TIP 1: Inspiratiesessies door webinars

Via Teams is het heel gemakkelijk om webinars op te zetten. Dit kan via de optie ‘livegebeurtenissen’. Hiermee kun je in korte tijd veel mensen tegelijkertijd bereiken op een laagdrempelige manier. Zo’n webinar is een uitstekend middel om eens in de twee weken medewerkers een half uurtje bij te praten over wat er allemaal mogelijk is in bijvoorbeeld Teams. Of te vertellen waar medewerkers op moeten letten als het gaat om informatieveiligheid en privacy

TIP 2: Digitale floorwalkers

Bij implementatietrajecten wordt er vaak gewerkt met floorwalkers. Deze een-op-een begeleiding aan het bureau vinden medewerkers heel prettig. Momenteel is er helaas geen fysieke ‘floor’ om op te ‘walken’. Het kan echter ook in digitale vorm. Maak een collega vrij om als digitale floorwalker medewerkers proactief te benaderen. Daarmee maak je het stellen van hulpvragen heel veel laagdrempeliger.

TIP 3: Digitale spreekuren

Binnen ieder team is er wel die ene collega waar je naar toe stapt, omdat diegene altijd net wat meer weet over MS Office of het zaaksysteem. Medewerkers vinden het vaak prettig om vragen te stellen bij iemand die dicht bij ze staat en de dagelijkse praktijk begrijpt. Doordat momenteel veel online gaat, is die medewerker misschien wat uit het zicht. Je kan dit verbeteren door deze ‘digitale voorlopers’ te vragen of zij wekelijks een digitaal spreekuur willen houden binnen hun eigen team. Faciliteer deze digitale voorlopers verder door ze bijvoorbeeld toegang te geven tot extra opleidingen.

TIP 4: Korte leervideo’s

De floorwalkers, digitale spreekuren en helpdesk zijn waardevolle kanalen om erachter te komen tegen wat voor type vragen medewerkers aanlopen. Je kan deze informatie goed gebruiken om korte leervideo’s te maken over specifieke onderwerpen. Zie je bijvoorbeeld heel vaak de vraag terugkomen hoe je met breakout rooms in Teams werkt? Maak hier dan een korte video over en plaats die op intranet. Met schermopname-tools is dit vaak in een handomdraai geregeld.

TIP 5: Maak digitale vaardigheid bespreekbaar

Je kan de noodzaak digitaal vaardig te zijn, zien als een soort rijbewijs dat je nodig hebt om je in het digitale verkeer te begeven. Het is een randvoorwaarde om je werk goed te doen. Toch wordt er heel weinig over gesproken. Maak het als teamleider juist wel bespreekbaar, bijvoorbeeld als vast onderdeel van medewerkersgesprekken. Vraag proactief wat medewerkers nodig hebben. Medewerkers hebben gemiddeld 7,6% tijdverlies door gebrekkige digitale vaardigheden. Dat betekent per week ruim drie uur verspilde tijd per medewerker. Er is dus enorm veel winst te behalen als je hier meer aandacht aan besteedt.