Wat zegt de AVG over het gebruik van beeldmateriaal?
Sinds de AVG staan privacyaspecten van foto’s op websites enorm in de belangstelling. Dat terwijl de eisen niet echt zijn veranderd. De AVG botst wel met het gemak waarmee zakelijk beeldmateriaal in de privé-cloud wordt opgeslagen. En juist dat gebeurt de laatste jaren steeds vaker. Hoe voorkom je dat je de wet overtreedt?
Gebruik beeldmateriaal
Eerst nog even de belangrijkste eisen met betrekking tot toestemming voor het gebruik van beeldmateriaal. Foto´s en video´s waarop personen herkenbaar zijn afgebeeld, mag je niet zomaar gebruiken. Je hebt daarvoor toestemming nodig van degenen die op de foto of video staan. Dit geldt voor publicatie op je website, maar ook als je het materiaal gebruikt voor media binnen jouw eigen organisatie. Denk daarbij bijvoorbeeld aan het intranet, een wie-is-wieboek of een digitaal fotoalbum van een gezellige barbecue met de afdeling.
Toestemming voor verschillende situaties
Houd bij het vragen van toestemming rekening met de verschillende situaties waarvoor je het materiaal wilt gebruiken. En vraag voor al die situaties afzonderlijk toestemming. Dit lijkt misschien wat overdreven, maar bijvoorbeeld het verschil tussen intern en extern gebruik kan voor mensen erg zwaar wegen. Om persoonlijke redenen, maar ook professioneel. Zo is het voor toezichthouders niet prettig als iedereen zomaar informatie over ze kan vinden. Laat medewerkers verder duidelijk weten dat ze hun toestemming altijd weer kunnen intrekken.
Hoe kan ik veilig zakelijk whatsappen?
Voorkom misbruik
Een andere eis die volgt uit de AVG, is dat je beeldmateriaal met duidelijk herkenbare personen goed moet beveiligen. Het gaat erom dat je technische en organisatorische maatregelen neemt om ongewenste verspreiding of misbruik te voorkomen. Dit geldt uiteraard niet alleen voor foto’s waar medewerkers van je organisatie op staan, maar zeker ook voor foto’s waarop burgers of persoonsgegevens staan.
De telefoon van toezichthouders
In de praktijk blijkt de telefoon van toezichthouders vaak een kwetsbare plek in de beveiliging. Op foto’s die ze maken tijdens controles, staan mensen soms duidelijk in beeld. Bijvoorbeeld als ze iemand op heterdaad betrappen. Of ze maken een foto van een ID-kaart, bijvoorbeeld om een moeilijke naam te onthouden. Deze telefoons zijn echter vaak gekoppeld aan een privé-account bij Apple of Google. En zo komen foto’s met gevoelige informatie in de privé-cloud van de toezichthouder terecht. Daarmee neemt de kans dat deze gegevens vroeg of laat in verkeerde handen vallen, flink toe. Het is daarom belangrijk dat jouw organisatie goede beveiligingsmaatregelen neemt.
App voor fotograferen ID-kaarten
Van het fotograferen van ID-kaarten dien je je overigens af te vragen of dat eigenlijk wel mag. In artikel 5:16a van de Awb staat alleen een plicht tot het verlenen van inzage in een identiteitsbewijs. Maar we weten dat het in de praktijk vaak gebeurt. Gebruik dan in ieder geval de KopieID app van Binnenlandse Zaken. En streep direct alle gegevens weg, behalve die moeilijke naam. Daarnaast kun je met deze app de foto naar je werkmail versturen zonder dat er een kopie op jouw telefoon wordt opgeslagen. De KopieID app is ook erg handig voor een kopie van je eigen identiteitskaart als je op vakantie gaat.
Meer weten over de AVG en je gemeente?
Stel je vraag aan Han. Of laat een bericht achter in de chat.
