Functioneel beheer is cruciaal bij implementatietrajecten

Bij een van onze klanten zijn we bezig met een grootschalig implementatietraject van VTH-software. Hiervoor werken we samen met diverse ketenpartners: de veiligheidsregio, de omgevingsdienst en een groot aantal gemeenten. Een mega-operatie met als doelstelling om zo optimaal mogelijk te kunnen samenwerken in de keten, zoals past bij het doel van de Omgevingswet. Een van de cruciale rollen in dit traject is functioneel beheer. Er wordt immers een nieuwe applicatie in gebruik genomen die nog volledig moet worden ingericht.

Doorschuivende functioneel beheerders

Gemeenten staan lang niet altijd stil bij het belang van functioneel beheer voor de implementatie van nieuwe software. Vaak is er een functioneel beheerder die ‘doorschuift’ van de oude applicatie naar de nieuwe. Maar dit betekent dat hij of zij tijdens de looptijd van het implementatietraject twee applicaties tegelijk moet beheren. Waarvan er één nog vanaf nul moet worden ingericht. Dat doe je er niet zomaar even bij.

Eenpitters maken gemeenten kwetsbaar

Eén functioneel beheerder die zowel de bestaande applicatie moet onderhouden als helpen de nieuwe in te richten, is een enorm projectrisico. Bijvoorbeeld als je te maken krijgt met personele uitval. Dan blijkt maar weer eens hoe kwetsbaar je als gemeente bent als je slechts één beheerder hebt voor een belangrijke vakapplicatie. Hoe goed de huidige eenpitters het functioneel beheer ook invullen, in een tijd waarin digitale tools en applicaties cruciaal zijn voor de dienstverlening, moeten gemeenten deze kwetsbaarheid voorkomen.

Spin in het dataweb

We zien echter dat bij veel gemeenten de rol van functioneel beheer structureel is onderbezet en onderbelicht. En dat terwijl die rol in de komende jaren nog belangrijker gaat worden. Door onder andere de komst van steeds meer cloudapplicaties die ook nog eens vaker aan elkaar gekoppeld zijn, wordt de functioneel beheerder van systeemtechneut een spin in het data- en applicatieweb.

Krapte op de arbeidsmarkt

Als je zelf eigenlijk al te weinig functioneel beheerders in dienst hebt en je krijgt ook nog te maken met uitval, dan lijkt het een logische oplossing om één of meerdere externen in te huren. Maar helaas, die externe capaciteit is er niet of nauwelijks. Er is een enorm gebrek aan goede functioneel beheerders. Daar heb je als gemeente misschien nu al last van. De komende jaren gaat dit een nog veel groter probleem worden, want de vraag naar functioneel beheerders zal fors blijven stijgen.

Tijd voor actie

We vinden dat gemeenten snel in actie moeten komen. Door het functioneel beheer in de organisatie verder te professionaliseren, daar middelen voor vrij te maken en te kijken hoe je kennis in je organisatie behoudt. Tegelijkertijd moeten ook marktpartijen meer aandacht besteden aan functioneel beheer bij gemeenten (met specifieke kennis van gemeentelijke applicaties en organisaties). Marktpartijen zouden snel op interim-basis extra gespecialiseerde capaciteit moeten kunnen leveren. Gemeenten en markt moeten dus beide grote stappen maken op dit gebied. Anders voorzien wij dat de doorontwikkeling van de gemeentelijke digitale dienstverlening veel vertraging gaat oplopen.