De beste manier om werk te verdelen
Overheden ‘produceren’ zaken als vergunningen en beschikkingen altijd nadat de klant hierom vraagt. Dit is het ‘pull-principe’ binnen de Lean-terminologie. Alvast vooruit produceren volgens het push-principe, zoals bijvoorbeeld een koekjesfabriek kan, is niet mogelijk. Dit maakt dat er specifieke vraagstukken spelen bij het verdelen van werk tussen de medewerkers.
Variatie in vraag
Bij processen volgens het pull-principe kan de klantvraag door het jaar heen nogal variëren. Voor Koningsdag bijvoorbeeld worden er waarschijnlijk meer evenementenvergunningen aangevraagd dan voor een gemiddelde donderdag in november. Dit betekent dat gedurende het jaar de capaciteit die nodig is om deze vergunningaanvragen af te handelen, ook nogal wisselt. Dat vraagt om een slimme manier om het werk te verdelen.
Direct werk verdelen of via gemeenschappelijke voorraad
De werkverdeling kan op verschillende manieren plaatsvinden: direct verdelen of via een gemeenschappelijke voorraad:
Direct verdelen
De werkverdeler verdeelt alle binnenkomende aanvragen direct onder de medewerkers. De medewerkers handelen dit werk individueel af en houden daarbij zelf de termijnen in de gaten. Dit is de vertrouwde werkwijze voor de meeste organisaties.
Gemeenschappelijke voorraad
De aanvragen worden op één vaste plek verzameld. En er zijn vooraf afspraken gemaakt hoeveel aanvragen medewerkers tegelijkertijd onderhanden hebben. Als ze een aanvraag hebben afgerond, pakken ze een nieuwe aanvraag uit gemeenschappelijke voorraad. Eerst de aanvragen met de hoogste prioriteit. Voor de monitoring zijn er twee opties: je doet dit als team in de dagelijkse dagstart of één medewerker heeft als rol de gemeenschappelijke voorraad in de gaten te houden en de capaciteit daarop af te stemmen. Meestal is dat een teamleider.
Een kortere doorlooptijd met een gemeenschappelijke voorraad
Ons advies is om voor de gemeenschappelijke voorraad te kiezen. In de praktijk betekent dit kortere doorlooptijden voor de klant. Dat komt omdat alle tijd die de medewerkers anders nodig hebben om overzicht te houden over een groot aantal aanvragen en steeds te schakelen tussen aanvragen, ze nu effectief kunnen gebruiken voor het afhandelen van aanvragen. Daarbij geldt het principe ‘aanraken is afmaken’, wat ook meer kwaliteit oplevert.
Andere voordelen van een gemeenschappelijke voorraad
Een ander voordeel is dat je met een gemeenschappelijke voorraad centraal kunt monitoren of je de afhandelingstermijnen gaat halen. Ook blijven er minder aanvragen half afgemaakt op een bureau liggen als een medewerker ziek wordt. Voor medewerkers heeft een gemeenschappelijke voorraad ook veel voordelen. Ze hebben nooit te veel werk op hun bordje en hebben minder moeite om prioriteiten te stellen. Dat betekent dus ook minder stress.
Succesvol hybride werken? Houd je organisatie vitaal!
Werken mijn collega’s wel even hard?
Als we bij verbetertrajecten voorstellen te gaan werken met een gemeenschappelijke voorraad, merken we dat medewerkers soms twijfelen. Bijvoorbeeld omdat ze bang zijn dat sommige collega’s harder werken dan anderen of dat lastige aanvragen blijven liggen. Dit is dan echter nu meestal ook het geval. Het zijn zaken die je kunt bespreken of zelfs meten als je wilt. In dat laatste geval weet je ook snel wanneer collega’s eventueel extra kennis en vaardigheden nodig hebben om hun werk goed te doen.
Kom gerust experimenteren met werkverdeling
Wil je zelf eens experimenteren met het verschil tussen direct verdelen en een gemeenschappelijke voorraad? Dat kan met onze Qrachtig werken game. Neem voor meer informatie contact met ons op.
Meer weten over slim werk verdelen?
Stel je vraag aan Herman. Of laat een bericht achter in de chat.
