Werken wordt nooit meer zoals vroeger! Wat nu?

Thuiswerken blijft voorlopig nog de norm. Volgens het Kennisinstituut voor Mobiliteitsbeleid wil namelijk 40-60% van de medewerkers ook na de coronacrisis blijven thuiswerken. Dit heeft een flinke impact op organisaties. Wat betekent het voor de drie-eenheid van Het Nieuwe Werken: mens, werkplek en techniek?

Mens, werkplek en techniek

Als werkgever wil je dat medewerkers die veel thuiswerken, dat zo goed en prettig mogelijk kunnen doen. En dat ze daarbij gezond en fit blijven. Het valt ook onder je zorgplicht. Dit vraagt om duidelijke afspraken over het thuiswerken tussen medewerkers en leidinggevenden. En over het volgen van de richtlijnen uit de Arbowet. De werkplek thuis zal aan die richtlijnen moeten voldoen. Tegelijkertijd zullen de werkplekken op kantoor gaan veranderen: meer ruimte voor overleg, minder voor individueel werk. En om medewerkers bij dit alles voldoende te faciliteren, is het belangrijk nieuwe technische mogelijkheden volop te benutten.

Thuiswerken en de mens

Als we meer gaan thuiswerken, vraagt dit om betere afspraken dan de afspraken uit de losse pols die nu, door de omstandigheden gedwongen, vaak snel zijn gemaakt. De kaders van wat mag en moet, staan als het goed is in het arbobeleid van de organisatie. Binnen die kaders zal een leidinggevende zich samen met de medewerkers eerst moeten afvragen of thuiswerken past bij de afdeling, het team en individuele medewerkers. En zo ja, voor welk deel van het werk.

Aandacht voor individuele verschillen
Aandacht voor individuele verschillen is erg belangrijk als het gaat om thuiswerken. Jong, oud, technologisch aangelegd of digibeet, niet iedereen werkt even gemakkelijk vanuit huis. De woonomgeving wisselt sterk. Net als de gezinssamenstelling. En ook de mate waarin mensen zonder de vaste sociale contactmomenten op kantoor kunnen, is voor iedereen anders. Al deze factoren spelen mee bij de vraag of, en zo ja hoeveel dagen in de week, iemand graag thuiswerkt.

Prestaties en motivatie
Als leidinggevende kun je er gerust van uitgaan dat medewerkers ook thuis hun best doen. Maar het is wel belangrijk dat je in de gaten houdt hoe het met iedereen gaat. Merk je dat de motivatie of prestaties wegzakken, ga dan met een medewerker in gesprek. Misschien werkt hij of zij toch beter (wat vaker) op kantoor. Of is hij of zij sowieso toe aan een nieuwe uitdaging. Wat overigens niet zomaar mag, is de medewerker via software thuis bespioneren.

Sociale contacten en aandacht
Als een groot deel van de medewerkers veel thuiswerkt, is het belangrijk extra aandacht aan sociale verbinding te besteden. Dit kan op veel manieren. Bijvoorbeeld door te regelen dat directe collega’s een of twee gezamenlijke dagen op kantoor zijn. Stop die dag niet vol met overleggen, maar houd ruimte voor informele contacten. Stimuleer dat mensen als ze thuiswerken ook wat werktijd besteden om met collega’s te bellen en bij te praten. En zorg er verder voor dat je als leidinggevende iedereen in je team minimaal een keer in de week, live of digitaal, spreekt. Dan signaleer je het snel als het wat minder gaat met iemand.

Thuiswerken en de werkplek

Als we standaard meer thuiswerken, heeft dat ook gevolgen voor onze werkplekken. Sowieso thuis, want ook daar moet een medewerker volgens de richtlijnen uit de Arbowet kunnen werken. Maar ook de inrichting van kantoren zal veranderen als er minder mensen in het gebouw zijn.

Inrichting van de thuiswerkplek
Bij een serieus aantal werkuren thuis moeten we de thuiswerkplek inrichten volgens ergonomische beginselen. TNO heeft deze beginselen uitgewerkt. De belangrijkste zijn:

Zet het beeldscherm recht voor je. Plaats de bovenkant van het scherm iets onder ooghoogte. En kantel het scherm zo dat je loodrecht op het scherm kijkt.
Stel de stoel- en tafelhoogte zo op elkaar af dat je ontspannen kunt werken. Bij voorkeur met je ellebogen op tafelhoogte of er net iets boven. Lukt dit niet? Ondersteun je armen dan zo goed mogelijk en wissel vaak van houding.
Zorg voor een goede bureaustoel. Stel deze zo in dat de stoel je goed ondersteunt. Met je voeten op de grond of op een voetenbankje. Je bovenbenen comfortabel ondersteund door de zitting. Je knieën op dezelfde hoogte als je bovenbenen. Je rug ondersteund door de welving van de rugleuning, eventueel met hulp van een kussentje.
Gebruik bij een laptop een losse monitor, toetsenbord en muis.
Wissel zitten en staan af. Bijvoorbeeld door in ieder geval als je telefoneert te staan of te lopen.

