3 tips voor een succesvolle invoering van Office 365
Met een technisch perfect uitgevoerde installatie is Office 365 zeker nog niet succesvol geïmplementeerd. Van een geslaagde implementatie is pas sprake als medewerkers de vele nieuwe mogelijkheden van het platform daadwerkelijk voor hun dagelijkse werkzaamheden gebruiken. Hoe zorg je voor een succesvolle gebruikersadoptie? We geven je drie tips.
Office 365 is echt anders
Voor medewerkers is de overstap naar Office 365 ingrijpender dan je je van tevoren misschien realiseert. Zo verdwijnt bijvoorbeeld de vertrouwde mappenstructuur met persoonlijke mappen en de afdelingsschijf. Daar komen OneDrive en SharePoint voor in de plaats. In- en extern samenwerken wordt ondersteund vanuit Teams. Vanuit informatisering & automatisering (I&A) bekeken lijken dat misschien kleine veranderingen waar iedereen snel aan went. Maar voor digitaal minder vaardige medewerkers is dit behoorlijk lastig. Bovendien vragen deze veranderingen om aanpassingen in werkafspraken en processen. De impact daarvan wordt door I&A ook vaak onderschat.
Voorkom een technisch feestje
Het is niet voor niets dat Microsoft aangeeft dat je de implementatie van Office 365 niet als een technisch traject moet zien. Stel de gebruikers centraal bij de implementatie. Zij moeten op een andere manier gaan werken en dat vraagt om een andere mindset, nieuwe (digitale) vaardigheden en vooral ook bewustwording dat deze nieuwe manier van werken nodig is. Zorg daarom tijdens de hele transitie voor heldere en duidelijke communicatie, trainingen voor medewerkers, metingen van de vorderingen en tussentijdse optimalisaties van het implementatietraject.
Tip 1: Stel samen met medewerkers en leidinggevenden een duidelijke routekaart op
Office 365 is veel meer dan een update van een oud Officepakket. Het platform kent heel veel nieuwe mogelijkheden. Het is belangrijk dat je organisatie zichzelf de vraag stelt welke functionaliteiten je in de praktijk wilt gaan gebruiken. En in welke volgorde je ze wilt implementeren.
Kennismaking via games en workshops
Uiteraard kun je die vragen alleen beantwoorden als jij en jouw medewerkers een goed beeld hebben van de vele mogelijkheden van Office 365. Om die mogelijkheden en de consequenties ervan te leren kennen, bieden implementatiepartners van Microsoft vaak games en workshops aan. Zorg ervoor dat deze bijeenkomsten zijn afgestemd op de specifieke omstandigheden van jouw organisatie. Kies in ieder geval voor een partner die goed zicht heeft op het speelveld waarbinnen gemeenten zich bewegen.
Samenwerking medewerkers, leidinggevenden en techneuten
Zorg er verder voor dat bij deze sessies een goede mix van leidinggevenden, gebruikers en techneuten aanwezig is. Zowel de leiding als de techneuten hebben veelal een te beperkt beeld van de directe gevolgen van bepaalde keuzes voor de gebruikers. Besteed zeker ook aandacht aan mogelijke negatieve gevolgen die bepaalde keuzes kunnen hebben. Dat is niet alleen nodig om een eerlijke afweging te maken, maar ook om geen onrealistische verwachtingen bij jezelf of de gebruikers te scheppen.
Strategische positionering van het Office 365 platform
Positioneer je Office 365 uitsluitend als kantoorautomatisering of als breed samenwerkingsplatform voor (op termijn) ook projectmatig werken, zaakgericht werken, klantcontact? Hoe ver wil je gaan met onderwerpen als recordmanagement en dataclassificatie? Gebruik je als opvolger van je vaste telefonie-inrichting Skype for Business als fundament? Keuzes hebben impact op je architectuur en beheerorganisatie.
Een routekaart
De voorbereidende sessies zijn de basis van het implementatietraject. Besteed er dus ook veel aandacht aan. En gebruik de uitkomsten van de workshops daadwerkelijk bij het maken van je keuzes. Ga daarbij niet over één nacht ijs. Het resultaat moet een routekaart voor de implementatie van Office 365 zijn die organisatiebreed gedragen wordt. Alle keuzes die je maakt, moet je overtuigend kunnen uitleggen aan gebruikers, techneuten en het management.
Gouden driehoek: dé 3 randvoorwaarden voor een succesvol project
Tip 2: Zet vol in op adoptie
Bij iedere verandering vragen medewerkers zich af wat dat voor hen gaat betekenen. Bij de invoering van Office 365 is dit niet anders.
