I-visie en het informatiebeleidsplan

Met je i-visie, opgeschreven in het informatiebeleidsplan, geef je richting aan de activiteiten van I&A voor de komende jaren. Dit op basis van je wensen voor de dienstverlening en de bedrijfsvoering en de mogelijkheden die techniek je biedt. Een samenhangende visie zorgt ervoor dat je investeert in soft- en hardware waar je organisatie ook op de langere termijn iets aan heeft. En je voorkomt ermee dat je meerdere applicaties voor dezelfde functionaliteiten gebruikt. Wij zorgen ervoor dat de uitgangspunten in een informatiebeleidsplan niet alleen eenduidig, maar vooral ook praktisch zijn. En te begrijpen voor iedereen in de organisatie, niet alleen I&A.

Sourcing en sourcinganalyse

In de context van ICT is sourcing de vorm waarin je je informatievoorzieningen en/of ICT geleverd krijgt. Voorbeelden zijn ‘on premise, managed services, as a Service, samenwerkingen, SSC’s etc’. Met een sourcinganalyse bekijk je nauwgezet welke leveringsbronnen het beste bij je organisatie passen. Ons advies is om na het formuleren van je informatiseringsdoelen als eerste een sourcinganalyse te laten uitvoeren. Dat levert je veel waardevolle inzichten op. We analyseren hiervoor je organisatie-, bedrijfsvoerings- en ICT-doelstellingen. Vervolgens beoordelen we in combinatie met marktontwikkelingen welke leveringsvormen daar het beste bij passen. ‘Leveringsvormen’ in meervoud, want de tocht naar een doelmatige informatievoorziening gaat vaak via meerdere wegen.

Cloud en cloudstrategie

Veel infographics verbeelden de grote onbekende wereld van internet als een wolk. Veel bronnen van je informatievoorziening bevinden zich ergens in die zogenoemde wolk. Vandaar de naam ‘cloud’. Daar waar een sourcinganalyse zich concentreert op de best passende leveringsvorm, focust een cloudstrategie zich op de karakteristieken van die specifieke leveringsvorm:

• Van wie is de server?
• Waar staat die server?
• Is het onontkoombaar (we zien bij veel applicatieleveranciers een sterke voorkeur voor SaaS)?
• Wie zitten er nog meer in het ecosysteem?
• Wie is waarvoor verantwoordelijk?
• Welke mogelijkheden zijn er binnen specifieke wetgeving (AVG bijvoorbeeld)?
• Maar ook: hoe kom ik van mijn huidige situatie naar de gewenste?

Een cloudstrategie is vaak net als een sourcinganalyse noodzakelijk om uiteindelijk een goede marktbenadering te kiezen. Het voorkomt dat je op de automatische piloot een aanbestedingstraject opstart waarmee je onbedoeld de architectuur van gisteren ook voor de komende jaren weer leidend maakt.

Regisseren versus beheren

De uitdrukking ‘naar de cloud’ gaat vaak gepaard met de term ‘regie’. Dit is niet iets technisch, maar een organisatorische randvoorwaarde. De transitie naar de cloud, zelf of via bijvoorbeeld managed services, betekent een significante verandering in de financiële systematiek (van CAPEX naar OPEX), de techniek, het beheer en het gebruik van ICT-voorzieningen. Om dit goed te kunnen managen, is een transitie van een eigenbeheer-organisatie naar een regie-voerende-organisatie nodig. Zodat je wendbaar genoeg bent om binnen je gestelde kaders, vereisten en integratiemogelijkheden voortdurend de juiste keuzes te maken uit alle technologische mogelijkheden.

Transformeren en transitieplannen

Veranderen van je beheerorganisatie en de introductie van vernieuwende technologieën vragen om nogal wat verandervermogen van je organisatie. Je hebt te maken met een organisatie-, een HR- en een techniekspoor. De transitieplannen die wij voor onze opdrachtgevers opstellen, bouwen we op vanuit de visie, bestaande criteria, de randvoorwaarden, de sourcinganalyse, de cloudstrategie, bestaande informatielandschappen en standpunten van de gemeentelijke organisaties. Een flinke klus inderdaad. Maar met zo’n integraal transitieplan heb je een gestructureerd overzicht van de verschillende verandersporen, kun je ze in samenhang inhoud geven en met elkaar verbinden.

Voorbereiden op de toekomst begint met inzicht

We kunnen stellen dat wanneer je als gemeente de juiste digitaliseringsstappen wilt zetten tal van aspecten daarin een rol spelen. Door goed inzichtelijk te hebben hoe organisatie-, bedrijfsvoerings-, informatiserings- en ICT-doelstellingen samenhangen met de beschikbare leveringsvormen krijgen discussies over de toekomst van de eigen (I&A-)organisatie meer inhoud. En ben je in staat je beter voor te bereiden op alle ontwikkelingen die op je afkomen.