Datastrategie: stil je datahonger met een gezond dieet
Gemeenten verwerken grote hoeveelheden data. En daar komen bijna iedere dag nieuwe bronnen bij. Net als ‘slimmere’ methoden daar belangrijke informatie uit te distilleren. Daar wil je graag gebruik van maken. Maar wel binnen morele en wettelijke kaders. En op een gerichte en efficiënte manier. Met een datastrategie kun je de haast onstilbare honger naar informatie vertalen naar een gezond en concreet dieetplan. Lees hoe je in vijf stappen zo’n datastrategie opstelt.
De groeiende databerg: kansen en vragen
Gemeenten bezitten veel data. Dat biedt allerlei kansen burgers gericht te helpen. Bijvoorbeeld door het koppelen van een lijst van kwetsbare gezinnen aan de energielabels van huizen om zo gericht met een woningbouwcorporatie aan tafel te gaan. Maar is zo’n koppeling wel gewenst gelet op privacy? En hoe zorg je ervoor dat je met je koppelingen en analyses voor bijvoorbeeld het opsporen van fraude geen rechtsongelijkheid tussen burgers veroorzaakt? En hoe zorg je ervoor dat je de juiste gegevens verzamelt, niet alleen voor de vraagstukken van nu, maar ook die van de toekomst?
Waarom wachten op de samenhangende objectenregistratie?
Stap 1: Inventariseer ex- en interne ontwikkelingen
Nieuwe technieken. Nieuwe wetten. Veel ontwikkelingen om ons heen hebben met data te maken. Een paar willekeurige voorbeelden: Sensorisering van de leefomgeving, Wet hergebruik overheidsinformatie (Who), Common Ground. Zorg dat je weet hoe de wereld om je heen eruit ziet en komt te zien. En dat je ook de ambities van je organisatie kent. Betere dienstverlening aan burgers bijvoorbeeld. Je datastrategie moet aansluiten bij zowel de externe ontwikkelingen als de ambities van je organisatie.
Stap 2: Breng bestaande dataverzamelingen en rapportages in kaart
Wat gebruikt de organisatie nu al aan data? Welke rapportages worden er opgeleverd (niet alleen de fancy online dashboards, maar ook in Excel of PowerPoint)? Op welke gegevens zijn die rapportages gebaseerd? Hoe betrouwbaar en actueel zijn deze gegevens? Zijn deze gegevens geschikt voor hergebruik?
Stap 3: Sluit aan op de bestaande organisatiecultuur
Iedere organisatie heeft bepaalde waarden en normen. Bijvoorbeeld sterk letten op kosten, het stimuleren van samenwerking of open en transparant acteren. Deze waarden bepalen hoe je keuzes maakt en oplossingen vindt voor de uitdagingen waarvoor je organisatie staat. Het is belangrijk dat je als datateam deze normen en waarden ook omarmt, zodat je gemakkelijker de aansluiting met de rest van de organisatie vindt.
Stap 4: Zorg voor focus in je datastrategie
Uit stap 1 t/m 3 destilleer je waar je in je data-activiteiten als eerste op gaat richten. Kies een doel dat dicht ligt bij je huidige rapportages of analyses, aansluit bij ex- en interne ontwikkelingen en past bij je organisatiecultuur. Start met een onderwerp dat dicht ligt tegen actuele vraagstukken van de organisatie, zo creëer je draagvlak en leg je het fundament voor het vervolg.
Stap 5: Maak een roadmap voor je datastrategie
Met een concreet onderwerp en onderzoeksvraagstuk kun je terugredeneren. Hoe kom je bij je doel? Maak een tijdlijn en zet daarin de stappen die je gaat uitvoeren. Schrijf op welke middelen je voor iedere stap nodig hebt. Hierbij komt ook het sourcingsvraagstuk naar voren. Je kunt, zeker als kleine organisatie, niet alles zelf. Dus bepaal wat je wel zelf doet en wat je gaat uitbesteden. En hoe je de kwaliteit van je activiteiten borgt.
Datagedreven werken? Dit zijn de randvoorwaarden
Niet alles hoeft in één keer perfect
Een goede datastrategie is ‘work in progress’. Je hoeft geen document te maken dat de komende vijf jaar in beton is gegoten. Daarvoor gaan de veranderingen in de wereld ook veel te snel. Het belangrijkste is dat je een begin maakt. Van daaruit kun je je strategie dan bijschaven als dat nodig is. Durf daarin ook eerlijk te zijn in je verantwoording. Vertel waarmee je bezig bent, wat goed gaat, maar zeker ook wat je in het vervolg beter of anders gaat doen. Je hebt de meeste overlevingskans als je je dieet continu weet aan te passen aan veranderingen in de in- en externe omstandigheden.
Meer weten over het opstellen van een datastrategie?
Stel je vraag aan Bram. Of laat een bericht achter in de chat.
