De belangrijkste aandachtspunten voor je IT-sourcing strategie
Gemeenten die nadenken over de sourcing van hun IT-diensten concentreren zich vaak vooral op de vraag: welke van de IT-diensten die de organisatie nodig heeft, worden ook door de markt aangeboden? Dit is uiteraard een belangrijke vraag, maar als je je informatievoorziening wilt inzetten om de ambities van je organisatie voor de dienstverlening en bedrijfsvoering een flinke boost te geven, is het belangrijk dat je IT-sourcing strategischer oppakt. We zetten daarvoor de belangrijkste aandachtspunten voor jou op een rij.
"*" geeft vereiste velden aan
Onderwerpen in dit artikel:
- De opkomst van cloud-oplossingen
- Een-op-een outsourcen?
- Maak gisteren niet de basis voor morgen
- IT-sourcing ter ondersteuning van je ambities
- Een mix aan leveringsvormen
- Welke IT-diensten heb je nodig?
- Wat zijn de doelen voor je sourcing strategie?
- Welke leveringsvormen passen bij je IT-diensten
- Formuleer een cloud-strategie
- De invloed van je sourcing strategie op je team I&A
- Zorg voor een strategisch personeelsplan
- Werk aan het verandervermogen van je organisatie
- Sourcing en samenwerkingen
- Zet IT-sourcing in als vliegwiel voor je digitale transformatie
Kom jij ons team van Consultants versterken? We zijn op zoek naar nieuwe collega’s. Bekijk onze vacatures en solliciteer!
Zelf doen of uitbesteden?
Geen enkele gemeente regelt alle IT-diensten helemaal zelf. Wat wel en wat niet verschilt echter per gemeente. Sommige hebben bijvoorbeeld bijna hun hele IT-infrastructuur bij een leverancier in de cloud ondergebracht, bij andere staat de kelder nog vol loeiende servers. Ook voor kantoorautomatisering zien we grote verschillen. Er zijn gemeenten die nog alles zelf installeren en beheren en gemeenten die geheel op Microsoft 365 vertrouwen. Specialistische diensten op het gebied van informatieveiligheid besteden de meeste gemeenten uit, terwijl de ervaring leert dat je typische eerstelijnstaken als bijvoorbeeld het toekennen van rechten het beste dicht bij je organisatie kunt organiseren.
De opkomst van cloud-oplossingen
Hoe groot de verschillen tussen gemeenten ook zijn, de trend is dat ze steeds meer IT-diensten uitbesteden. De opkomst van cloud-oplossingen speelt daarin een belangrijke rol. Die bieden in vergelijking met on-premise oplossingen vaak grote voordelen op het gebied van schaalbaarheid, innovatie en beheergemak. En juist die schaalbaarheid, innovatie en beheergemak zijn belangrijke voordelen voor organisaties waarvan steeds meer wendbaarheid wordt verwacht, zoals gemeenten. Een andere reden om meer diensten uit te besteden, is dat zaken als bijvoorbeeld beveiliging steeds meer expertise vragen en je die als gemeente zelf moeilijk op de arbeidsmarkt kunt vinden.
Een-op-een outsourcen?
De twee vragen die gemeenten vaak centraal stellen in hun overwegingen over sourcing zijn:
- welke IT-diensten zouden we kunnen uitbesteden?
- En wat zijn daarvoor dan de meest geschikte leveranciers?
Dit zijn belangrijke vragen uiteraard. Want je kunt alleen IT-diensten uitbesteden als de markt ze aanbiedt. Bovendien moeten medewerkers die diensten gemakkelijk kunnen gebruiken. Verder wil je zeker weten dat zaken als beveiliging, privacy en leveringszekerheid goed zijn geregeld. En ook de kosten moeten beheersbaar zijn.
