Omgevingswet: praktische tips voor het organiseren van het vooroverleg

Wat is het vooroverleg?

Het vooroverleg is het gesprek dat je met een initiatiefnemer hebt voordat deze zijn plan bekend maakt of zijn vergunningaanvraag indient. Het is bedoeld om samen te kijken welke informatie je allemaal nodig hebt om een beslissing te nemen over het initiatief. Ook kun je alvast aangeven of je denkt dat een plan kans van slagen heeft. Of beter nog: meedenken hoe een initiatiefnemer ervoor kan zorgen dat de kansen voor een plan stijgen. Maar dit is lastig. Want het echte besluit neem je later. En je wilt geen onterechte verwachtingen wekken.

Balanceren op het dunne koord tussen meedenken en beslissen

Dit balanceren op het dunne koord tussen meedenken en beslissen is nieuw voor veel gemeenten. En daarmee best spannend. Want medewerkers zijn van oudsher toch vooral opgeleid als beslisser en controleur en minder als adviseur. En als ze zich in die controlerende rol het beste thuis voelen, is de kans groot dat ze die ook in het vooroverleg aannemen. Dat is jammer. Want als je je adviesrol goed oppakt, leidt dat uiteindelijk tot meer initiatieven die ook meer bijdragen aan een prettige en veilige leefomgeving.

Bereid je mensen, processen, techniek en organisatie op tijd voor

Om van je vooroverleggen inspirerende sessies te maken, is daarom meer nodig dan alleen goede voornemens. Het vraagt om een goede voorbereiding en veel oefenen, waarmee je ruim voor de inwerkingtreding van de Omgevingswet moet beginnen. Het gaat erom dat medewerkers weten wat ze wel en niet mogen in een vooroverleg, ze gespreksvaardigheden bezitten die aansluiten bij hun adviserende rol, je processen en informatievoorziening erop zijn ingericht en je organisatie een duidelijke visie op de gewenste dienstverlening heeft.

Train voldoende voor de marathon start

1 januari 2024 gaat het dan echt gebeuren. De Omgevingswet treedt in werking. Dit betekent dat je nog iets meer dan een half jaar hebt om te zorgen dat je voldoet aan de minimumeisen. En om de transformatie in gang te zetten waarmee je de beloften van de Omgevingswet waar gaat maken. Lees onze tips en oefeningen om je organisatie en je medewerkers op tijd klaar te stomen.

Lees meer

De adviseur leefomgeving: een nieuwe rol

De adviseur leefomgeving is een nieuwe rol in de meeste gemeenten. En een enorm belangrijke als je van het vooroverleg een succes wilt maken. De overgang van een ‘Nee, tenzij’ naar een ‘Ja, mits’ houding vraagt van een adviseur meer dan alleen kennis van alle wetten en regels. Hij of zij zal goede gespreks- en adviesvaardigheden moeten bezitten, oog en oor moeten hebben voor de plannen van de initiatiefnemer en goed moeten weten wat de plannen van de gemeente zijn met een bepaald gebied.

Van specialist naar generalist

Dit betekent dat je als gemeente goed moet nadenken over de competenties die je opstelt voor die nieuwe rol. En zo nodig medewerkers hierin moet trainen. Want nu zijn veel medewerkers nog specialisten op een bepaald vakgebied. Die kennis heb je straks uiteraard ook nog nodig, maar een adviseur leefomgeving heeft vooral generieke, integrale kennis nodig over alle vakgebieden die met de leefomgeving te maken hebben. En hij of zij heeft, zoals meermaals gezegd, adviserende vaardigheden nodig. Niet iedereen heeft die van nature. Het is bovendien niet iets dat in de vergunningverleningscultuur bij gemeenten in het verleden veel aandacht kreeg.

Laat medewerkers oefenen en groeien in hun rol

Nieuwe regels kun je leren. Vakkennis kun je overdragen. Maar vaardigheden zul je echt moeten trainen. Bij voorkeur in een omgeving die veel lijkt op de praktijk. Serious games zijn daarvoor een prima tool, die we als Quarant vaak inzetten. Durf voor zo’n sessie ook eens een ondernemer uit te nodigen die veel aanvragen indient. Doe samen net alsof de Omgevingswet er al is en behandel een nieuw initiatief op die manier. Hoe gaat zo’n overleg dan? Wat gaat erin goed? Wat niet? Hoe verloopt de klantreis? Het is spannend, want je laat als gemeente zien dat je niet alles al beheerst. Maar voor die ondernemer geldt hetzelfde. Als je nu samen onder deskundige begeleiding oefent, heb je daar allebei veel voordeel van als het straks 1 januari is.

Het vooroverleg is niet één proces, maar meerdere

Verschillende soorten initiatieven vragen om verschillende soorten vooroverleg. En daarbij horen ook verschillende processen en verschillende deelnemers. Want soms kan een adviseur leefomgeving het prima in zijn eentje af, een andere keer is het belangrijk dat je een hele rits ketenpartners aan tafel weet te krijgen. Je kunt verschillende typen overleggen en daarbij behorende acties en processen onderscheiden, al gaat het niet om een harde knip, maar om een glijdende schaal:

• Ideefase
  De initiatiefnemer heeft een idee, droom, ambitie, maar nog geen concrete uitwerking daarvan.
• Planfase
  De initiatiefnemer heeft al wat ideeën uitgewerkt, maar nog geen volledig plan. Ook het overzicht van de impact op de omgeving en betrokken partijen ontbreekt nog.
• Aanvraagfase
  De initiatiefnemer heeft een vrij compleet plan, waarbij al rekening is gehouden met de impact op de omgeving en betrokken partijen. Het overleg zal vaak over de details gaan. Vaak ook zullen dit grote projecten zijn van bedrijven, projectontwikkelaars, maatschappelijke ondernemingen, etc.