Kosten van de spullen thuis
Voor het inrichten van een thuiswerkplek zijn spullen nodig. Denk aan een pc, monitor, stoel, bureau en dergelijke. Bovendien maakt een medewerker extra kosten voor energie, telefoon en misschien internet. Als werkgever kun je medewerkers daar grofweg op twee manieren mee helpen. Een onkostenvergoeding of spullen uitlenen. De wettelijke regels voor een onkostenvergoeding zijn behoorlijk ingewikkeld, zeker als je dit als werkgever onbelast wilt doen. Maar waarschijnlijk heeft je organisatie die regels al samen met de afspraken hierover met de OR verwerkt in de arbeidsvoorwaarden. Het is misschien wel nodig dat je organisatie die onkostenvergoeding verruimt als mensen vaker thuiswerken.

Herinrichting kantoorruimte
Op kantoor zal een flink deel van de vaste werkplekken verdwijnen. Daar komen flexibele werkplekken en ruimtes voor samenwerken voor terug. Individueel werk zullen mensen veel meer thuis gaan doen. Wie dat niet kan, kan terecht in een rustige werkruimte voor concentratie. Dus geen kantoortuinen meer. De concentratieruimtes worden aangevuld met een mix aan vergaderzalen, koffiecorners en andere ruimtes voor gezamenlijk gebruik. Hoe meer individueel werk naar huis verschuift, hoe groter het aandeel van die gezamenlijke ruimtes. Vastgoedspecialisten voorspellen voor 2030 een verhouding van 30% individuele werkplekken en 70% gemeenschappelijke ruimtes.

Thuiswerken en de techniek

Met samenwerkingstools als Office 365 en Teams zijn de mogelijkheden om locatie-onafhankelijk te werken de laatste jaren al flink toegenomen. De komende jaren zet die trend sowieso door. Steeds meer applicaties die gemeenten gebruiken zullen naar de cloud verhuizen en te gebruiken zijn op iedere locatie waar internet is. Ideaal dus om ook meer thuis te werken. Thuiswerken vraagt wel om extra aandacht voor devices en vergadermogelijkheden.

Van BYOD via CYOD naar COPE
Een tijd lang was het idee populair dat gebruikers hun eigen apparaten moesten kunnen meenemen naar het werk. Oftewel bring your own device (BYOD). Inmiddels is men toch vaak teruggevallen op choose your own device (CYOD). Hierbij mogen medewerkers een keuze maken uit een lijst van apparaten die door de werkgever is opgesteld. Dit past beter bij de beheermogelijkheden en beveiligingseisen van veel organisaties. Inmiddels zien we een nieuw acroniem opkomen dat goed past bij thuiswerken: company owned, privately enabled (COPE). De apparaten zijn van de organisatie en worden erdoor beheerd en beveiligd. Gebruikers hebben wel meer rechten dan nu meestal het geval is om zelf tools te installeren.

Hybride vergaderen
Videovergaderen via bijvoorbeeld Teams heeft een flinke vlucht genomen sinds maart. Dit zal ook na de coronacrisis veel blijven gebeuren. Vergaderingen, presentaties en andere bijeenkomsten zullen daardoor meer hybride zijn, met een deel van de mensen in de vergaderruimte en een ander deel thuis of op een andere locatie. Dit kan prima als vergaderkamers zijn voorzien van goede camera’s, microfoons en schermen.

Vergaderkamer-as-a-service
Via Rooms in Teams of andere cloud vergaderdiensten is het mogelijk camera’s, microfoons en schermen van verschillende leveranciers allemaal met dezelfde look and feel te bedienen. Dit verbetert het gebruiksgemak enorm. We verwachten nog meer gebruiksgemak als marktpartijen de benodigde vergaderfaciliteiten als ‘vergaderkamer-as-a-service’ gaan aanbieden.

Hoe nu verder?

Al deze veranderingen rond het thuiswerken raken veel facetten binnen een organisatie. Het vraagt bijvoorbeeld om nieuwe afspraken over werkstijlen en werkprocessen, een aanpassing van het informatiebeleid, nieuwe aanbestedingen voor apparatuur en software en zo door. Voor medewerkers is het bovendien een verandering waaraan niet iedereen even snel zal kunnen wennen. Dat vraagt om goede begeleiding en training van digitale vaardigheden.

Medewerkers faciliteren
Het afgelopen half jaar heeft laten zien dat digitale mogelijkheden onder druk snel worden omarmd. De komende periode is het zaak de ontwikkelingen structureler in de organisatie in te bedden. Oftewel stop met houtje-touwtje oplossingen en faciliteer zowel de medewerkers op kantoor als thuis echt goed. Hoe pakt jouw organisatie dat aan? Is er voldoende expertise rond mens, werkplek en techniek in huis? Lukt het je om die expertises samen te brengen tot een werkomgeving die op maat is voor de kennisprofessionals van jouw organisatie?

Meer informatie

Wil je meer weten over Het Nieuwe Werken, meer thuiswerken en vooral wat dit de komende jaren gaat betekenen voor jouw organisatie? Of wil je hierover vrijblijvend van gedachten wisselen? Neem dan contact op met Wim Hoekstra: wim.hoekstra@quarant.nl, 06 212 606 38,