Maak gisteren niet de basis voor morgen
Maar zo’n analyse die vooral gericht is op het aanbod, leidt er vaak toe dat je je IT-architectuur van gisteren ook de basis maakt van je IT-architectuur voor morgen. En dat is niet de beste weg als je sourcing wilt gebruiken om de digitale transformatie van je organisatie een flinke slinger te geven. Je loopt bijvoorbeeld het risico dat je allerlei functionaliteiten dubbel inkoopt. Of dat je kansen mist voor een betere integratie van verschillende IT-componenten. En nog iets fundamenteler: er zijn meer varianten denkbaar dan iets compleet zelf doen of helemaal uitbesteden. En die varianten passen misschien wel beter bij de IT-behoeften van je organisatie.
Een sourcing strategie ter ondersteuning van je ambities
Wil je IT-sourcing inzetten om de ambities van je organisatie echt te ondersteunen? Dan moet je allereerst zorgen dat je informatiebeleidsplan aansluit bij die ambities. Op basis van dit informatiebeleidsplan schrijf je dan je doelen, eisen en wensen op voor de verschillende IT-componenten (kantoorautomatisering, telefonie, zaaksysteem, beveiliging, etc.) die je organisatie nodig heeft. Vervolgens onderzoek je per IT-component welke leveringsvorm die doelen, eisen en wensen het beste ondersteunt. Dat is dan je voorkeursleveringsvorm. Die kan per IT-component verschillen.
Een mix aan leveringsvormen
Je zou een IT-sourcing analyse dus vooral moeten gebruiken om uit te vinden welke mix van IT-leveringsvormen het beste past bij je strategische doelen. Hieronder lees je meer over de stappen die bij zo’n analyse horen. Wat zijn de IT-componenten die je organisatie nodig heeft en hoe bundel je die handig tot IT-diensten? Welke leveringsvormen zijn er allemaal? Hoe vind je uit welke leveringsvorm het beste past bij een IT-dienst en je ambities? Ook lees je meer over het opstellen van een cloud-strategie voor die onderdelen die je naar de markt brengt. Verder kijken we wat het betekent voor je I&A-team als je meer gaat uitbesteden. En we gaan in op de vraag hoe je in een gemeentelijke samenwerking omgaat met al deze vragen.
Welke IT-diensten heb je nodig?
Vakapplicaties, zaaksysteem, kantoorautomatisering, firewall, website. Het zijn enkele voorbeelden van alle software die je als gemeente hebt aangeschaft of huurt. Om een strategische sourcing analyse te kunnen maken, moet je deze software en je hardware vertalen naar de diensten die je ermee geleverd wilt krijgen. Voorbeelden hiervan zijn registratie van klantcontact, e-mail, archivering en zo door. Ook zaken als netwerkverbindingen, dataopslag, informatieveiligheid, technisch applicatiebeheer en contractmanagement zijn voorbeelden van IT-diensten die je organisatie nodig heeft.
Hoe gaat het nu?
Vervolgens wil je weten hoe je organisatie er nu voor staat. Krijgt de organisatie alle IT-diensten geleverd die de medewerkers nodig hebben? Zijn er IT-diensten die wel gewenst zijn, maar niet of beperkt worden geleverd? Hoe tevreden ben je over de levering? Beantwoord die laatste vraag niet alleen vanuit het standpunt van I&A, maar zorg dat je, voor de IT-diensten waarbij dat relevant is, ook de ervaringen van de medewerkers op de werkvloer kent.
Wat zijn de doelen voor je sourcing strategie?
Gebruiksgemak, wendbaarheid, kostenefficiëntie. Al dit soort zaken zijn belangrijk voor al je IT-diensten. Maar als je wilt dat je sourcing strategie je bedrijfsdoelstellingen passend ondersteunt, zul je daarin prioriteiten moeten stellen. Die prioriteiten kunnen per IT-dienst anders zijn. Want in de functionaliteiten voor je werkplek wil je misschien flexibel zijn, terwijl voor de hosting van je registraties robuustheid belangrijker is. Zet daarom alle belangrijke kenmerken op een rijtje en geef per IT-dienst met een score de prioriteit van de verschillende kenmerken aan.