Interne, lokale en regionale afspraken

Van belang is dat je regelt wie straks gaat bepalen wie er allemaal voor een vooroverleg nodig zijn. En dat je afspraken maakt met elkaar (intern en extern) hoe je zorgt dat de juiste mensen aan tafel verschijnen. Ook voor het maken van die afspraken is een serious game een prima middel. Doorloop samen met ketenpartners in de regio een aantal initiatieven. En kijk wanneer je elkaar waarvoor nodig hebt. Daarbij kun je dan gelijk afspreken welke informatie je wanneer op welke manier met elkaar deelt. En kun je kijken of de samenwerkingsfunctionaliteit van het DSO/LV goed werkt.

Zonder goede informatievoorziening ben je nergens

Je informatievoorziening moet het proces rond het vooroverleg uiteraard voldoende ondersteunen. Dat gaat om de registratie van het overleg zelf. Maar ook om het uitwisselen van informatie met ketenpartners voor dat overleg. Speciale aandacht moet je besteden aan de vraag hoe initiatiefnemers straks kenbaar kunnen maken dat ze een vooroverleg willen. Logische kanalen daarvoor zijn:

• het Omgevingsloket
• de eigen website
• het zaaksysteem met eigen e-formulieren
• KCC/balie via een afspraaksysteem

Ons advies is de plek te kiezen die voor initiatiefnemers het handigst is. Normaal gesproken zou dat het Omgevingsloket zijn. Maar momenteel is de knop hiervoor in het Omgevingsloket helaas niet zo gemakkelijk te vinden. Dat wordt wel aangepast maar niet voor 1 januari 2024.

Weten wat waar staat

Naast de technische inrichting van de informatievoorziening is het ook belangrijk dat medewerkers met alle nieuwe tools kunnen werken. En dat ze weten waar ze de informatie uit de tools die gaan verdwijnen kunnen vinden. Ruimtelijkeplannen.nl bijvoorbeeld gaat op 1 januari op zwart. Die informatie vind je dan in het Omgevingsloket. Daarbinnen kun je echter op allerlei verschillende manieren zoeken naar informatie. Het is verstandig daar flink mee te oefenen, zodat je na 1 januari daarin gemakkelijk en snel je weg weet te vinden.

Kwaliteit informatievoorziening bepaalt kwaliteit van dienstverlening

De kwaliteit van je dienstverlening in de leefomgeving is sterk afhankelijk van de kwaliteit van je informatievoorzieningen. Zeker als je de beloften van de Omgevingswet (zoals één loket, regels op de kaart) waar wilt maken. Welke berg aan informatie moet je daarvoor overzichtelijk bij elkaar brengen?

Lees meer

Een warm bad voor initiatiefnemers?

Wil je je concentreren op het wettelijke minimale of wil je graag een stapje extra zetten voor initiatiefnemers in je gemeente? Ook die vraag moet je beantwoorden, zodat de adviseurs leefomgeving straks een goed beeld hebben wat je als organisatie van ze verwacht. Daarbij is het erg verleidelijk om de ambitie uit te spreken dat je graag een stapje extra wilt zetten. Want welke gemeente wil dit nu niet? Maar zeker in de eerste periode na 1 januari past enige bescheidenheid. Er verandert namelijk heel erg veel. En dingen zullen zeker niet vlekkeloos gaan. Leg de lat daarom niet hoger dan je aankunt, want dan raken zowel de initiatiefnemers als de medewerkers gefrustreerd.

Van woorden naar daden

Met een goede voorbereiding kun je overigens, na die onzekere eerste periode na 1 januari, je dienstverlening aan initiatiefnemers snel verbeteren als je wilt. Daarvoor is het dan wel belangrijk dat het bestuur of management duidelijk maakt welk dienstverleningsniveau ze nastreven. En dat er voldoende middelen zijn om die woorden in daden om te zetten. De volgende vragen helpen daarbij:

• Hoe ziet de huidige dienstverlening eruit?
• Is die huidige dienstverlening een goede basis voor de uitgangspunten van de Omgevingswet?
• Hoe proactief of reactief wil je als gemeente worden in de ondersteuning van initiatieven?
• Welke middelen zijn er nodig om dat niveau te bereiken?

Kies om te beginnen een passende naam voor het vooroverleg

We hebben het al vaak geschreven: om je als gemeente voor te bereiden op de Omgevingswet moet je oefenen, oefenen en nogmaals oefenen. En voor het vooroverleg geldt dus hetzelfde. Begin er op tijd mee. Want het komende halfjaar heeft iedereen het druk. En op 1 januari gaan we echt beginnen. Je mag overigens je eigen naam kiezen voor het vooroverleg. We kwamen onder andere de volgende synoniemen al tegen: regiekamer, initiatievenoverleg, omgevingsoverleg, bespreek uw plan en wilde ideeën  spreekuur.