Home / Quarant – Stop de digitale bureaucratie, start de digitale transformatie!

Stop de digitale bureaucratie,

start de digitale transformatie!

Geen bedrijf of organisatie kan meer om de digitale transformatie heen. Ook jouw organisatie zal daarop moeten inspelen om van waarde te blijven voor de samenleving. Want een samenleving die digitaal steeds vaardiger wordt, verwacht producten en diensten die daarop aansluiten. In dit artikel lees je wat het verschil is tussen digitale bureaucratie en de digitale transformatie. En lees je met welke bouwstenen je de digitale transformatie van jouw organisatie verder vormgeeft.

Wat is de digitale transformatie?

De term digitale transformatie bestaat uit twee individuele termen. Digitaal en Transformatie. Digitaal wil zoveel zeggen als ‘De overgang van informatie naar een digitale vorm’, dat wil zeggen in een vorm die gebruikt kan worden door elektronische apparaten zoals computers. De term kan betrekking hebben op de gegevens zelf, op de bijbehorende procedures of op de samenleving in het algemeen. Bijvoorbeeld de digitalisering van data of een procedure. Transformatie is ‘ Iets volledig nieuws ergens van maken.’ Bijvoorbeeld: het verpoppen van rups tot en met een vlinder. Dat is een onomkeerbare verandering naar iets nieuws. Voegen we e.e.a. samen, dan ontstaat Digitale Transformatie:

“Digitale transformatie is het proces van organisaties (en van de mensen in deze organisaties) om de kansen, verwachtingen en mogelijkheden van de toenemende digitalisering in te zetten om de stap te maken naar een digitaal georiënteerde en wendbare organisatie (herschepping). Waar de klant centraal staat gedurende de gehele klantreis en waardoor de organisatie een (duurzame) bijdrage kan leveren aan mens en maatschappij.”

Het creëren van waarde

Belangrijk is het centraal stellen van de klant, de inwoner. We noemen het ook vaak ‘waardecreatie’. Digitale transformatie is dus niet een kwestie van zoveel mogelijk nieuwe digitale snufjes en apps je organisatie inrollen. Technologie speelt weliswaar een belangrijke rol bij de digitale transformatie, maar het is niet de kern ervan. Voor digitale transformatie is het gebruik van de mogelijkheden die ontstaan door al die nieuwe digitale technologieën belangrijk. Hoe gebruik je de nieuwe mogelijkheden voor nieuwe of verbeterde producten en diensten?

Digitalisering: pas op voor bureaucratie

Digitalisering, het omzetten van analoge informatie naar digitale informatie, is voor waardecreatie dus slechts één stukje van de puzzel. Het louter beschikbaar stellen van die gegevens is op zich nog geen digitale transformatie. Dat komt omdat de digitale beschikbaarheid van gegevens op zich nog geen nieuwe waardecreatie is. Oneerbiedig gezegd: digitalisering sec is ‘het geven van een digitaal gezicht aan bureaucratie’. Er ontstaat geen wezenlijke verandering in, of toevoeging van, waarde. Er is alleen een stapsgewijze digitale uitbreiding van bestaande manieren.

Waardecreatie

Digitale transformatie is pas voltooid wanneer er sprake is van een nieuw, digitaal businessmodel/-proces met een verschuiving op het gebied van waardecreatie. Daarvoor heb je een organisatie nodig die daarop is ingericht. Het klinkt misschien wat abstract: een nieuw digitaal businessmodel met een verschuiving van de waardecreatie. Maar wat is het dan? Daarom enkele voorbeelden:

  • Het creëren van een platform waarin de organisatie vraag en aanbod bij elkaar brengt en daaraan verdient. Dit heet ook wel de platformrevolutie. Bekende voorbeelden zijn Bol.com en Airbnb.
  • Het overnemen van activiteiten in de waardeketen en/of die activiteiten verhuizen naar een andere plek. Denk bijvoorbeeld aan de boer die het vlees van zijn koeien direct aan de consument gaat verkopen in plaats van via de slager.
  • Het toe-eigenen van diensten. Denk aan Uber die met hun taxidienst ook maaltijden gaat bezorgen.

In deze voorbeelden zorgt de digitale technologie voor nieuwe mogelijkheden, maar de uiteindelijke transformatie vindt plaats door ideeën en inzet van organisaties.

Digitaal businessmodel en digitale vaardigheden

Bij de digitale transformatie draait het primair om het opstellen van een digitaal businessmodel, waarin je ‘fris’ kijkt welke nieuwe mogelijkheden digitale technologieën je geven. Dit vraagt wel dat je organisatie in staat is die digitale technologieën te gebruiken. Denk bijvoorbeeld aan de volgende vaardigheden:

  • Datavaardigheid: grote hoeveelheden gegevens verzamelen, verwerken en gebruiken ten behoeve van waarde-creatie.
  • Digitale flexibiliteit: digitale technologie kunnen gebruiken en kunnen inspelen op veranderingen. Vergeet daarbij de invloed van netwerken niet.
  • Digitale nieuwsgierigheid en creativiteit: nieuwe digitale technologie willen ontdekken en op nieuwe manieren willen toepassen en combineren.

Hoe zorg je nu dat je organisatie klaar is voor de volgende stappen in digitale transformatie? Welke aandachtspunten zijn daarvoor belangrijk? Voor zowel medewerkers individueel als de organisatie in zijn geheel, is digitale transformatie een ingrijpend verandertraject. Het overbrengen van ‘het waarom’ is dan ook, zoals bij ieder ingrijpend verandertraject, erg belangrijk. Adoptieprogramma’s waarin waarde-creatie centraal staat, zijn erg effectief. Zorg verder voor een duidelijk informatiebeleidsplan met daarin aandacht voor een innovatiestrategie en wakker digitaal leiderschap aan. In de volgende paragraaf lichten we een achttal aandachtspunten toe.

