020
Auteur
Klaas Bolte
Diensten
Data & datagedreven
Leestijd
4 min

Rollenoverzicht, informatiebeleid en personeelsbeleid

De drie stappen om functioneel beheer kwalitatief, maar ook kwantitatief, te verbeteren zijn: rollen en knelpunten in je organisatie in kaart brengen, de gewenste situatie in het informatiebeleidsplan verankeren en een toekomstgericht vacaturebeleid. Je kunt de stappen eventueel los van elkaar uitvoeren, maar het beste resultaat haalt je als je ze in samenhang oppakt.

1. Breng huidige rollen en knelpunten in beeld

Functioneel beheer is een van de vele rollen die horen bij informatiemanagement. Het einddoel is dat iedere medewerker de juiste informatie op de juiste plek beschikbaar heeft en daarmee de juiste processen kan uitvoeren. Andere rollen die hieraan bijdragen zijn onder andere key-users, systeembeheerders, I-adviseurs, DIV-medewerkers, GIS-medewerkers en data-analisten. Al deze rollen zijn met elkaar verbonden en afhankelijk van elkaar.

De huidige situatie

Breng eerst in kaart welke rollen op dit moment bij het informatiemanagement in je organisatie betrokken zijn. Wat is daarbij het ideale plaatje? Wat is de werkelijke bezetting? Welke rollen zijn wel nodig, maar niet goed of te weinig ingevuld? Doe deze invuloefening samen met de teammanagers. Doel is bewustwording bij jezelf en de leidinggevenden te creëren over de sterke en zwakke punten van de huidige bezetting.

De rol van functioneel beheer

Breng vervolgens specifiek voor functioneel beheer in kaart waar de knelpunten, risico’s en kwetsbaarheden zitten. Nu en waar je die in de toekomst verwacht. Heel belangrijk hierbij is om ook de impact van deze knelpunten en risico’s te beschrijven: welke problemen ontstaan er nu écht in de bedrijfsvoering of dienstverlening wanneer de knelpunten niet opgelost worden?

De bezetting

De volgende stap is het overzicht van de risico’s te koppelen aan de bezetting. Zeker in het geval van eenmansfuncties, of gebruikers die het functioneel beheer er zomaar even ‘bijdoen’, heb je te maken met risico’s en kwetsbaarheden. Op basis hiervan kun je opschrijven wat er nodig is om van de huidige bezetting naar de gewenste bezetting te komen, zodat je deze risico’s verkleint.

2. Veranker de gewenste situatie in het informatiebeleidsplan

Waarschijnlijk stel je eens in de drie tot vier jaar een nieuw informatiebeleidsplan op. Hierin wordt de nieuwe ‘stip op de horizon’ beschreven en wordt de verbinding gelegd tussen de ambities van de gemeente, de externe (technologische) ontwikkelingen en de wettelijke verplichtingen in de komende jaren. Dit leidt, als het goed, is tot een set richtinggevende uitspraken en bijpassende consequenties waarlangs je het informatiemanagement verder ontwikkelt. En tot een projectenlijst die moet leiden tot realisatie van je ambities.

Functioneel beheer als randvoorwaarde

In het informatiebeleidsplan hoort ook te staan wat de randvoorwaarden zijn om de ambities te realiseren. Kijk vervolgens wat deze ambities en randvoorwaarden betekenen voor het functioneel beheer. Wat is de basis waarop je kunt bouwen? Wat moet er veranderen? Aangezien het informatiebeleidsplan samen met het leidinggevend kader wordt opgesteld, en besluitvorming plaatsvindt in College en Raad, is dit eigenlijk het perfecte vehikel om de doorontwikkeling van functioneel beheer in te borgen.

3. Gebruik vrijgekomen vacatures om te ontwikkelen

Je kunt een kloof tussen de bestaande en een gewenste situatie meestal niet direct overbruggen. De meeste gemeenteraden hebben ook niet zomaar een zak geld liggen om functioneel beheer te versterken. Dat vraagt om een strategisch personeelsbeleid. Vraag je bij iedere vacature die vrijkomt af: vul ik deze vacature in zoals deze was of is dit een kans meer capaciteit en kennis gericht op de toekomst te verwerven?

Minimale investering

Op deze manier krijg je de tijd om met een minimale investering toch langzaam de omslag te maken naar de gewenste situatie. Het nadeel hiervan is wel dat je de huidige knelpunten daarmee niet direct oplost.

Samen met de personeelsmanager

Het is van belang om de strategisch personeelsmanager vroegtijdig in je wensen en plannen mee te nemen en qua beleid met elkaar op te trekken. Samen is het signaal naar bestuurders veel sterker. Benadruk dat goed functioneel beheer leidt tot een efficiëntere bedrijfsvoering en dienstverlening. Meer capaciteit bij functioneel beheer kan uiteindelijk leiden tot een afname van capaciteit in de uitvoering.

Meer weten over de toekomst van functioneel beheer?

Stel je vraag aan Klaas. Of laat een bericht achter in de chat.

Consultant
Klaas Bolte
Mijn kracht ligt op het gebied van informatiebeleid, projectportfolio, projectmanagement en het initiëren van nieuwe samenwerkingsvormen. Ik weet mensen mee te krijgen in een verandering en gezamenlijke belangen te behartigen. Ook heb ik gevoel voor het samenspel tussen bedrijfsvoering en politieke belangen.
Pagina delen: