Er even bijdoen

Bij aanbestedingen en de uitrol van nieuwe applicaties wordt het functioneel beheer ervan vaak ‘vergeten’ of onderschat. Het kan zomaar voorkomen dat degene die toevallig het meest met de applicatie gaat werken tot ‘contactpersoon’ wordt gebombardeerd. Of dat degene die op een afdeling het ‘handigst’ is met computers de rol van functioneel beheerder krijgt. Maar zo’n medewerker heeft niet altijd de kennis en vaardigheden in huis om applicaties goed in te richten voor de gewenste manier van werken. Bovendien krijgt hij of zij er ook vaak niet voldoende tijd voor.

Wat doet een functioneel beheerder?

Het is de taak van de functioneel beheerder ervoor te zorgen dat de inrichting van de applicatie de werkzaamheden van de gebruikers zo goed mogelijk ondersteunt. Alles wat zelf configureerbaar is binnen een applicatie valt onder de verantwoordelijkheid van de functioneel beheerder. De complexiteit van deze handelingen verschilt uiteraard sterk per applicatie. Als het te technisch wordt, schakelt de functioneel beheerder een applicatiebeheerder in. De applicatiebeheerder zorgt voor het beheren, doorontwikkelen en optimaliseren van de applicatie om aan de wensen van de gemeente en aan de technische en maatschappelijke trends te kunnen voldoen. Deze specialistische rol ligt vaak bij de systeembeheerder en/of bij de leverancier van de applicatie.

Functioneel beheerder: van systeemtechneut naar spin in het dataweb

Momenteel zien we dat het werk van functioneel beheerders flink aan het verschuiven is. Welke trends daarvoor verantwoordelijk zijn, hoe het werk van functioneel beheerders precies verandert en welke stappen je als gemeente kunt nemen om het functioneel beheer met de veranderingen te laten meegroeien, lees je in dit artikel.

Lees meer

Je belangrijkste processen, informatie en applicaties

Als organisatie moet je zeker voor je belangrijkste vakapplicaties het functioneel beheer goed op orde hebben. Niet alleen voor die applicaties individueel, maar ook voor de samenhang ertussen. De eerste stap daarbij is een antwoord vinden op de volgende drie vragen:

• Welke processen zijn echt cruciaal voor de continuïteit van je bedrijfsvoering en dienstverlening?
• Welke informatie heb je nodig om die goed te kunnen uitvoeren?
• Met welke applicaties maak je deze informatie beschikbaar?

Meer afhankelijkheden en de cloud

Bij het beantwoorden van die vragen zul je merken dat er een trend is om steeds meer vanuit één bron, de Single Point of Truth, gegevens te leveren aan andere applicaties. Functioneel beheerders moeten zich bewust zijn van die bronapplicaties, van de applicaties die voor de uitwisseling van de gegevens zorgen en van de afhankelijkheden ertussen. Verder verhuizen steeds meer applicaties naar de cloud. Dit betekent dat functioneel beheerders nieuwe taken erbij krijgen. Denk aan regie op SAAS-leveranciers (Software As A Service), contact over en analyse en duiding van incidenten aan de servicedesk, inzicht in de verbinding naar de cloud vanuit de gemeente en zo door.

Van individuele applicaties naar een keten

Met de groei van het aantal applicaties in de cloud, die bovendien onderling meer en meer met elkaar zijn verbonden, groeit ook de behoefte aan meer regie op het beheer van die keten. Het gaat dan om beheer op diverse niveaus: technisch (denk aan onderhoud van verbindingen, beveiliging, certificaatbeheer), functioneel (architectuur van samenhangende applicaties) en op gegevensniveau (welke gegevens worden met elkaar uitgewisseld in de keten en in welk formaat).

Professioneel modern functioneel beheer

Bovenstaande betekent dat gemeenten voor de taak staan het functioneel beheer beter in de organisatie te verankeren, daarbij de competenties van functioneel beheerders te laten meegroeien met de cloudgang en het ketenbeheer tussen de applicaties goed te beleggen. Gemeenten die dit niet doen, lopen het risico dat er eilandjes ontstaan: functionele beheerders die niet verder kijken dan hun eigen applicatie, waardoor afstemmingsincidenten tussen die applicaties tussen wal en schip vallen. Houd daarbij rekening met de diverse niveaus van beheer en dat misschien niet alle medewerkers even goed zijn in alle drie die niveaus.

Tijd voor actie: er is te weinig capaciteit voor functioneel beheer!

We vinden dat gemeenten snel in actie moeten komen. Door het functioneel beheer in de organisatie verder te professionaliseren, daar middelen voor vrij te maken en te kijken hoe je kennis in je organisatie behoudt.

Lees meer

Bereid je voor op de toekomst

De ketenbeheerders krijgen het overigens druk de komende jaren. We gaan immers steeds meer samenwerken in allerlei verbanden binnen en buiten de eigen organisatie. Dat vraagt om een goede regie op de informatievoorzieningen. Neem gerust contact met ons op als je eens wilt sparren over de wijze waarop jouw organisatie functioneel beheer en ketenbeheer klaar maakt voor de toekomst.