Strategische doelen behalen? Breng je portfoliomanagement op orde!

Gemeenten staan voor grote uitdagingen in hun informatiehuishouding. Voor I&A-teams betekent dit dat nieuwe kennis snel moet worden opgepakt. Tijdens de 9 Kennisateliers leer je de essentie van procesgericht werken, informatiemanagement, digitale samenwerking en AI, praktisch, actueel en direct toepasbaar.

meer informatie & inschrijven

Balans tussen toegevoegde waarde, risico’s en resources

Met goed georganiseerd Portfoliomanagement beheer je de projecten en programma’s in je organisatie, zodat ze optimaal bijdragen aan je strategische doelen. Het uitgangspunt is dus dat je die strategische doelen voor bijvoorbeeld je dienstverlening en bedrijfsvoering, inclusief je wettelijke taken, duidelijk hebt. Daarna bepaal je voor alle initiatieven die op stapel staan de waarde die ze toevoegen, de risico’s die ze met zich meebrengen (of juist de risico’s als je ze niet uitvoert) en de resources die ze vragen. Op basis van die balans kun je slimme keuzes maken en prioriteiten stellen.

Portfoliomanagement is een continu proces

Van belang is te beseffen dat portfoliomanagement geen eenmalige exercitie is. Ook geen halfjaarlijkse of jaarlijkse. In een snel veranderende wereld (maatschappelijk, technisch en wettelijk) is dit een continu proces. In het kort bestaat dit uit:

• het ophalen van de behoeften
• analyseren van de impact
• prioriteiten stellen
• opdracht tot projecten geven
• toezien op de voortgang van projecten
• het evalueren van de prestaties tegenover de doelstellingen
• maken van aanpassingen waar nodig.

Zonder portfoliomanagement ligt overbelasting op de loer

Heb je het portfoliomanagement niet op orde? Dan is de kans groot dat je project op project stapelt. Dat leidt tot overbelaste en ontevreden medewerkers, die niet de kwaliteit kunnen leveren die ze zouden willen leveren. Bovendien zie je dan dat, omdat je capaciteit en budgetten nu eenmaal altijd beperkt zijn, allerlei afdelingen in de organisatie zelf hun prioriteiten gaan bepalen. En dat is niet wat je wilt. Want die prioriteiten zijn misschien niet de meest strategische en misschien niet in overeenstemming met de prioriteiten van andere afdelingen. Dat leidt vaak tot half afgemaakte projecten en nog meer ontevredenheid bij medewerkers. Omdat ze het veel te druk hebben. Maar vooral ook omdat ze wel veel veranderingen voor de kiezen krijgen, maar niet degene die hun werk vergemakkelijken.

Problemen voor veiligheid en privacy

Als medewerkers ontevreden zijn over de ondersteuning van de informatievoorziening in het primaire proces en het tempo waarin ze verbeteringen kunnen verwachten, loop je bovendien het risico dat ze zelf oplossingen gaan zoeken. Met alle beschikbare SaaS-oplossingen tegenwoordig is dat een reëel gevaar, want bij veel ervan sluit je met een druk op de knop een abonnement af. Zelfs voor het koppelen van gegevens heb je steeds minder IT-kennis nodig. Dit is om allerlei redenen ongewenst, maar de belangrijkste is uiteraard dat dit de risico’s voor je informatiebeveiliging & privacy enorm verhoogt.

Breng eerst je I-governement in orde

Dus heb je als gemeente het portfoliomanagement nog niet op orde? Ga daar dan zo snel mogelijk mee aan de slag. Regel eerst de randvoorwaarden. Formuleer je strategische doelen voor je bedrijfsvoering, dienstverlening en informatievoorzieningen. En breng je I-governement in orde. Dit betekent in het kort:

• De juiste mensen aan boord
• Een vraaggestuurde organisatie
• Gestroomlijnde regieprocessen
• Essentiële I-administraties op orde
• Een passende overlegstructuur

Hierover lees je meer in onze blogserie: I-governance voor gemeenten.

In 5 stappen je portfoliomanagement op orde

Heb je deze randvoorwaarden op orde? Of ben je flink op weg dat voor elkaar te krijgen? Dan kun je beginnen aan je portfoliomanagement. Maar hoe? Onze ervaring bij gemeenten leert dat het volgende stappenplan je houvast geeft:

1. Breng focus aan

Benoem je topdoelstellingen voor de komende periode. Bij voorkeur maximaal 3. En breng in kaart wat je nog moet doen om die doelstellingen te bereiken.

2. Maak een roadmap

Hierin vertaal je je topdoelstellingen naar concrete projecten plus tijdspaden. Hiermee is het voor iedereen in de organisatie duidelijk wat er komende tijd staat te gebeuren. En misschien net zo belangrijk: wat even niet. Dit is belangrijk om mensen te mobiliseren mee te werken aan je doelen. En voor je verwachtingsmanagement.

3. Ontstapel

Breng in kaart waar iedereen nu mee bezig is. En bepaal opnieuw de status: Go – Time Out – Stop. Laat deze status afhangen van de vraag of een initiatief past bij je topprioriteiten. Maar kijk ook even naar het klantperspectief, de financiële impact en de voortgang.

4. Regel de processen rond stapelen en stoppen

Als je doelstellingen, capaciteit, budget en risico’s netjes in balans hebt, wil je dat ook zo houden. De basis daarvoor is het schapprincipe. Denk aan een supermarkt. Wil je een nieuw product op een schap zetten? Dan moet er ook iets af. Anders past het niet. Dit vraagt om discipline. Principes die daarbij helpen zijn ‘bewust’ schaarste creëren in toegestane meetings, e-mails etc. En eigenaarschap van processen, informatievoorzieningen en de verbeteringen ervan in de (leiding van de) organisatie te beleggen (in woord én daad).

5. Zet vrijgekomen capaciteit ook volgens deze principes in

Als je gaat ontstapelen, is de kans groot dat er capaciteit vrijkomt. Zet die in voor projecten die bijdragen aan je topdoelstellingen. Om die doelstellingen sneller te bereiken. Of, misschien nog wel beter, om de werkdruk te verminderen. Verwacht je creativiteit, initiatief en enthousiasme van je medewerkers bij het halen van je doelstellingen? Dan moeten ze daar ook de ruimte voor hebben en voelen. Dat gaat niet gebeuren als alle agenda’s overlopen.

Zelf de voordelen van een goed ingericht portfoliomanagement ervaren?

Of wil je je leidinggevenden van het belang ervan overtuigen? Doe dan met een aantal collega’s mee aan ons Portfoliospel. Dit hebben we speciaal ontwikkeld voor gemeenten die (te) veel i-projecten uitvoeren, rust in hun I&A-afdeling willen creëren en de vakafdelingen en managers meer bij de projecten willen betrekken. Bovendien helpen we je daarin een selectie van je eigen projecten te maken en daaraan de juiste prioriteiten mee te geven.