Kijk naar je informatiebeleidsplan
Het informatiebeleidsplan van je organisatie geeft je, als het goed is, meer duidelijkheid over de bedrijfsdoelstellingen en de manier waarop IT-diensten die moeten helpen waar te maken. In het informatiebeleidsplan horen ook technische, maatschappelijke en wettelijke ontwikkelingen, de IST-architectuur, het coalitieakkoord en samenwerkingen met andere organisaties een rol te spelen. Is het informatiebeleidsplan van je organisatie niet meer actueel of ooit in een diepe la verdwenen? Blaas dit dan eerst nieuw leven in.
Creëer draagvlak
Een blik op het informatiebeleidsplan is een goede basis voor het opstellen van je IT-sourcing doelen, maar laat het daar niet bij. Houd ook een of meerdere workshops met de directie of het management om helder te krijgen wat men wil en wat daarin de prioriteiten zijn: flexibiliteit, superveilig, zo goedkoop mogelijk, robuust, innovatief, meer samenwerken? Het zijn allemaal voorbeelden van ambities die gemeenten kunnen hebben ten aanzien van hun bedrijfsvoering die je met je IT-sourcing wilt ondersteunen. Met zo’n workshop zorg je overigens niet alleen voor belangrijke input voor je sourcing strategie, je zet ook de eerste stap naar draagvlak voor beslissingen die je later in het traject gaat nemen.
Welke leveringsvormen passen bij je IT-diensten?
Ondertussen kijk je alvast welke leveringsvormen er voor bepaalde IT-diensten beschikbaar zijn en wat hun eigenschappen zijn. Voorbeelden van veel gekozen leveringsvormen zijn:
- Zelfstandig
Je organisatie voert de activiteiten zelf uit en koopt de componenten in die daarvoor nodig zijn.
- Inhuur/ Outtasking
Je huurt medewerkers in voor specifieke activiteiten of een cluster van taken.
- Expertiseteam
Een groep medewerkers samengesteld uit verschillende teams of afdelingen uit de eigen organisatie. Een expertiseteam is primair gericht op kennisdeling, samenwerking en bevordering van het lerend vermogen van de organisatie rondom een specifiek thema.
- Centraal Georganiseerd met Resultaat Verantwoordelijkheid
Een zelfstandig opererende eenheid, vaak een getroffen gemeenschappelijk regeling (GR), die verantwoordelijk is voor het leveren van specifieke (gespecialiseerde) diensten op basis van prestatieafspraken.
- Samenwerking
Een verband van overheidsorganisaties dat gelijksoortige diensten levert aan de deelnemende organisaties.
- Joint Venture
Een leveringsvorm waarbij een of meerdere externe leverancier(s) kapitaal inbrengen en gezamenlijk een nieuwe separate entiteit vormen voor de levering van diensten. De winst en het verlies komen voor rekening van de deelnemers aan de Joint Venture.
- Outsourcing as a Service
Het ‘As-a-Service’-model refereert naar diensten die geleverd worden over het internet in plaats van lokaal.
- Managed Service
Levering van samenhangende diensten door een externe leverancier met een resultaatsverplichting. Afhankelijk van het portfolio van de externe leverancier wordt dan vaak gekozen voor (een mix van) achterliggende leveringsvormen: bijvoorbeeld op de eigen locatie opdrachtgever, vanaf de locatie van de leverancier of inzet van ‘As-a-service’-elementen.
De eigenschappen van al deze leveringsvormen (en varianten erop) bepalen hoe ze scoren op het gebied van wendbaarheid, minder beheerwerkzaamheden, innovatie, robuustheid en dergelijke. Leg je deze score naast je wensen voor een IT-dienst, dan kun je voor die IT-dienst je voorkeursbron van levering bepalen.
Een voorbeeld voor telefonie
Hoe zien deze stappen er in de praktijk uit? Laten we telefonie als voorbeeld nemen. Zo’n IT-dienst bestaat onder andere uit componenten als een telefooncentrale, mobiele telefoons, SIM-kaarten, abonnementen en support. Je kunt je voorstellen dat je als gemeente niet continu zelf toestellen wilt bestellen, bijhouden wie welk toestel in bezit heeft, welk nummer erbij hoort, de garantie regelen etc. Dus voor telefonie zou een Managed Service de leveringsvorm zijn die je voorkeur heeft. Kijk je naar de markt, dan zijn er veel telecomaanbieders die je compleet ontzorgen. Je diensten rond telefonie kun je dus als Managed Service naar de markt brengen.