Bouwen aan de digitale transformatie

Hoe zorg je nu dat je organisatie klaar is voor de volgende stappen in de digitale transformatie? Welke aandachtspunten zijn daarvoor belangrijk?

  1. Adoptie
    Nieuwe technologie is nutteloos zonder kennis over het waarom, het gebruik en de mogelijkheden. Zorg daarom voor adoptie van nieuwe technologie bij medewerkers. Digitale verbinders en het middenkader zijn randvoorwaardelijk om adoptie van technologie te blijven aanwakkeren. Denk bijvoorbeeld aan I-adviseurs die de vakafdelingen inspireren met kennis over nieuwe mogelijkheden en de ICT-afdelingen inspireren met wensen vanuit de vakafdelingen.
  2. Een duidelijke I-koers
    Waar gaan we heen met onze organisatie? Hoe sluiten we aan bij de samenleving? Wat brengt de informatievoorziening? Dit gaat verder dan I&A. Het vereist informatiebewustzijn op alle niveaus en binnen alle domeinen. Maar een goed informatiebeleidsplan vraagt ook om organisatiebewustzijn om de juiste dingen te doen en te kunnen doen.
  3. Digitale Vaardigheden
    De digitale mogelijkheden groeien exponentieel. En daarmee ook het belang van digitale vaardigheden. Alle medewerkers horen hun digitale basisvaardigheden (21st-century skills) op orde te hebben en te houden. Meet regelmatig de stand van zaken rond digitale vaardigheden en blijf inzetten op continue ontwikkeling.
  4. Strategisch sourcen
    Outsource uit strategische overwegingen, uit eigen kracht. Maak daarbij gebruik van de kennis en ervaring van collega-gemeenten, instanties zoals de VNG en ervaren partijen zoals Quarant en Solvinity. Zij kunnen je adviseren en helpen bij de transitie naar een nieuwe digitale organisatie.
  5. Regisseren
    Zorg dat je regie hebt en kunt voeren over digitale diensten en leveranciers. Vertrouwen en professionaliteit in een samenwerking is alleen mogelijk als je op gelijkwaardig niveau met elkaar kunt spreken. Dit vraagt ook op organisatieniveau om een gelijke mate van volwassenheid.
  6. Werk samen
    Focus je in de samenwerking met andere gemeenten op versnelling. Bijvoorbeeld doordat je samen een grotere slagkracht hebt. Voorkom dat een samenwerking een remmende werking heeft.

Veiligheid is alles

Vergroot de weerbaarheid van je organisatie door je IT-infrastructuur te voorzien van een bewezen solide basis (security by design), door het kennisniveau op peil te houden en de juiste policies af te dwingen (BIO, ISO27001, AVG etc.). Deze kennis is schaars, doe dat daarom indien nodig met hulp van een ervaren partner. Hierbij horen ook duidelijke digitale veiligheidsrichtlijnen voor medewerkers en hun digitale werkplekken. Zoek daarin de balans tussen gemak voor de eindgebruiker en een goede beveiliging.

Moderne digitale werkplekken

Zorg voor een veilige en flexibele digitale werkomgeving die goed beheersbaar is en medewerkers vrijheid en zekerheid geeft. Focus je daarbij op functionaliteit en de mogelijkheden voor medewerkers om samen te werken.

Een rijke ontdekkingstocht

Verdere stappen zetten richting digitale transformatie voelt vaak als een ontdekkingstocht naar nieuwe kansen en mogelijkheden. Het is daarmee ook spannend. Er komen zeker hindernissen. Binnen je organisatie moet je bespreken wat digitale transformatie is, wat de gevolgen ervan voor je organisatie zijn en hoe je je daarop wilt voorbereiden. Door hiermee aan de slag te gaan, krijg je niet alleen inzicht in hoe digitale transformatie organisaties beïnvloedt, maar ook wat het verschil in perspectief is tussen commerciële bedrijven en overheidsorganisaties.

Quarant

Quarant is hét onafhankelijke adviesbureau voor de lokale overheid op het gebied van proces-, verander- en informatiemanagement, automatisering en effectief samenwerken. Wij helpen organisaties om de vele ontwikkelingen die op hen afkomen te integreren in hun dienstverlening en bedrijfsvoering. We leveren niet alleen kennis, maar vertalen dit ook in praktische oplossingen. En we zorgen dat die oplossingen op een duurzame manier in het dagelijks werk van de medewerkers op de werkvloer worden geïntegreerd. Daarbij schakelen we snel tussen bestuur, management en medewerkers. Onze ambitie is om organisaties daadwerkelijk stappen vooruit te laten zetten en het beste uit mensen te halen.

Aanmelden nieuwsbrief

Nieuwe ontwikkelingen blijven komen. Wij delen graag onze kennis, tips en praktische adviezen op het gebied van automatisering, informatie-, proces- en verandermanagement en welke impact dit heeft op lokale overheden. We helpen je graag verder.

Meer informatie?

Heb je vragen over de digitale transformatie? Of wil je vrijblijvend van gedachten wisselen over hoe de digitale transformatie van jouw organisatie aan te pakken? Neem dan contact op met Dennis van der Valk: dennis.vandervalk@quarant.nl, 06 225 481 01 of Wim Hoekstra: wim.hoekstra@quarant.nl, 06 212 606 38.

Aanmelden nieuwsbrief

Ontvang kennis, tips en praktische adviezen op het gebied van automatisering, informatie-, proces- en verandermanagement voor lokale overheid.

  • Dennis van der Valk
    Dennis van der ValkConsultant