Home / Werkprocessen stroomlijnen / Beheer digitale informatie / Checklist: welke SMS’jes en WhatsApp-berichten zijn openbaar (Wob)?

Checklist: welke SMS’jes en WhatsApp-berichten zijn openbaar (Wob)?

Journalisten die een beroep doen op de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) kunnen zakelijke sms’jes en WhatsApp-berichten van ambtenaren en bestuurders opvragen. Dit bepaalde de Raad van State op 20 maart dit jaar. Om u te helpen de gevolgen van deze uitspraak voor uw organisatie te regelen, maakten we een checklist.

Status van sms’jes en WhatsApp-berichten

Iedereen kan een bestuursorgaan verzoeken informatie te verstrekken. Het gaat dan om informatie “neergelegd in documenten”. Dit is bepaald in artikel 3, eerste lid, van de Wob. Het geschil waarin de Raad van State op 20 maart uitspraak deed, spitste zich toe op twee vragen:

  • Valt een sms of WhatsApp-bericht onder het begrip “document” zoals bedoeld in de Wob?
  • Zo ja, maakt het uit of het daarbij om een privé- of zakelijke telefoon gaat?

Documenten in de zin van de Wob

Sms’jes en WhatsApp-berichten lijken voor u misschien tekstvarianten van telefoongesprekken. Zo worden ze in ieder geval door veel mensen gebruikt. Maar een belangrijk verschil is dat sms’jes en WhatsApp-berichten worden opgeslagen. Ze zijn dus terug te vinden op een gegevensdrager. Hierdoor vallen ze voor de Wob onder het begrip “document”.

Berusten bij een bestuursorgaan

Gemeenten slaan sms’jes en WhatsApp-berichten meestal niet zelf op. Dat maakt echter niet uit. De rechtbank zei hier al eerder over:

“Dat een document op de harde schijf of de server van verweerder moet staan, is naar het oordeel van de rechtbank in de huidige tijd niet vol te houden. Bestuursorganen kunnen er bijvoorbeeld voor kiezen om documenten op te slaan in de ‘cloud’ of voor hun e-mailprogramma over te stappen op een provider die niet werkt met verkeer van de ‘eigen’ server, maar web-based is.”

Uit deze redenering volgt dat sms’jes en WhatsApp-berichten van bestuurders en ambtenaren “berusten” bij het bestuursorgaan. En daarmee vallen ze dus onder de Wob.

Privé- én zakelijke telefoon

Onder de Wob vallen alle sms’jes en WhatsApp-berichten die bestuurders en ambtenaren sturen in het kader van het werk (‘bestuurlijke aangelegenheid’). Dit gaat dus ook om berichten die u verstuurt of ontvangt op een privételefoon. U kunt dit vergelijken met het meenemen van een dossier naar huis. Hiermee wordt voorkomen dat bestuursorganen de wet ontlopen door berichten bewust niet met een zakelijke telefoon te versturen.

Alleen zakelijke berichten

U hoeft overigens niet al uw sms’jes en WhatsApp-berichten openbaar te maken bij een Wob-verzoek. Het gaat alleen om zakelijke berichten. Verder mag u van de Wob soms weigeren documenten openbaar te maken, bijvoorbeeld als het gaat om ‘persoonlijke beleidsopvattingen’. Bij sms’jes en WhatsApp-berichten is dat waarschijnlijk vaker het geval dan bij andere soorten documenten.

Checklist voor gemeenten

Overheden, en dus ook gemeenten, moeten naar aanleiding van de uitspraak van de Raad van State een aantal zaken regelen. Hieronder vindt u een handige checklist.

  • Inventariseer: welke apps uw organisatie gebruikt voor zakelijke communicatie: sms, WhatsApp of vergelijkbare apps zoals Signal en Telegram. Ook andere kanalen kunnen gebruikt worden. Denk aan een social extranet.
  • Bepaal de spelregels: hoe mag er gecommuniceerd worden als het om zakelijke gesprekken gaat? Daar moet uw organisatie keuzes in maken. Beperkt u het aantal kanalen dat medewerkers mogen gebruiken? Of vindt u het voldoende te weten welke kanalen u moet checken als er een Wob-verzoek binnenkomt?
  • Vergeet privételefoons niet: maak ook een reglement voor het zakelijk gebruik van privételefoons, tablets en andere devices. Zorg dat daarin staat in hoeverre u dit toestaat en wat de regels zijn over het eventueel overdragen van berichten. De Raad van State zegt hierover: “Bestuursorganen hebben geen toegang tot de privételefoon van de ambtenaar. Als een ambtenaar zijn privételefoon gebruikt voor het ontvangen en verzenden van werkgerelateerde berichten, moet hij deze berichten desgevraagd overdragen aan het bestuursorgaan.”
  • Bewustwording: zorg dat iedereen weet dat zakelijke communicatie via sms en WhatsApp onder de werking van de Wob valt. Zorg ook dat de spelregels voor iedereen duidelijk zijn.
  • Bewaren en vernietigen: als u de spelregels heeft opgesteld, bepaal dan welke eisen u aan het bewaren en vernietigen van berichten stelt. Misschien moet u voorzieningen treffen daarvoor.

 

Wij delen. kennis, tips en adviezen. Blijf op de hoogte.
Meld u aan voor de nieuwsbrief.

Of volg ons op LinkedIn.

Han Kuiper
Han Kuiper
Als Consultant bij Quarant houd ik mij veel bezig met de Omgevingswet en het DSO. Wetten worden vaak met een nobel doel opgesteld: veilig wonen in een schone samenleving. Helaas worden wetten vaak zo complex, dat het oorspronkelijk doel uit het oog verloren wordt. Ik maak wetgeving begrijpelijk, zodat we veiliger leven in een schoner Nederland. Meer informatie? 06 241 336 38
Lees meer blogs

Aanbevolen berichten