Het werken met Teams heeft sturing nodig

We juichen het toe dat de functionaliteiten van Teams, net als die van Office 365, veel meer gebruikt worden. Het maakt het online samenwerken binnen een team of project een stuk gemakkelijker, zowel intern als extern. Deze digitale transformatie heeft echter wel sturing vanuit de organisatie nodig denken we. Dit om te voorkomen dat er een gebrekkige verantwoording, incomplete archivering, ernstige datalekken of schendingen van privacywetgeving ontstaan.

Het papieren proces

De processen voor archivering en verantwoording dateren in de meeste organisaties nog uit de tijd dat papier leidend was. Je begint te werken aan een stuk, laat je adviseren, vraagt om een akkoord, laat het besluiten en vervolgens berg je het op voor een bepaalde periode of voor de eeuwigheid. Daarbij ging dan een document, of vaker nog een dikke map, van bureau naar bureau en uiteindelijk naar de archiefkelder. Met de digitalisering bleef dit proces gelijk, maar werd de papieren map vervangen door e-mails met bijlagen die van postvak naar postvak gingen en werden opgeslagen op de I-schijf. Later werd dit voor een deel door het zaaksysteem en document management systeem overgenomen.

Heel veel digitale tools

Inmiddels hebben medewerkers echter zoveel digitale tools tot hun beschikking, dat het steeds lastiger wordt te weten waar welke informatie is. Ze hebben vaak de keuze uit OneDrive, Teams, een I- of H-schijf en het zaaksysteem. Allemaal met hun eigen voor- en nadelen. Voor medewerkers is dit fijn, omdat ze meer mogelijkheden hebben een tool te kiezen die past bij hun werkzaamheden. Het vraagt echter wel om duidelijke afspraken over de bewaarplaats van de originele stukken. En over wat het centrale systeem is om een proces in te managen. Waarbij uiteraard de adoptie door alle gebruikers van die oplossing cruciaal is.

Bieden van structuur

Wil je de voordelen van Teams gebruiken en tegelijk je documenten goed beheren, dan lijkt het een logische oplossing om het zaaksysteem met Teams te verbinden. In het zaaksysteem zijn zaken als verantwoording, archivering, privacy en beveiliging immers veel beter geregeld. Door afspraken te maken over hoe, wanneer en op welke manier je archiefwaardige stukken overdraagt, ontstaat er helderheid voor de gebruiker. Het volgende schema is een voorbeeld dat de gebruiker kan helpen bij zijn keuze waar wat op te slaan:

De leveranciers van zaaksystemen

We zien dat leveranciers van zaaksystemen mondjesmaat beginnen met de integratie tussen Teams en het zaaksysteem. Leveranciers die de integratie met Office 365 al voor elkaar hebben, zetten de eerste stappen. Zij bieden concrete oplossingen, met bijvoorbeeld ook templates om standaardteams aan te maken, die ook meteen worden gelinkt aan een zaak in het zaaksysteem. Nu gebeurt dit nog vooral voor hun eigen systeem, maar vanuit de Common Ground gedachte wordt ook gekeken naar integratie op termijn met andere zaaksystemen.