Vergunningverlening onder de Omgevingswet: dit moet je gaan aanpassen!

Als de Omgevingswet in werking treedt, moeten overheden hun werkprocessen daarop hebben aangepast. In een serie blogs lichten we voor enkele werkprocessen de belangrijkste veranderingen toe. En we geven je tips voor het uitwerken van deze processen. Deze keer: vergunningverlening.

Procedure verandert niet veel, maar je moet wel veel aanpassen

Voor vergunningverlening blijven de reguliere en de uitgebreide procedure uit de Awb van toepassing. Er zitten wel wat nieuwe elementen in, zoals participatie, maar formeel wijzigt de procedure niet zoveel. Je zou dus kunnen denken dat de werkprocessen snel op orde zijn. De praktijk leert dat dit niet het geval is. Je zult behoorlijk wat werk moeten verzetten. Alleen al het nalopen en aanpassen van alle standaardbrieven en checklists is een flinke klus. Maar ook je werkprocessen zelf vragen waarschijnlijk wel wat veranderingen.

Dit verandert er wel

Enkele voorbeelden van veranderingen met de komst van de Omgevingswet:

• Knip in de bouwvergunning
Bouwen wordt in een technisch en een ruimtelijk deel gescheiden. Dat levert twee activiteiten op: de technische bouwactiviteit en de omgevingsplanactiviteit voor een bouwwerk.

• Activiteiten staan centraal, niet meer de inrichting zelf
Een bedrijf kan zelf aangeven wanneer het voor welke activiteit een vergunning aanvraagt. Niet langer is het nodig dat voor alle vergunningplichtige activiteiten in één keer een vergunning wordt aangevraagd. Omdat blijft gelden dat een bedrijf alleen activiteiten mag uitvoeren als daar vergunning voor is verleend, zal bij het vooroverleg extra aandacht moeten zijn voor alle voorgenomen activiteiten en de momenten waarop vergunning zal worden aangevraagd. Dit om een goed beeld te krijgen van de voorgenomen activiteiten en eventuele strijdigheden met wet- en regelgeving.

• Vergunning voor een omgevingsplanactiviteit
De gemeente kan in het omgevingsplan situaties benoemen waarvoor een vergunningplicht geldt, de zogenaamde omgevingsplanactiviteit.

Hier gaat veel voorbereidend werk in zitten

Bij het op orde brengen van de werkprocessen voor vergunningverlening gaat veel werk zitten in het formuleren van beleid en het aanpassen van standaardbrieven, checklists en het VTH-systeem:

• Aanpassen of formuleren van beleid
De (ruimere) opzet van de Omgevingswet brengt onder andere met zich mee dat je als gemeente moet kiezen hoe je met bepaalde onderwerpen om wilt gaan. Denk bijvoorbeeld aan beleid voor buitenplanse omgevingsactiviteiten. Het gaat dan om zowel de inhoud van het beleid, als het maken van afspraken over wie wat kan beslissen. In welke gevallen bijvoorbeeld wil de gemeenteraad een adviesrecht hebben, in welke gevallen beslist het college en wat mag een vakafdeling zelf?

• Standaardbrieven, werkinstructies, checklisten en vergunningvoorschriften
Binnen gemeenten worden tientallen standaardbrieven, checklisten en werkinstructies gebruikt bij vergunningverlening. Je moet ze allemaal nalopen. Soms is er slechts een kleine aanpassing nodig (zoek en vervang ‘Wabo’ door ‘Omgevingswet’). Vaak ook zijn er grotere aanpassingen nodig. Dit geldt met name voor de checklists die gebruikt worden om aanvragen inhoudelijk te beoordelen. Ga ook na of je de set aan (standaard) vergunningvoorschriften die intern gebruikt wordt, moet aanvullen of aanpassen.

• Samenwerking tussen overheden
Het DSO biedt overheden mogelijkheden tijdens een vergunningprocedure met elkaar samen te werken (samenwerkingsfunctionaliteit (SWF)). Dat kan op twee manieren. De ketenpartners richten zelf een infrastructuur in voor onderlinge informatie-uitwisseling en maken gebruik van de API’s van het DSO. Of de ketenpartners maken gebruik van de samenwerkingsfunctionaliteit (SWF) van het DSO. Je moet een keuze maken. Die keuze heeft gevolgen voor de werkprocessen en het inrichten van bijvoorbeeld het VTH-systeem.

• Activiteiten koppelen aan behandelende instantie en adviseurs
In de Omgevingswet staan activiteiten centraal. In het Omgevingsloket moet je per activiteit aangeven wie de behandelende dienst is: een gemeente of de omgevingsdienst bijvoorbeeld. In het eigen VTH-systeem kun je aangeven welke adviseurs bij welke activiteit betrokken moeten worden.

• Aanpassen processen in VTH-systeem
Als duidelijk is wat de nieuwe werkwijze is en hoe de informatie-uitwisseling met ketenpartners wordt georganiseerd, zul je de processen in het eigen VTH-systeem moeten inrichten. Ons advies luidt: eerst de nieuwe werkwijze te bepalen en dan pas het VTH-systeem aan te passen.

• Toepasbare regels maken en aanpassen
Met de ‘bruidsschat’ wordt er een aantal toepasbare regels geleverd aan gemeenten. Je moet nagaan of de geleverde toepasbare regels voor aanvraagformulieren aansluiten op jullie eigen lokale situatie. En je moet nagaan welke aanvullende toepasbare regels jullie zelf willen opstellen (voor check en indieningsvereisten).

• Voorlichting en communicatie
Je moet bedenken hoe je de voorlichting over vergunningverlening aan bedrijven, burgers en aan medewerkers gaat verzorgen. Op welke wijze wil je de mogelijkheden die het DSO daarbij biedt benutten? Gaan jullie vergunningen op de kaart zetten?

• Opleiding en training
Last but not least… Medewerkers zullen zich zowel de Omgevingswet eigen moeten maken als de manier waarop jouw organisatie de werkprocessen ervoor inricht.

Een vliegende start met onze blauwdrukken voor werkprocessen

Het voorbereiden van vergunningverlening onder de Omgevingswet is dus veel werk. Quarant heeft blauwdrukken gemaakt van de werkprocessen voor vergunningverlening onder de Omgevingswet die jouw werk aanzienlijk kunnen verlichten. Door ze te vergelijken met je huidige werkprocessen, kunnen we je snel laten zien waar de verschillen zitten. Samen bepalen we dan welke wijzigingen je het beste kunt doorvoeren, waarbij we er uiteraard op letten dat het goede van je huidige werkwijze zoveel mogelijk bewaard blijft.

Wil je meer weten over het Omgevingspakket?

De blauwdrukken voor werkprocessen maken deel uit van ons Omgevingspakket. Meer informatie daarover vind je op de pagina Doorpakken met de Omgevingswet. Heb je vragen over dit pakket? Of over het aanpassen van de werkprocessen voor vergunningverlening? Neem dan contact op met Adrie van Bohemen, 06 53 37 14 87, adrie.van.bohemen@quarant.nl of Han Kuiper 06 24 13 36 38, han.kuiper@quarant.nl.

Wij delen kennis, tips en adviezen. Blijf op de hoogte.
Meld u aan voor de nieuwsbrief.

Of volg ons op LinkedIn.