Tips voor I-adviseurs bij de lokale overheid
Tot voor kort was Klaas Bolte I-adviseur bij de gemeente Heumen. Hij kreeg daar de ruimte die functie op zijn eigen manier in te vullen. Dat leverde nuttige lessen op. Sinds begin dit jaar is hij consultant bij Quarant. Lees wat hij heeft geleerd van zijn jarenlange ervaring en laat je inspireren door zijn tips voor I-adviseurs bij lokale overheden.
I-adviseur als verbindende gesprekspartner
Klaas: “Een gemeente zonder team informatievoorziening mag niet meer voorkomen in mijn ogen. Daarvoor is de waarde van informatie simpelweg veel te groot geworden. Belangrijk is wel dat de rol van I-adviseur meegroeit met de veranderende organisatievormen bij gemeenten. Van oudsher zijn I-adviseurs vaak doorgegroeid vanuit de automatiseringshoek en hierdoor ook meer op automatisering gericht. Een moderne I-adviseur is echter op de eerste plaats een gesprekspartner die informatievragen van de vakafdelingen weet te verbinden aan oplossingen die de ICT biedt.”
Beantwoorden van vragen en veel overleg
In de praktijk is een I-adviseur een groot deel van de dag bezig met overleggen op allerlei niveaus in de organisatie en het beantwoorden van vragen van eindgebruikers en leveranciers. Klaas: “Een doorsnee werkdag bestaat voor mij bijvoorbeeld uit een teamoverleg om de voortgang van projecten te bespreken, een wekelijks overleg met de accountmanager van de ICT-regiosamenwerking, een brainstormsessie over procesoptimalisatie in het sociaal domein en een applicatiebeheerdersoverleg. Tussendoor beantwoord ik dan e-mails en telefoontjes en werk ik afsprakenlijsten bij die voortkomen uit de overleggen.”
Grote diversiteit aan onderwerpen
Een van de interessante kanten van de rol als I-adviseur is de grote diversiteit aan onderwerpen waarmee je te maken krijgt. Klaas: “Gegevensmanagement, gebruik van Basisregistraties, Informatiearchitectuur, regionale samenwerkingen, ENSIA, AVG, Omgevingswet en ga zo maar door. Als I-adviseur ben ik bij alle trajecten die voor gemeenten actueel zijn betrokken. Uiteindelijk draait alles om betrouwbaarheid, actualiteit en beschikbaarheid van informatie in processen. Als ‘verbindende gesprekspartner’ peil ik continu de informatiebehoefte bij eindgebruikers. En ik zorg dat nieuwe ontwikkelingen gestructureerd en met de juiste tools en informatie worden gefaciliteerd.”
Net op tijd opleiden voor de Omgevingswet is veel te laat
Veeleisende functie
Al met al is I-adviseur een multidisciplinaire functie waarvoor veel verschillende vaardigheden nodig zijn. Klaas: “Ik heb geleerd op alle niveaus te communiceren en de verschillende belangen in te schatten en af te wegen. Medewerkers willen bijvoorbeeld weten wat de voordelen voor hen zijn als ze met een zaaksysteem gaan werken. Het management, college of eventueel de raad moeten worden overtuigd van de nut en noodzaak van zo’n systeem voor de dienstverlening en bedrijfsvoering. Met de leveranciers moet je afspraken kunnen maken over uitstaande calls en projectplanningen.”
Kwetsbaar
Helaas is de rol van I-adviseur, met name in kleine gemeenten, vaak heel kwetsbaar. Klaas: “Meestal is één iemand verantwoordelijk voor de helicopterview, het bijhouden van de ontwikkelingen in de markt, het koppelen van vraag en aanbod op het gebied van informatievoorziening, het opstellen van informatiebeleid en de koppelingen met ketenpartners en leveranciers. Bovendien belandt ook het CISO-petje (Chief Information Security Officer) vaak nog bij hem of haar. Dat zijn niet alleen veel verantwoordelijkheden voor één persoon, maar geeft ook problemen als diegene onverwachts een tijdje uitvalt.”
Tips voor I-adviseurs
Dit zijn de tips van Klaas voor I-adviseurs:
Breng structuur aan in je werkzaamheden
De vele verschillende taken die een I-adviseur uitvoert, staan soms op gespannen voet met elkaar. Klaas adviseert daarom allereerst te zorgen voor structuur: “Zet de verschillende rollen en taken die je als adviseur hebt eens goed op een rijtje. Neem ze door met je manager en stel jezelf daarbij vragen als: Doe je de juiste dingen? Dragen je werkzaamheden duidelijk bij aan dienstverlening en bedrijfsvoering van de organisatie? Welke werkzaamheden zou je beter kunnen spreiden over meerdere personen?”
Los kwetsbaarheden op
Het spreiden van werkzaamheden is ook belangrijk om kwetsbaarheden binnen de organisatie op te lossen. Klaas: “Maak zeker een vervangingsdocument. Werk je binnen een ‘team informatievoorziening’ en voer je samen meerdere activiteiten uit? Zet dan al jullie activiteiten op een rij. En benoem voor iedere activiteit een eerste en tweede verantwoordelijke. Dit maakt inzichtelijk waar hiaten zitten en waar je als organisatie extra kwetsbaar bent.”
Stel prioriteiten
Zelf heeft Klaas geleerd dat het belangrijk is prioriteiten te stellen. Klaas: “Je moet soms nee durven zeggen tegen een vraag, al is het maar om geen valse verwachtingen te creëren. Verder heb ik mezelf aangeleerd tijd te reserveren voor schrijfwerk. Dagelijkse bezigheden kunnen de voortgang van beleidsdocumenten, presentaties en adviesstukken belemmeren. Ik zorg er daarom voor dat ik tijd reserveer om daar geconcentreerd aan te kunnen werken. Dit werkt sneller en efficiënter. En uiteindelijk houd ik daardoor ook meer tijd over voor de overige zaken.”
Blijf leren
Als I-adviseur heb je zeker te maken met het rappe tempo waarin de wereld verandert. Dus is het nodig om te blijven leren. Klaas: “Blijvend leren helpt je om de ontwikkelingen in de samenleving te vertalen naar nut en noodzaak voor de gemeente. Mijn advies: ga naar congressen, VIAG-dagen en inspiratiesessies over nieuwe ontwikkelingen. Blijf relevante opleidingen volgen. En kijk zeker ook regelmatig bij de buren. Maak gebruik van elkaars kennis en ervaring. Dat levert je zeker de nodige inspiratie op, ook over de manier waarop je je rol als I-adviseur invult.”
Vertaal techniek naar resultaten
Zelf ziet Klaas zijn grootste kracht in de manier waarop hij zowel medewerkers, management als bestuur weet mee te krijgen bij gewenste veranderingen. Klaas: “Dat is niet altijd gemakkelijk. Politiek gezien is bijvoorbeeld het vervangen van een applicatie meestal niet erg interessant. Maar als het noodzakelijk is, moet je hiervoor toch het budget rondkrijgen. Dan is het belangrijk dat je onzichtbare techniek koppelt aan zichtbare resultaten op het gebied van dienstverlening, bedrijfsvoering, privacy of veiligheid. Dit moet je goed kunnen uitleggen en daarbij realistische verwachtingen schetsen.”
CISO: van roepende in de woestijn naar verbindende kracht
Meer weten over de rol van I-adviseur bij gemeenten?
Stel je vraag aan Klaas. Of laat een bericht achter in de chat.