Formuleer ook een cloud-strategie
Kies je binnen een leveringsvorm voor een cloud-oplossing dan heb je daarbinnen meerdere varianten. Bijvoorbeeld SaaS, aPaaS, low-code, klant-en-klaar, alles in één-platform of best of breedplatform. Welke oplossingen (de praktijk is vaak hybride) je moet kiezen is opnieuw een moeilijke puzzel. Eén alles-in-één platform is bijvoorbeeld goedkoper en gemakkelijker te onderhouden dan een combinatie van allerlei best-of-breed platforms. Daar staat tegenover dat juist veel werkprocessen bij gemeenten goede passende specialistische tools nodig hebben, wat een voorkeur voor een best-of-breed platform kan betekenen.
De invloed van je sourcing strategie op je team I&A
Als je de IT-diensten op een andere manier aan je organisatie gaat leveren, heeft dit ook gevolgen voor je I&A-team. Zeker als de rode draad is dat je minder zelf gaat doen. Veel technisch beheer hoef je dan bijvoorbeeld niet meer uit te voeren. Daar komt meestal wel meer functioneel beheer voor in de plaats. En je zult meer regie moeten voeren over al je leveranciers, zodat je waarborgt dat ze leveren wat is afgesproken en voldoen aan je gestelde kaders. Bovendien wil je de integratiemogelijkheden van diensten die je uitbesteedt ten volle benutten en de kosten in de hand houden.
Zorg voor een strategisch personeelsplan
Die verschuiving van beheer naar regie heeft invloed op de I- en A-rollen die je organisatie nodig heeft. Met de voorbereiding daarop kun je eigenlijk niet vroeg genoeg beginnen. Stel een strategisch personeelsplan op waarin staat welke rollen blijven, welke verdwijnen, welke erbij komen, welk type mensen je daarvoor nodig hebt en welk type mensen je nu hebt. Als je dan ook nog rekening houdt met ontwikkelingen als vergrijzing, natuurlijk verloop etc., weet je welke acties je moet ondernemen om te zorgen dat je I&A-team ook over twee tot vijf jaar met de juiste mensen is bezet.
Werk aan het verandervermogen van je organisatie
De veranderingen van leveringsvormen, de komst van nieuwe of vernieuwde IT-diensten en de veranderingen binnen je I&A-team zullen niet zonder slag of stoot gaan. Toch is het belangrijk dat medewerkers ze omarmen, anders gaat de hele transformatie veel stroever dan nodig. Besteed daarom bij het opstellen van je sourcing strategie ook aandacht aan de menskant van al die veranderingen. Kort samengevat: verander naar het vermogen van je organisatie en probeer tegelijkertijd dit verandervermogen van je organisatie te vergroten.
Sourcing en samenwerkingen
Voor een samenwerking waarbinnen deelnemers de sourcing van hun IT-diensten heroverwegen, ligt de situatie nog wat ingewikkelder dan voor zelfstandige organisaties. De basisuitdaging hierbij is, zoals altijd in samenwerkingen, zorgen dat je relatie goed blijft. Dat doe je door te zorgen voor goede persoonlijke contacten. Maar net zo belangrijk is het dat iedere deelnemer zelf goed weet wat zijn ambities zijn en welke leveringsvormen daar voor de verschillende IT-diensten het beste bij passen. En dat deelnemers hier open en eerlijk over zijn naar elkaar. Vervolgens kun je bepalen welke diensten de samenwerking levert voor wie, op welke manier en welke rollen daarbij horen.
Een sourcing strategie is een vliegwiel voor je digitale transformatie
Met een sourcing strategie die is opgesteld op basis van je visie en ambities, je huidig informatielandschap, een sourcing analyse, een cloud-strategie en met oog voor het verandervermogen van je organisatie, heb je een integraal transitieplan in handen. Een ideaal uitgangspunt om de digitale transformatie van je organisatie een flinke slinger te geven.
Meer informatie?
Dennis beantwoordt graag jouw vraag en denkt met je mee.
