5 principes voor effectief ontwikkelen digitale vaardigheden

Wat betekent digitaal vaardig zijn?

Wij zien vaak dat digitale vaardigheid wordt gezien als ‘weten welk knopje waarvoor dient’. Digitale vaardigheid gaat echter verder. In studies over de impact van digitalisering wordt het vaak zo omschreven: “het vermogen om digitale diensten te integreren in leven en werk”. Voor die integratie is meer nodig dan alleen kennis van de knopjes.

Wat, hoe en veilig

Om digitale diensten goed te integreren in leven en werk, moet iemand het antwoord weten op de vraag: wanneer gebruik ik wat, en hoe doe ik dat optimaal en veilig?

1. Wanneer gebruik ik wat? De filosofie achter een digitale dienst kennen en de samenhang tussen verschillende digitale diensten kunnen zien.
2. Hoe gebruik ik het optimaal? Praktisch overweg kunnen met digitale diensten.
3. Hoe gebruik ik het veilig? Bewust zijn van informatieveiligheid en handelen volgens de AVG.

Wat, hoe en veilig: een praktijkvoorbeeld

Het volgende voorbeeld laat zien hoe deze drie vragen terugkomen in de praktijk. Een beleidsadviseur is bezig met het schrijven van een advies. Hij of zij heeft een zaaksysteem, Office365, intranet en netwerkschijven tot zijn of haar beschikking.

1. Ik wil het advies delen en laten bewerken door mijn collega’s. Welke functionaliteit kan ik hier het best voor gebruiken?
2. Het advies is klaar. Collega’s mogen het wel lezen, maar niet meer bewerken. Hoe doe ik dat?
3. Het advies wordt gedeeld met externe partijen. Hoe weet ik welke informatie wel en niet naar buiten mag?

Digitale vaardigheden verdeeld in kennisgebieden

Als we kijken naar gemeentelijke organisaties kunnen we digitale vaardigheden onderverdelen in de volgende kennisgebieden:

1. Office (365): in kantooromgevingen worden de producten van Microsoft veruit het meest gebruikt. Een gedegen begrip van deze producten vormt de basis van digitaal werken.
2. Digitale veiligheid: kennis van de AVG, maar ook het kunnen herkennen van phishing mails of virussen. Of het instellen van een sterk wachtwoord en je computer ‘locken’ als je even van je plaats gaat.
3. Generieke applicaties: iedere organisatie heeft generieke applicaties in huis, die een grote rol spelen binnen het digitaal werken. Belangrijke voorbeelden hiervan zijn een zaaksysteem of DMS.
4. Slimmer Werken: hieronder verstaan we met name het begrijpen van de filosofie achter digitale middelen en hoe deze van elkaar verschillen en elkaar aanvullen. Waar sla ik bijvoorbeeld bepaalde documenten op? En hoe deel ik deze efficiënt met collega’s?
5. Lifehacks: onder dit kennisgebied verstaan we handige tricks & tips om efficiënter te werken. Denk hierbij bijvoorbeeld aan sneltoetsen of slim gebruik van Google.

De samenhang

In veel organisaties wordt slechts aandacht geschonken aan één van deze kennisgebieden. Of verschillende kennisgebieden worden behandeld in losstaande projecten of kennistrajecten. Het is juist erg belangrijk om digitale vaardigheden als geheel te zien. Dit geeft de juiste urgentie en aandacht aan het onderwerp.

Continu bijleren en veranderen

Door de frequentie van veranderingen in digitale hulpmiddelen, organisatie, maatschappij en wetgeving zullen medewerkers continu moeten blijven bijleren en hun werkzaamheden moeten aanpassen. Dit betekent dat ontwikkelen van digitale vaardigheden een blijvend proces van continu veranderen is. Naast slimme hulpmiddelen om medewerkers daarbij te faciliteren, vraagt dit om voldoende verandervermogen van medewerkers.

Vijf principes voor succesvol ontwikkelen digitale vaardigheden

Om verandertrajecten succes te maken, hanteren we de volgende vijf principes.

1. Helder hebben ‘waarom?’

Binnen de hele organisatie moet het voor iedereen duidelijk zijn waarom digitale vaardigheden belangrijk zijn voor de dienstverlening. En wat de noodzaak is om te investeren in de ontwikkeling ervan. Investeringen in ICT renderen pas als de gebruikers ervan voldoende digitaal vaardig zijn.

2. Individuele benadering

Wanneer medewerkers goed weten wat het belang is van een verandering voor zichzelf en voor hun werkzaamheden, zijn ze eerder bereid er tijd en moeite in te steken. Dit geldt ook voor digitale vaardigheden. Belangrijk daarbij is dat ze kunnen leren op een manier die bij ze past. De ene medewerker leert liever klassikaal, de ander achter zijn computer of door 1-op-1-begeleiding. Een gevarieerd aanbod zorgt ervoor dat in de behoefte van iedere medewerker wordt voorzien.

3. Maak het behapbaar

Waarom spelen sommige mensen urenlang Candy Crush op hun telefoon? Het spel geeft iedere keer net genoeg uitdaging om niet af te haken. Mensen willen zichzelf blijven verbeteren, positieve feedback krijgen en het net iets beter doen dan de vorige keer. Zo kijken wij ook tegen verandering aan: in behapbare stappen, langzaam beter worden en kleine successen vieren! Inspirerende workshops, spelen van games en het creëren van gezonde competitie helpen hierbij.

4. Teamleiders in positie

Teamleiders vervullen een voorbeeldfunctie en vertegenwoordigen het belang van digitale vaardigheden namens de hogere niveaus in een organisatie. Daarnaast zijn zij vaak de aangewezen personen om medewerkers te motiveren en te sturen. Daarom is het extra belangrijk dat teamleiders overtuigd zijn van de noodzaak continu te blijven leren. En goed weten wat het niveau van medewerkers is en welke middelen de organisatie biedt om ze te helpen dit niveau te verhogen.

5. Borgen in werkprocessen

Het ontwikkelen van digitale vaardigheden vraagt om blijvende aandacht. Het is geen tijdelijk project. Daarom is het belangrijk de ontwikkeling ervan te borgen in werkprocessen en er voldoende tijd voor beschikbaar te stellen. Onze ervaring is dat het ontwikkelen van digitale vaardigheden niet lukt, als medewerkers dit naast hun reguliere uren moeten doen. Maak digitale vaardigheden verder een vast onderdeel van medewerkersgesprekken en inwerktrajecten van nieuwe medewerkers.