Hoe voorkom je dat het informatiebeleidsplan in een la verdwijnt?
In de afgelopen maanden hebben we een aantal gemeenten geholpen bij het actualiseren van het I&A-beleid. Naast de inhoud hebben we veel aandacht besteed aan de vraag: hoe zorgen we voor een informatiebeleidsplan waar de organisatie iets mee kan? Dit doen we door het plan te vertalen naar duidelijke infographics. Hoe je dit aanpakt, lees je in deze blog.
Het informatiebeleidsplan actualiseren
Het actualiseren van informatiebeleidsplannen is noodzakelijk om alle lopende en komende ontwikkelingen binnen de lokale overheid optimaal te ondersteunen. Met name de impact van de Omgevingswet op de informatievoorziening is groot. Maar ook zaken als datagedreven sturen en de digitaal vaardige ambtenaar verdienen meer aandacht. Daarnaast gaan ontwikkelingen in de cloud erg snel. Dat biedt nieuwe mogelijkheden, maar vraagt ook om andere rollen bij I&A.
Een informatiebeleidsplan op basis van infographics
Een informatiebeleidsplan schrijf je niet zomaar. De rest van de organisatie zou het als leidraad moeten gebruiken bij bijvoorbeeld het invoeren van ontwikkelingen in het vakgebied en bij de aanschaf van soft- en hardware. Een rapport van dik twintig pagina’s is dan niet de juiste weg. Dat belandt nogal eens in een la. Ons advies is te kiezen voor twee infographics: één voor het informatiebeleid en één voor het automatiseringsbeleid. Als het nodig is, kunt je daar korte managementsamenvattingen aan toevoegen.
Informatiebeleidsplan: vergeet de realisatie niet te organiseren!
Belangrijkste punten zijn beter te onthouden
Met goede infograhics zijn de belangrijkste punten van je plan veel sneller over te brengen dan via dikke rapporten. Mensen onthouden visuals ook beter dan lappen tekst. Een andere voordeel is dat infograhics gemakkelijk zijn aan te passen aan de vele ontwikkelingen waarmee de gemeenten worden geconfronteerd. En ze verdwijnen niet in allerlei laden.
Samengesteld op basis van workshops
In onze aanpak maken we het informatiebeleidsplan via twee tot drie workshops met I&A-mensen en met de mensen uit de organisatie. We laten mensen uit de organisatie hun visie en doelen in beeld brengen. We vertellen welke veranderingen wij op gemeenten zien afkomen. En we geven een overzicht van de landelijke en regionale ontwikkelingen die al lopen. Vervolgens formuleren we met elkaar een aantal thema’s die belangrijk zijn voor de organisatie. En op basis daarvan maken we een eerste versie van het informatiebeleidsplan.
Cloud of on-premisse
Ook het automatiseringsbeleid stellen we op via twee of drie workshops. We verzamelen de visies op komende ontwikkelingen, zorgen voor duidelijke begrippenkaders en schetsen de eerste contouren van een cloud- en on-premisebeleid. Op basis hiervan ontstaat de infographic en daarna een beslisdocument. In dat beslisdocument staat het gewenste cloud- en on-premisbeleid, de principes erachter en een beslisboom waarmee de organisatie telkens de passende keuze tussen beide kan maken.
Informatiebeleidsplan: trends en ontwikkelingen
Snel een nieuw gedragen en actueel I&A-beleid
Dankzij onze aanpak is het mogelijk in een korte doorlooptijd met veel betrokkenen binnen de organisatie een nieuw, actueel I&A-beleid te formuleren. Een goede basis voor gemeenten bij het maken van beslissingen over informatievoorzieningen en applicaties de komende jaren.
Meer weten over het actualiseren van je informatiebeleidsplan?
Stel je vraag aan Adrie. Of laat een bericht achter in de chat.