Heldere communicatie
De basis van iedere verandering is heldere communicatie. De directie (en niet de afdeling IT) moet uitleggen hoe de invoering van Office 365 past bij de ambitie en doelen van de organisatie. Het gaat erom dat medewerkers zich ervan bewust worden dat een andere manier van digitaal (samen)werken, en daarmee de implementatie van Office 365, noodzakelijk en urgent is. Zorg zoveel mogelijk voor persoonlijk contact tussen directie en gebruikers, bijvoorbeeld tijdens afdelingsvergaderingen. Dat kost tijd, maar juist door die tijd te investeren laat je als organisatie zien dat het menens is.
Proeftuin
Mensen willen graag snel willen weten wat de voor- en nadelen van nieuwe toepassingen voor hun eigen werk zijn. Een proeftuin of ervaringsworkshop helpt daarbij. Gebruik deze bijeenkomsten om je plannen aan te scherpen. Je gaat naast positieve ervaringen waarschijnlijk ook zorgen van medewerkers horen. Ga daarover met die medewerkers in gesprek. En pas je plannen aan als de zorgen terecht zijn.
Stel een gebruikersadoptieprogramma op
Goede digitale vaardigheden zijn noodzakelijk als je wilt dat medewerkers daadwerkelijk de vele nieuwe mogelijkheden van Office 365 gaan gebruiken. Een goed gebruikersadoptieprogramma zorgt voor bewustwording en daarna commitment. Pas dan zijn medewerkers via e-learnings of cursussen echt trainbaar en kunnen zij de nieuwe mogelijkheden leren kennen en gebruiken. Tegelijkertijd verbeter je er het basisniveau aan digitale vaardigheden mee bij je medewerkers. En hoe hoger dit basisniveau, hoe sneller en beter medewerkers nieuwe toepassingen zullen adopteren.
Het belang van een gebruikersadoptieprogramma
Tip 3: Organiseer tijdig het vervolg
Binnen Office 365 blijven er continu nieuwe toepassingen en functionaliteiten bij komen. Dat is handig, maar het vraagt ook om een andere manier van werken van de functioneel Office 365-beheerders.
Een project of programma als basis
Als je Office 365 gaat implementeren zul je waarschijnlijk als eerste de basis neerzetten. Het gaat dan om generieke toepassingen die iedereen in de organisatie gaat gebruiken (wellicht beperk je het zelfs tot het implementeren van Azure AD en de migratie van de mail naar Exchange Online). In een tweede en/of derde fase voeg je daar dan specifieke toepassingen of functionaliteiten voor een groep gebruikers of afdeling aan toe. Dit alles valt normaal gesproken onder het project of programma ‘implementatie Office 365’.
Naar continu verbeteren
Helaas weten we uit de praktijk dat de introductie van nieuwe functionaliteiten na het implementatietraject vaak stopt. Het geld is op. De aandacht verslapt. Dit terwijl juist een platform als Office 365 uitnodigt tot continu verbeteren. Het platform krijgt er immers continu nieuwe functionaliteiten en toepassingen bij. En ook gebruikers zullen als ze de toepassingen van het platform beter hebben leren kennen, graag kijken of ze hun werk er verder mee kunnen vergemakkelijken. Denk daarom van tevoren al na over hoe je Office 365 op de agenda houdt.
I-adviseurs
Het aanstellen van I-adviseurs is een praktische methode om nieuwe mogelijkheden van Office 365 te blijven benutten. Deze I-adviseurs gaan met vaste regelmaat langs de afdelingen en kijken tegen welke informatiserings- en automatiseringsproblemen medewerkers aanlopen. Zijn er nieuwe mogelijkheden binnen Office 365 bijgekomen, dan kunnen ze die laten zien. Samen met de medewerkers of afdelingsambassadeurs kunnen de I-adviseurs vervolgens kijken of er werkprocessen zijn die met bestaande of nieuwe digitale hulpmiddelen kunnen worden vereenvoudigd of verbeterd.
Tips voor I-adviseurs bij de lokale overheid
Implementatie Office 365 in het kort
Samenvattend: voorkom dat de implementatie van Office 365 een technisch feestje wordt. Betrek medewerkers uit de hele organisatie bij het traject. Stimuleer en help ze de vele mogelijkheden van Office 365 te gebruiken.
Advies nodig bij de implementatie van Office 365?
Stel je vraag aan Herman. Of laat een bericht achter in de chat.
