Een nieuw zaaksysteem? Een volgende stap in zaakgericht werken.

Implementeren zaakgericht werken

Veel gemeenten zijn toe aan een volgend zaaksysteem. Het contract loopt af of bestaande functionaliteiten moeten worden vervangen of aangevuld. Een mooi moment om een eerdere implementatie eens tegen het licht te houden. Wil je op dezelfde voet verder? Of sluit een andere aanpak beter aan bij de wensen van de organisatie. De doelen zijn evident: verbeteren van de dienstverlening, vereenvoudigen van de koppelproblematiek, behoefte aan nieuwe functionaliteiten en beter aansluiten op veranderde wetgeving.

Herijken implementatie zaaksysteem

Implementaties van zaakgericht werken zijn niet overal hetzelfde. Uitgangspunten verschillen, net als wensen en behoeften. Met onze aanpak helpen we je inzichten van voorgaande implementaties in kaart te brengen, formuleren we wat jouw organisatie met zaakgericht werken wil bereiken en wat dit betekent voor de aanschaf van een eventueel nieuw zaaksysteem.

Aanpak

  1. Herijken
    In korte tijd brengen wij jouw visie, wensen, eisen en knelpunten in beeld. Dit is het vertrekpunt voor de herijking van zaakgericht werken.
  2. Aanbesteden
    We helpen je op weg in de markt van leveranciers van zaaksystemen. We kennen de markt en zijn op de hoogte van de nieuwste ontwikkelingen. Ook helpen we je bij het opstellen van een programma van eisen.
  3. Implementeren & adoptie
    Medewerkers bepalen uiteindelijk het succes van de implementatie. Met onze veranderaanpak stellen we iedere medewerker in staat om de verandering te borgen in zijn dagelijkse werk.
  4. Migreren
    Het realiseren van één DMS is nooit een doel op zich. Migreren is kostbaar en gaat vaak met veel problemen gepaard. Het is een strategische keuze dit wel of niet te doen. En zo ja, op welke manier. Er zijn alternatieven die we graag met je bespreken.
Ontdek welk zaaksysteem het beste bij jouw organisatie past!
Vul je e-mailadres in. En vraag ons uitgebreide plan van aanpak aan, inclusief stappenplan, takenlijst en globale planning.
Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.

Learnings & valkuilen bij implementatietrajecten

Tijdens implementatietrajecten gaat er vaak iets mis of is het resultaat niet zoals gewenst. Onderstaand overzicht geeft inzicht in een aantal valkuilen en leermomenten:

Verkeerde aannames:

  • Het is maar een kleine verandering
  • Iedereen door de wasstraat en klaar
  • We pakken het meteen groots aan
  • We doen het best goed
  • We hoeven niet veel te leren
  • Met e-learnings komen we een heel eind

Faalfactoren:

  • Geen visie op doelgroep en resultaat
  • Weinig voorbeeldwerking, zichtbaarheid
  • Losse flodder, eenmalige inspanning, geen borging
  • Theoretisch, inflexibel aanbod van cursussen
  • ICT-benadering, technische taal, tool focus
  • Ambassadeurs zonder mandaat / tijd / opleiding
  • Focus op verandering, te weinig op doelen       

Succesfactoren:

  • Betrokkenheid topmanagement
  • Veranderverhaal gekoppeld aan strategische ontwikkeling
  • Laagdrempelig, gericht op het dagelijkse werk
  • Het individu centraal
  • Direct toepasbaar vanuit businesswaarde
  • Eigen digi-buddies / ambassadeurs
  • Een optimale helpdesk
  • Communicatie, communicatie, communicatie

Meer informatie?

Jos Poels beantwoordt graag jouw vraag en denkt met je mee. Stuur een e-mail of laat een bericht achter in de chat.

Partner
Jos Poels
Gemeenten kunnen efficienter werken als ze de nieuwste technische mogelijkheden gebruiken om hun werkprocessen te verbeteren. Bijvoorbeeld door digitaal, zaakgericht of objectgericht te werken. Ik help ze daarmee op strategisch en tactisch niveau, maar ook op de werkvloer.
Samen gaan we aan de slag. Doe je mee?

WORKSHOP

Workshop Zaakgericht werken: doe de (online) serious game

Hoe zorg je voor een soepele live-gang van je zaaksysteem? Hoe gaat dat met het vele thuiswerken? En hoe maak je medewerkers enthousiast voor zaakgericht werken? Speel de (online) serious game!

Pagina delen: