Toepasbare regels: doe de bruidsschat eerst

Gemeenten moeten voor de Omgevingswet toepasbare regels opstellen. Een complexe materie. Want je kunt de juridische regels niet altijd eenvoudig begrijpelijk maken. En het dienstverleningsniveau moet wel minimaal gelijk blijven. Wat is een goede strategie? In dit artikel geven Ruben Zijlmans, oprichter van FLO Legal, en Han Kuiper, consultant bij Quarant, tips op basis van hun eigen ervaringen met toepasbare regels in de praktijk.

Toepasbare regels en vragenbomen

Toepasbare regels zijn begrijpelijke vertalingen van de juridische regels. Met die toepasbare regels zijn dan vragenbomen te maken waarmee burgers en bedrijven in het Omgevingsloket kunnen zien of ze een plan mogen uitvoeren, of er een vergunning nodig is en welke informatie ze dan moeten aanleveren. Ook kan een initiatiefnemer op die manier gemakkelijk zien welke voorwaarden worden gesteld aan de uitvoering van die activiteit die hij of zij wil uitvoeren; de zogenaamde maatregelen op maat.

Een complexe materie

Helaas is een juridische tekst niet altijd gemakkelijk te vertalen naar een mooie vragenboom. Bij het opstellen van toepasbare regels kan het daarom verleidelijk zijn gelijk de bezem door de bestaande juridische regels te halen, ook omdat die huidige regels misschien niet altijd goed op elkaar aansluiten of verouderd zijn. Maar het aanpassen van juridische regels is veel en een enorm complex werk. Het houdt bijvoorbeeld een aanpassing naar het omgevingsplan in, inclusief bijbehorende procedures.

Doe de bruidsschat eerst

Vanuit het Rijk komen er ook toepasbare regels mee met de bruidsschat. Die zijn vanaf eind november beschikbaar. Onze tip is om daarmee als eerste aan de slag te gaan. “Controleer ze goed”, geeft Ruben Zijlmans aan. “Het is heel belangrijk dat je als gemeente nauwkeurig bekijkt wat de toepasbare regels uit de bruidsschat betekenen voor je eigen specifieke situatie. Sluiten de vragenbomen en de aanvraagformulieren aan bij de dagelijkse praktijk van je gemeente? Krijg je de juiste informatie binnen om beslissingen te nemen over aanvragen? Dit zijn belangrijke vragen om te beantwoorden als je je dienstverleningsniveau op 1 januari 2022 minimaal op een vergelijkbaar peil wil houden.”

Quickscan van de bruidsschat

“Met een quickscan van de bruidsschat kun je kijken waar je als eerste je aandacht op moet vestigen”, vult Han Kuiper aan. “Waar liggen de risico’s? Welke maatregelen moet je snel nemen? Kijk allereerst welke toepasbare regels meekomen in de bruidsschat. Bepaal dan op basis van het aantal vergunningaanvragen per jaar welke prioriteit hebben. Kijk of de aangeleverde aanvraagvereisten vanuit het Rijk passen bij de gemeentelijke regels. Leveren ze je de informatie op die je nodig hebt om een vergunning te kunnen verlenen? Zo niet, pas die betreffende toepasbare regels dan als eerste aan.”

Na de bruidsschat het eigen omgevingsplan

De ervaringen met de toepasbare regels vanuit de bruidsschat kun je vervolgens gebruiken om je eigen toepasbare regels en je nieuwe omgevingsplan in samenhang met elkaar te ontwikkelen. “Het is daarbij belangrijk dat juristen zich ervan bewust worden dat ze niet langer ‘op eigen houtje’ beleid kunnen vertalen naar regels en die de organisatie insturen”, benadrukt Ruben. “Want de manier waarop juridische regels zijn geformuleerd heeft grote invloed op de speelruimte die je hebt bij het maken van bijvoorbeeld toepasbare regels. Of bij het tonen van regels op de kaart.”

Meerdere heren dienen

“Juristen zullen net als voorheen het beleid moeten vertalen in juridische regels”, gaat Ruben verder. “Maar ze zullen vervolgens meer dan voorheen samen met de organisatie moeten beoordelen op welke manier ze de regels opschrijven. Zodat de juridische regels niet alleen het beleid vormgeven, maar ook goed werken voor de makers van toepasbare regels, geografen, dienstverleners, vergunningverleners, toezichthouders en handhavers. Met de komst van de Omgevingswet gaat de jurist dus veel meer dan nu meerdere heren dienen.”

Omgevingswet is een gezamenlijke verantwoordelijkheid

Wat geldt voor juristen geldt ook voor andere afdelingen: samen bepaal je het dienstverleningsniveau in het Omgevingsloket. Zo is het misschien voor de rest van de organisatie erg prettig als de geografen meerdere datasets van gemeentelijke wegen maken voor de regels op de kaart. Eentje met bijvoorbeeld de wegen waar het nodig is om een vergunning aan te vragen als iemand een uitrit wil aanleggen. En eentje waar een melding volstaat. En misschien met een kleine buffer erom zodat de regels daadwerkelijk oplichten als iemand een geplande uitrit in het loket tekent.

Teamgeest noodzakelijk

Voor de Geo-afdeling is dat allemaal meer werk, maar voor de dienstverlening is dat superfijn. Han: “Een gebruiker hoeft dan niet meer na te denken of er een vergunning of melding nodig is, want dat komt dan vanzelf naar voren als hij zijn plannen op de kaart aangeeft. Dit soort extra werk is veel gemakkelijker te accepteren als je weet hoeveel voordeel ze daar op andere plekken van hebben. Als je het Omgevingsloket optimaal wilt laten werken, vraagt dat dus om teamgeest. Samen kijken wat het beleid is. Luisteren waar andere disciplines tegenaan lopen. Uitzoeken hoe je elkaar kunt helpen.”

Meer knoppen om aan te draaien

Dit alles kun je zien als meer werk, maar volgens Ruben is het vooral een mogelijkheid om aan veel meer knoppen te kunnen draaien en het daarmee voor burgers, bedrijven én collega’s juist veel gemakkelijker te maken. “Als je goed nadenkt over hoe je je juridische regels formuleert, welke toepasbare regels dan mogelijk zijn en hoe je ze wilt weergeven op de kaart, hoeven die burgers, bedrijven én dienstverlenende ambtenaren veel minder uitzoekwerk te doen.”

++++

FLO Legal

De medewerkers van FLO Legal zijn specialisten in het Omgevingsrecht en het schrijven van juridische en toepasbare regels voor de Omgevingswet. Daarnaast adviseren ze over digitale toepassingen daarvoor. Verder is FLO legal nauw betrokken bij de ontwikkeling van software voor het ondersteunen van dit proces met haar partner Geodan. Meer informatie hierover staat op de pagina FLO Legal en de Omgevingswet.

Quarant

Quarant is hét onafhankelijke adviesbureau voor de lokale overheid op het gebied van proces-, verander- en informatiemanagement, automatisering en effectief samenwerken. Ze zijn als expert betrokken bij het programma Aan de slag met de Omgevingswet. En ze helpen gemeenten bij de aansluiting op het DSO, stappen te zetten om te werken met toepasbare regels en de werkprocessen aan te passen. Lees hier meer over op de pagina Doorpakken met de Omgevingswet.