Gouden driehoek: dé 3 randvoorwaarden voor een succesvol project

Organisatiedoelen in plaats van projectdoelen

Je start een project niet zomaar. Uiteindelijk wil je daar bepaalde doelen voor je organisatie mee halen. Binnen een bepaalde termijn. En met een bepaald budget. Het uitrollen van nieuwe software is bijvoorbeeld voor de organisatie geen doel op zich. Betere dienstverlening en gemakkelijker samenwerken zijn wel twee voorbeelden van dergelijke doelen. Daarvoor is het niet alleen nodig dat medewerkers die nieuwe software gebruiken, maar ook dat ze dit effectief en efficiënt doen en continu verbeteren in het gebruik.

Sponsorschap, verandermanagement en projectmanagement

Sponsorschap en verandermanagement zijn, naast projectmanagement, twee cruciale randvoorwaarden om de organisatiedoelstellingen binnen tijd en budget te halen. Besteed je te weinig aandacht aan een van deze randvoorwaarden? Dan loop je het risico dat het project geen bijdrage levert aan de organisatiedoelstellingen. Zoals gezegd is voor projectmanagement meestal wel voldoende aandacht, maar wat houden sponsorschap en verandermanagement in?

Sponsorschap

Sponsors zijn de mensen in de organisatie die een positieve invloed uitoefenen op de adoptie van een project en de veranderingen die daarbij horen. Vaak gaat het om directieleden, MT-leden, teamleiders, projectleiders en andere leidinggevenden. Voor een succesvolle verandering heb je sponsors nodig. Daarbij is de rol van de primaire sponsor, de opdrachtgever, het meest cruciaal.

Sponsors: essentieel voor succesvolle veranderingen

Met voldoende sponsors zijn veranderingen in je organisatie succesvoller. Maar wie zijn die sponsors, hoe vind je ze en hoe zet je ze in?

Lees meer

De opdrachtgever als primaire sponsor

Een opdrachtgever kan als primaire sponsor een grote bijdrage leveren aan het succes van een project. Daarvoor moet hij of zij de volgende activiteiten op zich nemen:

• Actief steunen van en communiceren over het project: boodschappen over het ‘waarom’ achter een project zijn het meest effectief uit de mond van een manager hoog in de organisatie. Dit geeft voor medewerkers het belang en de urgentie van een project aan.
• Zichtbaar blijven participeren in het project: dus niet alleen een woordje tijdens een kick-off, maar het gezicht ervan blijven gedurende de gehele doorlooptijd. Ook het zorgen voor de juiste middelen en het bieden van gedegen sturing en ondersteuning voor de projectgroep horen hierbij.
• Het bouwen van coalities met andere sponsors: de primaire sponsor zorgt ervoor dat andere MT-leden ook achter het project staan, zodat zij op hun beurt de rol van sponsor in hun team kunnen vervullen.

Maak de projectleider niet de primaire sponsor

Vaak zien we in projecten dat de opdrachtgever onvoldoende bijdraagt aan het succes ervan. Bovenstaande activiteiten worden dan vervuld door de projectleider. Die kan ze echter, door zijn of haar positie in de organisatie, niet invullen met dezelfde gewenste resultaten. Dit is een groot risico voor het succes van projecten.

Verandermanagement

Om de potentie van nieuwe toepassingen volledig te benutten, is het nodig dat medewerkers dingen anders gaan doen. De impact hiervan wordt nogal eens onderschat. In veel projecten is er dan ook te weinig aandacht voor de menskant van de verandering.

Prosci: de menskant van verandering

Bij de implementatie van software of bij organisatieveranderingen wordt de menskant vaak vergeten. Achteraf zijn er dan extra inspanningen nodig om medewerkers de verandering alsnog te laten adopteren. Quarant pakt dat graag anders aan, onder andere met verandermethoden van Prosci.

Lees meer

Aandacht voor iedere medewerker

Besteed tijdens de implementatie van een nieuwe toepassing ook aandacht aan de vraag wat de invloed daarvan is op de manier van werken voor individuele medewerkers. Iedere medewerker ondergaat zo’n verandering in eigen tempo en met eigen vragen en wensen. Waarom doen we dit? Wat gaat er voor mij veranderen? Hoe gaat mij dit helpen in mijn werk? Alleen als medewerkers een duidelijk antwoord krijgen op die vragen, zullen ze de verandering met volle overtuiging omarmen.

Meer dan techniek alleen

Regelmatig zien we dat medewerkers trainingen krijgen om met de nieuwe techniek te gaan werken (hoe werken de knoppen), zonder dat ze een antwoord krijgen op bovenstaande vragen. Dit leidt uiteindelijk tot onvoldoende adoptie en het niet tot volle potentie benutten van de nieuwe techniek. Kortom: te weinig aandacht voor verandermanagement is een groot risico voor het succes van je project.

Randvoorwaarden project

Goed projectmanagement, effectief sponsorschap en aandachtig verandermanagement zijn dus cruciale randvoorwaarden voor een project dat succesvol bijdraagt aan de organisatiedoelstellingen. Bij de meeste organisaties is de kennis over projectmanagement aardig op orde, in ieder geval bij de afdeling I&A. Zorg dat ook het verandermanagement en sponsorschap goed is geregeld.