Transparantie onder de Woo: hoe gemeenten werkdruk kunnen verlagen én vertrouwen vergroten
Nederland is in de ban van de Wet Open Overheid (Woo): een gigantische verandering die veel kost in termen van geld en capaciteit van medewerkers. Uiteindelijk moet de wet ook veel gaan opleveren, maar de kosten gaan wel (ver) voor de baten uit. En dan wordt de planning vanuit het rijk ook weer naar achteren geschoven… Hoe zorg je ervoor dat je collega’s gemotiveerd blijven voor de Woo?
Extra werk, onzekerheid en stress
Sommige gemeenten proberen de moed erin te houden door te blijven focussen op het maatschappelijk belang van transparantie. Maar voor veel ambtenaren zorgt de komst van de Woo vooral voor extra werk, onzekerheid en stress. De keerzijde van de transparantie-medaille is namelijk dat de hele wereld over je schouder meekijkt naar hoe jij je werk doet. En veel projecten die ervoor zouden moeten zorgen dat ambtenaren hun werk beter en klantvriendelijker kunnen doen, liggen al een tijdje onder op de stapel. Dat draagt niet bij aan de motivatie om mee te willen gaan in deze verandering. Wat dan wel?
Drie peilers van de Woo
De Woo kent drie peilers:
- Passieve openbaarmaking
- Actieve openbaarmaking
- Informatiehuishouding op orde
Passieve openbaarmaking, waarbij een burger of organisatie een verzoek tot openbaarheid indient bij de gemeente, is in de meeste gemeenten wel geregeld. Het halen van de termijnen is daarentegen vaak nog wel een uitdaging, met name omdat de informatiehuishouding niet op orde is.
Actieve openbaarmaking, waarbij een gemeente uit zichzelf informatie publiceert, is een enorme klus waarbij bijna de hele organisatie geconfronteerd wordt met meer werk en de spanning die erbij komt kijken wanneer wat je schrijft op het internet wordt gepubliceerd.
Informatiehuishouding op orde gaat voor een belangrijk deel over die projecten die al een tijdje onder op de stapel liggen. Projecten die te maken hebben met een betere interne informatievoorziening en betere vaardigheden van medewerkers.
Meer aandacht voor betere informatiehuishouding
Vaak gaat de meeste aandacht uit naar de passieve- en actieve openbaarmaking. Begrijpelijk, want daar worden eisen aan gesteld vanuit het rijk. Maar in mijn ogen zou het op orde brengen van de informatiehuishouding juist nu veel meer aandacht moeten krijgen, omdat je daarmee de basis legt voor medewerkers om een betere dienstverlening te kunnen bieden. Bijvangst: een beter uitgangspunt voor passieve en actieve openbaarmaking. Maar primair zorg je daarmee voor een groter draagvlak onder de ambtenaren voor openbaarmaking van hun werk.
Bij het verbeteren van de informatiehuishouding kun je concreet denken aan:
- Werken onder architectuur (Common ground): de Woo maakt nogmaals duidelijk dat het erg fijn is wanneer alle systemen zijn aangesloten op het centrale zaaksysteem/DMS, zodat er op een eenduidige manier gepubliceerd kan worden. Silo-applicaties maken dat veel lastiger.
- Processen eens goed doornemen met elkaar: kunnen we de interne samenwerking nog verbeteren?
- Archivering op orde brengen.
- Sjablonen ontwikkelen waarmee documenten beter voldoen aan de toegankelijkheidseisen.
- Vaardigheden van de medewerkers verbeteren, bijvoorbeeld met trainingen op het gebied van schrijven voor de openbaarheid en schrijven in begrijpelijke taal.
Veel van deze punten staan wel ergens op het projectenportfolio van een gemeente, maar verliezen het qua prioriteit steeds van andere projecten (waaronder ironisch genoeg de actieve openbaarmaking).
Waardevolle kennis en middelen voor medewerkers
Door in te zetten op het op orde brengen van de informatiehuishouding geef je medewerkers de middelen én de kennis om informatie op een betere, makkelijkere manier openbaar te maken. Met als ultiem gevolg: minder werkdruk en minder stress om het openbaar maken.
Want hoe fijn is het wanneer je werkgever je niet alleen verplicht om documenten openbaar te maken, maar je ook helpt in het opstellen van die informatie? Zodat jij met een zeker gevoel informatie kunt publiceren? Het zal de medewerkers motiveren om mee te gaan in de enorme verandering die de Woo met zich meebrengt. Want bij Quarant weten we dat bij een verandering gemotiveerde medewerkers de sleutel tot succes zijn.
“De Woo is een kans het vertrouwen van de burger terug te winnen”
Een betrouwbare en gastvrije gemeente. Dat staat genoemd als prioriteit nummer 1 in het collegeprogramma van de gemeente Roosendaal. We vroegen wethouder Evelien van der Star naar de rol die de Woo speelt in de ambities van Roosendaal.
Wetswijzigingskalender 2026 en Quickscan voor gemeenten
Gemeenten krijgen voortdurend te maken met nieuwe wet- en regelgeving. Deze veranderingen raken vrijwel alle domeinen: van sociaal domein en informatievoorziening tot digitale infrastructuur en dienstverlening. Voor veel gemeenten is het een uitdaging om overzicht te houden, tijdig te anticiperen en te voorkomen dat belangrijke deadlines of voorbereidingen over het hoofd worden gezien.
AI de route naar 2026
Leer hoe gemeenten in 2026 veilig en menselijk met AI starten: AI Buddy Challenge, Ethiekspel, Common Ground en NDS. Klein beginnen, samen slimmer. Quarant helpt je op weg.
Publieke organisaties staan voor grote uitdagingen in hun informatiehuishouding. Voor I&A-teams betekent dit dat nieuwe kennis snel moet worden opgepakt. Tijdens de 9 Kennisateliers leer je de essentie van procesgericht werken, informatiemanagement, digitale samenwerking en AI, praktisch, actueel en direct toepasbaar.
Meer informatie?
Benieuwd hoe wij jouw organisatie verder kunnen helpen met dit soort verandertrajecten? Neem contact op met Laurens. Hij denkt graag met je mee!
