Herijken implementatie zaaksysteem

Implementaties van zaakgericht werken zijn niet overal hetzelfde. Uitgangspunten verschillen, net als wensen en behoeften. Met onze aanpak helpen we je inzichten van voorgaande implementaties in kaart te brengen, formuleren we wat jouw organisatie met zaakgericht werken wil bereiken en wat dit betekent voor de aanschaf van een eventueel nieuw zaaksysteem.

Aanpak

1. Herijken
   In korte tijd brengen wij jouw visie, wensen, eisen en knelpunten in beeld. Dit is het vertrekpunt voor de herijking van zaakgericht werken.
2. Aanbesteden
   We helpen je op weg in de markt van leveranciers van zaaksystemen. We kennen de markt en zijn op de hoogte van de nieuwste ontwikkelingen. Ook helpen we je bij het opstellen van een programma van eisen.
3. Implementeren & adoptie
   Medewerkers bepalen uiteindelijk het succes van de implementatie. Met onze veranderaanpak stellen we iedere medewerker in staat om de verandering te borgen in zijn dagelijkse werk.
4. Migreren
   Het realiseren van één DMS is nooit een doel op zich. Migreren is kostbaar en gaat vaak met veel problemen gepaard. Het is een strategische keuze dit wel of niet te doen. En zo ja, op welke manier. Er zijn alternatieven die we graag met je bespreken.
   

Learnings & valkuilen bij implementatietrajecten

Tijdens implementatietrajecten gaat er vaak iets mis of is het resultaat niet zoals gewenst. Onderstaand overzicht geeft inzicht in een aantal valkuilen en leermomenten:

Verkeerde aannames:

• Het is maar een kleine verandering
• Iedereen door de wasstraat en klaar
• We pakken het meteen groots aan
• We doen het best goed
• We hoeven niet veel te leren
• Met e-learnings komen we een heel eind

Faalfactoren:

• Geen visie op doelgroep en resultaat
• Weinig voorbeeldwerking, zichtbaarheid
• Losse flodder, eenmalige inspanning, geen borging
• Theoretisch, inflexibel aanbod van cursussen
• ICT-benadering, technische taal, tool focus
• Ambassadeurs zonder mandaat / tijd / opleiding
• Focus op verandering, te weinig op doelen       

Succesfactoren:

• Betrokkenheid topmanagement
• Veranderverhaal gekoppeld aan strategische ontwikkeling
• Laagdrempelig, gericht op het dagelijkse werk
• Het individu centraal
• Direct toepasbaar vanuit businesswaarde
• Eigen digi-buddies / ambassadeurs
• Een optimale helpdesk
• Communicatie, communicatie, communicatie

Gouden driehoek: dé 3 randvoorwaarden voor een succesvol project

Een project waarbij alles binnen tijd en budget staat, is nog geen succesvol project. Uiteindelijk gaat het erom dat een project bijdraagt aan de organisatiedoelstellingen. Naast projectmanagement vraagt dit om sponsorschap en verandermanagement. Hoe regel je deze drie cruciale randvoorwaarden?

Lees meer