Hybride werken: van wens naar realiteit

Vaker thuiswerken. Bij sommige gemeenten droomden de medewerkers ervan, maar durfde het management het niet aan. Op andere plekken was juist het management enthousiast, maar leek er maar een klein aantal medewerkers voor te porren. En bij weer andere organisaties had de afdeling ICT de techniek hiervoor nog niet op orde. Al met al, kwam hybride werken niet erg van de grond. Totdat corona ons dwong massaal thuis te werken. En iedereen de voordelen ervaarde van bijvoorbeeld online vergaderen of ongestoord kunnen doorwerken. Het resultaat? Een groot deel van de medewerkers wil niet meer alle werkdagen naar kantoor.

That is the nature of emergencies. They fast-forward historical processes

Yuval Noah Harari , auteur van de bestsellers ‘Homo Sapiens’ en ‘Home Deus’

Waar blijft de sociale cohesie?

Tegelijkertijd is niet iedereen enthousiast over meer thuiswerken. Soms is de privé- of woonsituatie van een medewerker er niet geschikt voor. Soms ook is de organisatie niet in staat de sociale binding tussen medewerkers en met de organisatie in stand te houden. Maak je geen gebruik van middelen als een online dagstart, online VrijMiBo’s, af en toe een leuke attentie in de bus, persoonlijke aandacht van de directie, etc? Dan is de kans groot dat de cohesie in je organisatie achteruit holt. Afdelingen en teams komen als los zand aan elkaar te hangen. Medewerkers hebben meer moeite focus in hun werk aan te brengen.

Hybride werken vergroot de manco’s van je organisatie

Wat organisaties die de sociale cohesie zien afkalven parten speelt, is dat manco’s in de organisatie enorm uitvergroot worden als medewerkers minder vaak op kantoor zijn. Zeker tijdens een crisis. ‘Gemankeerde organisaties’ zijn organisaties waar medewerkers geen antwoord kunnen geven op vragen als:

• Waar staan we voor?
• Waar ontwikkelen we naar toe?
• Wat zijn de prioriteiten?
• Wat wordt van mij en mijn team verwacht (output)?
• Wat is gewenst gedrag in mijn organisatie?
• Wie helpt ons als we daar niet makkelijk uitkomen?
• Bij wie kan ik terecht als het niet lekker gaat?

De urgentie voor een stevige bodem onder hybride werken

De coronacrisis lijkt (voorlopig) bedwongen. Hybride werken is echter een blijvertje. Hoe kun je als organisatie ervoor zorgen dat je de vruchten ervan plukt en tegelijkertijd de mogelijke nadelen opheft of afzwakt? Dat is een urgente vraag. Niet alleen omdat je nooit weet wanneer de volgende crisis zich aandient. Maar ook omdat hoe langer het duurt voordat je de juiste maatregelen neemt, hoe groter de inspanningen zijn die je moet leveren om je organisatie weer vitaal te krijgen.

Hybride werken kan niet zonder de 3 B’s

Om hybride werken voor jouw organisatie tot een succes te maken, moet je er in ieder geval voor zorgen dat de drie klassieke B’s van Het Nieuwe Werken in orde zijn: bricks, bytes en behaviour. Dus:

• breng je facilitaire voorzieningen op orde: concentratie-werkplekken, ontmoetingsplekken, etc;
• breng je ICT-voorzieningen op orde: modern werkplekconcept, eenvoudig te gebruiken hybride vergadervoorzieningen, etc;
• zorg dat je medewerkers op een effectieve wijze met de spullen en software werken: knoppentrainingen, juiste houding en gedrag, aangepaste werkprocessen en collectieve afspraken over werkstijlen (bereikbaarheid, communicatie, vergaderen, samenwerken, etc).

Hybride werken vraagt ook om vitaal leiderschap

Maar als we iets van de coronaperiode kunnen leren, is het wel dat hybride werken meer vraagt dan alleen bricks, bytes en behaviour. In ieder geval als je wilt dat je organisatie vitaal blijft. Het is belangrijk dat je zorgt dat je visie, leiderschap en bijbehorende processen op orde zijn. Dit betekent:

• een kraakheldere visie op de organisatie, dienstverlening en bedrijfsvoering;
• heldere kernwaarden;
• heldere speerpunten, opgaven en prioriteiten;
• een concrete vertaling van de visie, kernwaarden en speerpunten naar de belevingswerelden van de verschillende niveaus in de organisatie;
• voorbeeldgedrag van de leiding in lijn met de visie en de kernwaarden;
• passende afstemmingsmechanismen.

Vitaliseer de team- en jaarplannen

Zorg dat de visie, kernwaarden en speerpunten geen abstracte begrippen blijven waar iedereen weliswaar achterstaat, maar niemand in de praktijk iets mee kan of doet. Laat hiervoor ieder team de visie, kernwaarden en speerpunten jaarlijks vertalen naar concrete principes en acties voor het eigen teamniveau. En dan niet op ‘eilandjes’, maar laat ieder team hun plannen ook afstemmen met de teams die van hun output afhankelijk zijn en met de teams waarvan zij op hun beurt weer afhankelijk zijn. En met de leiding. Dit is een zeer intensief traject. Maar het voordeel voor je organisatie is groot: iedere medewerker en ieder team weet daarna concreet wat er van hem of haar wordt verwacht.

Voorbeelden van concrete afspraken gericht op hybride werken

Deze jaarlijkse formulering van de team- en jaarplannen is ook een prima moment afspraken te maken over de werkstijl van een team. Spreek bijvoorbeeld af hoe vaak je elkaar minimaal fysiek wilt ontmoeten. Welk type vergaderingen online kunnen, welke echt op locatie moeten. Maar ook hoe de leiding in de gaten houdt hoe het met het welzijn van iedereen is. Pas bovendien je processen aan zodat ze goed aansluiten bij hybride werken. De meeste moet je waarschijnlijk toch al nalopen vanwege nieuwe wet- en regelgeving (Woo, Wdo, Ow). Dus vereenvoudig en digitaliseer ze, definieer heldere KPI’s, (her)implementeer ze en train ze.

Hybride werken in een vitale organisatie

Samengevat: Het Nieuwe Werken was een vrijblijvende trend die op de ene plek beter van de grond kwam dan op de andere. Hybride werken is echter niet meer weg te denken. Veel medewerkers willen het en het helpt je mee te bewegen met crisissen. Zorg daarom voor:

• verbeteringen van je bricks, bytes en behaviour
  • Modernisering van het werkplekconcept
  • Ontwerpen en trainen van werkscenario’s
  • Doorvoeren van eventuele facilitaire aanpassingen

• verbetering van de vitaliteit van de organisatie
  Richt je allereerst op de twee onderdelen van je organisatie die de afgelopen twee jaar het meeste moeite hadden zich aan te passen. Help ze intensief en vanuit de top met:
  • de visie, kernwaarden en speerpunten te vertalen naar concrete plannen voor het eigen team;
  • werkprocessen te verbeteren en aan te passen aan hybride werken;
  • gezamenlijk collectieve werkstijlafspraken te maken.

Gebruik het komende halfjaar hiervoor. Want wie weet welke coronavariant ons in de herfst weer parten gaat spelen. Of welke andere crisis op ons afkomt.