Informatiebeleidsplannen in alle soorten en maten

In de informatiebeleidsplannen die we zien, staat bijna altijd wel een mooie opsomming van alle wettelijke ontwikkelingen die op gemeenten afkomen, plus de VNG-ambities, plus een aanvulling met de lokale prioriteiten. Het zijn meestal dikke documenten, waarvan soms de hoofdlijnen zijn samengevat op een prachtige poster. Vaak worden ze door het MT of de directie vastgesteld. Slechts in een enkel geval vinden we er een uitvoeringsplanning of begroting bij.

Wat is het effect?

Helaas leert de praktijk dat veel informatiebeleidsplannen nog geen deuk in een pakje boter slaan. Het opschrijven van al die mooie ambities en scherpe principes is blijkbaar geen garantie voor het realiseren van deze ambities en het werken volgens deze principes. Onderdeel van het probleem is dat veel organisaties projecten op projecten stapelen. En dat projecten minder resultaat opleveren dan bedoeld. Projecten veranderen bovendien nogal eens in langlopende processen. De vraag is hoe je de ambities van het informatiebeleidsplan dan wel realiseert?

Organiseer de realisatie

Ons advies luidt: organiseer de realisatie direct als je een informatiebeleidsplan opstelt. Dan voorkom je dat je al op voorhand de teleurstelling in je plannen inbakt. Bij het begrip ’organisatie van de realisatie’ moet je denken aan zaken als:

• Zorg voor een volledig ingericht en goed functionerend portfoliomanagement. Hierbij hoort een proces dat ieder idee en initiatief toetst aan de strategische doelen van de organisatie. Met portfoliomanagement voorkom je ook dat projecten op projecten gestapeld worden.
• Geef de I-adviseur een centrale positie binnen het portfoliomanagementproces. En borg daarmee dat hij of zij in een vroeg stadium bij initiatieven wordt betrokken.
• Vul de functie van I-adviseur in op een manier die past bij deze centrale rol. Belangrijk zijn goede communicatieve eigenschappen. Daarnaast moet de I-adviseur zowel mensen als de verschillende vlakken van het 9-vlaksmodel van Rik Maes met elkaar kunnen verbinden.
• Vakafdelingen moeten zelf ook voldoende realisatievermogen hebben. Denk bijvoorbeeld aan collega’s die het functionele projectleiderschap op een goede manier kunnen invullen.
• Zorg voor voldoende tactische I-adviseurs om het groeiende aantal projecten met een dominant I-aspect te begeleiden. Of regel dat je deze snel en gemakkelijk kunt inhuren op momenten dat dit nodig is.

Regel de randvoorwaarden

Om de realisatie van je informatiebeleidsplan te organiseren moet je verder de volgende randvoorwaarden invullen:

• Helderheid over welk type gemeente je wilt zijn: een innovatieve gemeente of een gemeente die op traditionele wijze haar diensten aanbiedt. En kies je in principe alleen voor het goedkoopste dienstverleningskanaal of wil je de burger juist graag verwennen door een veelvoud aan dienstverleningskanalen aan te bieden.
• Een programma-aanpak voor gerelateerde projecten;
• Een goede positionering van strategische informatiemanagement binnen de organisatie;
• Voldoende verandercapaciteit binnen zowel de vakafdelingen als binnen de I&A-organisatie.

Van quickscan naar meerjarig doorontwikkelingsplan

Wil je weten hoe de Informatiemanagementfunctie van jouw organisatie er nu voor staat? En hoe je vanuit dit beeld een meerjarig doorontwikkelingsplan kunt opstellen voor de I-functie, inclusief formatie, inbedding in de organisatie, begroting en realisatiestappen?