Gaat mijn H-schijf verdwijnen?
Raak ik mijn H-schijf kwijt? En zo ja, wat gebeurt er dan met mijn persoonlijke bestanden? We kregen deze vraag van een lezer. De organisatie waar hij werkt stapt binnenkort over op Office 365.
H-schijf: een plek voor jezelf
De H-schijf is superhandig. Je kunt er bijvoorbeeld je eigen notities op opslaan. Of rapporten die half af zijn zolang parkeren. De H-schijf is daar veel geschikter voor dan de C-schijf van je pc of laptop. Want als je je bestanden opslaat op je pc of laptop, loop je het risico dat je ze kwijtraakt als je pc stuk gaat. De H-schijf hoort tot het IT-netwerk van jouw organisatie. Je bestanden staan dus veilig in de serverruimte en worden als het goed is ook nog eens netjes geback-upt.
5 tips: Hoe verbeter je je digitale vaardigheden als thuiswerker?
Is de H-schijf nog van deze tijd?
Steeds meer organisaties vragen zich echter af of de H-schijf nog wel past bij deze tijd. Want wat als je ziek bent en een collega wil verder werken aan een rapport waarmee je bezig was? Meer in het algemeen is het zo dat we steeds meer gaan samenwerken, in steeds meer verschillende netwerken. Dat vraagt om transparantie en mogelijkheden informatie gemakkelijk te kunnen delen. Het is de vraag of de H-schijf daarvoor de meest geschikte oplossing is.
De komst van Office 365
We zien bovendien dat steeds meer organisaties de stap naar Office 365 maken. Daarbij is het weliswaar mogelijk de eigen servers en dus ook de H-schijf in de lucht te houden, maar medewerkers krijgen vaak ook de beschikking over opslagruimte via OneDrive en vaak ook SharePoint. Dit maakt de opslagvraag voor medewerkers een stuk ingewikkelder. Wat is de beste plek een beleidsstuk op te slaan dat nog in ontwikkeling is bijvoorbeeld? H-schijf, projectschijf, OneDrive of ergens op SharePoint? En mag iedereen dat zelf beslissen of maakt de organisatie of de afdeling daar afspraken over?
Onze privébestanden
Hoe regel je thuis eigenlijk de opslag van je bestanden? Foto’s bijvoorbeeld, daarvan vind je het belangrijk dat ze niet verloren gaan. Toch kan dat gebeuren als je ze op je telefoon laat staan. De telefoon kan kapotvallen of gestolen worden. Weg mooie herinneringen. Daarom slaan steeds meer mensen hun foto’s op in de cloud. Daarmee voorkom je niet alleen dat je ze zomaar kwijtraakt, je kunt de foto’s ook via bijvoorbeeld je pc of tablet bekijken, waar je ook bent.
Het Nieuwe Werken
Als we privé onze bestanden steeds vaker in de cloud opslaan, waarom doen we dat zakelijk dan niet? Binnen Office 365 kun je je persoonlijke bestanden opslaan in OneDrive. Dat heeft veel voordelen. Je bestanden worden net als die op je H-schijf automatisch geback-upt. Op OneDrive kun je echter zelf oudere versies van een document terugzetten. Verder kun je deze bestanden vanaf iedere locatie, vanaf iedere pc en op ieder tijdstip benaderen. En als je wilt, kun je ze met een muisklik delen met collega’s. Dit past helemaal bij het Nieuwe Werken.
Succesvol hybride werken? Houd je organisatie vitaal!
Flexibel samenwerken
Samenwerken kan binnen Office 365 via Teams of SharePoint. Bijvoorbeeld door een eigen site te starten voor je afdeling of samenwerkproject met collega’s van andere afdelingen of organisaties. Binnen zo’n site kun je niet alleen samen aan documenten werken, je hebt tegelijkertijd de beschikking over allerlei chat-, vergader- en andere communicatiemiddelen. Alle documenten, gesprekken, verslagen, vergaderingen etc. worden netjes opgeslagen in de cloud en zijn wederom te benaderen vanaf iedere locatie, vanaf iedere pc en op ieder tijdstip.
Weg met de H-schijf
Al deze nieuwe mogelijkheden betekenen wel dat de overstap naar Microsoft Office 365 meer is dan even een nieuwe versie installeren. Een gebruikersadoptieprogramma is noodzakelijk om te zorgen dat je en je collega’s de nieuwe mogelijkheden van Office 365 daadwerkelijk leren kennen en leren gebruiken. Je zult dan zelf ervaren dat de cloud je veel meer samenwerkingsmogelijkheden en flexibiliteit biedt dat je vertrouwde H-schijf. Die H-schijf mag dan hoogstwaarschijnlijk ook van jou wel weg.
Meer weten over slim digitaal samenwerken?
Stel je vraag aan Job. Of laat een bericht achter in de chat.
